Làm thế nào để tạo một mẫu SOP

Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) là một cách phổ biến để cung cấp hướng dẫn nhất quán cho nhân viên trong một tổ chức. Lý tưởng nhất, nếu bạn tóm được ai đó ngoài đường, người đó sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ mà không cần bất cứ điều gì ngoại trừ một SOP và các công cụ cần thiết. Điểm khởi đầu quan trọng của bất kỳ danh mục đầu tư nào là việc tạo ra một mẫu SOP để thống nhất. Bạn không cần bất kỳ phần mềm hay kỹ năng ưa thích nào; bạn chỉ cần cân bằng các yếu tố cần thiết và những gì bạn muốn mẫu trông như thế nào.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Máy vi tính
Phần mềm xử lý văn bán

Mở một tài liệu xử lý văn bản mới. Lưu tệp với tên mà bạn muốn sử dụng cho mẫu SOP của bạn và ngày để kiểm soát phiên bản. Ví dụ: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Chèn một bảng vào tiêu đề. Số lượng hàng và cột trong bảng này tùy thuộc vào bạn; Hãy nhớ rằng bạn sẽ cần, ở mức tối thiểu, một ô cho số SOP, tiêu đề và phê duyệt hoặc ngày có hiệu lực của tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng một ô cho số trang và logo hoặc tên công ty nếu bạn muốn. Điều thú vị về bảng trong tiêu đề là nó sẽ lặp lại trong suốt tài liệu khi bạn thêm các trang.

Chèn một bảng lớn trên trang đầu tiên của tài liệu. Bảng này sẽ chứa số và tiêu đề của bạn ở trên cùng, theo sau là các ô cho chữ ký của nhân viên chủ chốt, chẳng hạn như tác giả của tài liệu và phê duyệt các quan chức, với tên, tiêu đề và ngày tháng được ký. Nhập các tiêu đề cho mỗi ô, chẳng hạn như "Tiêu đề SOP" cho ô trên cùng, "Tác giả SOP" cho ô tiếp theo và "Phê duyệt QA" cho số lượng ô thích hợp.

Tạo các phần giới thiệu, trách nhiệm, vật liệu và thiết bị (nếu có) và thủ tục. Các phần khác có thể bao gồm bảng chú giải của chữ viết tắt, thuật ngữ hoặc sản phẩm. Vì đây là một mẫu, bạn có thể muốn bao gồm một hoặc hai câu mô tả những gì được mong đợi cho mỗi phần nếu bạn dự định có nhiều tác giả SOP.

Định dạng các phần của bạn. Một trong những cách phổ biến nhất để trình bày các phần của SOP là bắt đầu một hệ thống chữ, đánh số hoặc kết hợp cho mỗi phần. Bạn cũng có thể sử dụng đạn và dấu gạch ngang. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, sẽ dễ dàng hơn khi tham khảo hoặc sửa đổi các SOP để chỉ đến một phần bằng chữ cái / số.Hiển thị định dạng trình tự sẽ trông như thế nào cho mỗi dòng tiếp theo trong một phần, chẳng hạn như "A, B, C"; "1, 2, 3"; hoặc "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Chèn hai bảng khác vào cuối mẫu. Một trong các bảng nên dành cho việc liệt kê các tài liệu tham khảo bên ngoài hoặc cho các phụ lục và biểu mẫu mà bạn có thể đính kèm với SOP để thay đổi phiên bản. Bảng khác có thể để ghi lại lịch sử phiên bản của SOP và bất kỳ lý do nào cho các thay đổi. Các bảng này có thể tiếp tục sử dụng định dạng đánh số / chữ mà phần còn lại của mẫu sử dụng.

Lưu tài liệu dưới dạng tệp mẫu chỉ đọc. Điều này sẽ giúp giữ cho mẫu của bạn không bị ghi đè bằng cách buộc người dùng lưu tài liệu dưới một tên khác nếu bị thay đổi.