Sản xuất hiệu quả các sản phẩm chất lượng cao với lợi nhuận và nằm trong giới hạn của luật pháp và các quy định đòi hỏi sự nhất quán trong hoạt động. Nhiều công ty tự giúp mình bằng cách thiết lập các quy trình vận hành tiêu chuẩn, hoặc các SOP, cung cấp các hướng dẫn từng bước để thực hiện các quy trình quan trọng. SOP giúp đảm bảo kiểm soát chính xác và chất lượng. Chúng được sử dụng trong nhiều công ty và tổ chức, đặc biệt là trong chính phủ, sản xuất, nghiên cứu và phát triển, phòng thí nghiệm và học viện. Bởi vì các đơn vị riêng lẻ trong các công ty có vô số thủ tục, mỗi đơn vị cần có các SOP khác nhau. Vì vậy, thật hữu ích khi cung cấp cho người đứng đầu của mỗi đơn vị một mẫu SOP, trong đó cung cấp một điểm khởi đầu để họ viết các quy trình và hướng dẫn sử dụng SOP của riêng họ. Các mẫu SOP cung cấp tất cả các thành phần quan trọng mà mỗi thủ tục cần.
Hướng dẫn người viết bài viết trong việc xác định loại thủ tục nào cần được viết. Mẫu phải cung cấp cho họ một công cụ ra quyết định dễ dàng dựa trên số lượng quyết định phải được thực hiện bởi các công nhân để thực hiện các thủ tục. Khuyên rằng các thủ tục thông thường ngắn chỉ yêu cầu nhân viên đưa ra một vài phán đoán và có thể được viết ra dưới dạng các bước đơn giản. Ví dụ: Làm A, rồi B, rồi C. Lưu ý rằng các quy trình dài yêu cầu một vài quyết định có thể sử dụng định dạng các bước phân cấp, báo cho nhân viên theo thứ tự thủ tục phải thực hiện và thường bao gồm các bước phụ phải được thực hiện để hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ. Đưa ra các ví dụ về sơ đồ hoặc infographics để mô tả các quy trình phức tạp, dài dòng và yêu cầu đưa ra nhiều quyết định. Ví dụ: Do A. Nếu "bình thường", làm B, C và D. Nếu "bất thường", lặp lại A để xác nhận và sau đó làm E, F và G.
Mô tả các loại hạt và bu lông viết mỗi thủ tục. Ví dụ, mỗi thủ tục nên có một tiêu đề, mục đích, phạm vi và các phương pháp và trách nhiệm để thực hiện thủ tục. Khuyến khích hoặc yêu cầu các nhà văn của SOP sử dụng quy ước đặt tên thống nhất cho các quy trình chuẩn độ. Tư vấn cho họ để xác định phạm vi của thủ tục, chẳng hạn như thủ tục áp dụng cho ai, khi nào và trong hoàn cảnh nào. Bạn cũng có thể mô tả khi không sử dụng từng thủ tục. Trong phần phương thức và trách nhiệm, cung cấp giao thức từng bước để thực hiện một thủ tục. Mẫu nên cung cấp các cụm từ đơn giản, ngắn với các động từ hành động.
Cung cấp định nghĩa và yêu cầu tài nguyên. Mỗi thủ tục nên có một phần xác định các thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu và đánh vần bất kỳ từ viết tắt nào. Ngoài ra, cần cho nhân viên biết những tài liệu, thiết bị hoặc tài liệu nào khác mà họ sẽ cần để thực hiện thủ tục. Tham khảo bất kỳ thủ tục liên quan nào khác mà nhà tuyển dụng cần phải thực hiện trước thời hạn hoặc cần lưu ý để hoàn thành nhiệm vụ. Đừng quên các thành phần quan trọng khác mà mẫu phải có. Chúng bao gồm ngày có hiệu lực của thủ tục và ngày cuối cùng thủ tục được xem xét.
Lời khuyên
-
Tùy thuộc vào công ty của bạn, điều quan trọng là chỉ định cấp độ bảo mật cho SOP để làm rõ mức độ thẩm quyền nào được yêu cầu để thực hiện thủ tục. Sử dụng mẫu để mô tả các điều kiện theo đó nhân viên có thể thực hiện quy trình một cách đáng tin cậy một cách an toàn.
Cảnh báo
Luôn bao gồm hướng dẫn về sức khỏe và an toàn hoặc vi phạm quy định khi thích hợp. Cung cấp một vị trí trong mẫu và sử dụng các phương pháp để nhấn mạnh các cảnh báo quan trọng, chẳng hạn như in đậm hoặc đấm bốc bên những thông điệp này. Mô tả những gì sẽ xảy ra nếu thủ tục không được tuân thủ hoặc được thực hiện không đúng, cho dù điều đó dẫn đến thương tích cá nhân, mất mạng, hư hỏng thiết bị, sản phẩm bị lỗi, phạt tiền, kiện tụng hoặc đóng cửa kinh doanh.
