Mục tiêu của bất kỳ hành động khắc phục nào là thay đổi hành vi của nhân viên để biến anh ta hoặc cô ta thành một thành viên hiệu quả hơn trong nhóm. Bạn muốn nhân viên ở lại và cải thiện, không thoát khỏi anh ta hoặc cô ta. Tuy nhiên, một số nhân viên yêu cầu hành động khắc phục mạnh mẽ hơn những người khác, đặc biệt là những người lặp lại các vấn đề về hiệu suất sau khi được tư vấn trước đó. Khi tư vấn bằng lời nói không mang lại cho bạn kết quả mong muốn, bước tiếp theo là cảnh báo bằng văn bản dưới dạng biểu mẫu hành động khắc phục của nhân viên.
Mẫu hành động khắc phục của nhân viên là gì?
Một hình thức hành động khắc phục, còn được gọi là hình thức tư vấn nhân viên, được sử dụng để thông báo chính thức cho nhân viên rằng họ đã vi phạm quy tắc hoặc vi phạm chính sách tại nơi làm việc. Lần đầu tiên xảy ra, nó thường được sử dụng như một cảnh báo, nhưng nó cũng có thể bao gồm các hành động kỷ luật sẽ tuân theo. Mục đích của hình thức này là để cho nhân viên biết rằng hành vi đó không phù hợp tại nơi làm việc, nó sẽ không được dung thứ trong tương lai và những thay đổi sẽ phải được thực hiện ngay lập tức.
Khi nào cần một hình thức hành động khắc phục?
Bạn không cần phải viết lên mỗi nhân viên mỗi khi họ vi phạm các quy tắc hoặc chính sách tại nơi làm việc. Trong hầu hết các trường hợp, tư vấn bằng lời nói là đủ để thông báo cho nhân viên về hành vi và sự cần thiết phải thay đổi. Đối với các vấn đề nghiêm trọng hơn hoặc đối với các nhân viên lặp lại các hành vi sau khi đã được tư vấn bằng lời nói, bạn nên điền vào biểu mẫu hành động khắc phục. Các hình thức này nâng sự điều chỉnh lên mức cao hơn và nhân viên thường không hoan nghênh quy trình này. Ngoài ra, nếu hành động kỷ luật sang một cấp độ khác, bạn sẽ cần thông tin trên biểu mẫu làm tài liệu tham khảo hợp pháp.
Nó không đủ để dựa vào trí nhớ của bạn qua một cảnh báo bằng lời nói đầu tiên. Để bảo vệ bản thân và công ty của bạn, tốt nhất bạn nên viết mọi thứ bằng văn bản và để cả hai bên tham gia ký vào mẫu sau phiên tư vấn.
Điều gì nên có trong một hình thức hành động khắc phục?
Công ty của bạn có thể cung cấp một mẫu thông báo hành động khắc phục, trong trường hợp đó bạn chỉ cần điền vào chỗ trống để tạo hồ sơ về hành động kỷ luật nhân viên của bạn. Nếu bạn cần tạo một biểu mẫu từ đầu, hãy bao gồm các chi tiết cần thiết sau:
- Thông tin về nhân viên, bao gồm tên của anh ta, ngày và tên của người giám sát của anh ta.
- Chi tiết về vi phạm quy tắc đã xảy ra.
- Chi tiết về vi phạm, chẳng hạn như ngày và thời gian và địa điểm xảy ra.
- Tuyên bố của người giám sát về vụ việc.
- Tuyên bố của nhân viên về vụ việc.
- Một danh sách các hành động sẽ được thực hiện, chẳng hạn như ngày nghỉ mà không phải trả tiền, đình chỉ hoặc giáng chức.
- Thông tin về các sự cố trước đây trong cùng thể loại này, bao gồm cả những hành động kỷ luật đã được thực hiện.
- Chữ ký của cả nhân viên và người giám sát.
Nhân viên của bạn có thể miễn cưỡng ký vào mẫu đơn, nghĩ rằng điều đó có nghĩa là thừa nhận tội lỗi. Đảm bảo với cô ấy rằng việc ký vào mẫu đơn chỉ cho thấy một thỏa thuận rằng cô ấy đã tham gia cuộc họp và đã nghe và hiểu mọi thứ diễn ra trong cuộc họp.
