Quy trình đóng kế toán cho phép doanh nghiệp xác minh tính chính xác của dữ liệu hiệu suất và đảm bảo sự phù hợp với các hướng dẫn quy định cụ thể. Chúng bao gồm các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, hoặc GAAP, và các tiêu chuẩn báo cáo tài chính quốc tế, hoặc IFRS. Các chỉ thị của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ cũng cho biết các công ty phải tiến hành đóng sổ và lập báo cáo tài chính như thế nào.
Định nghĩa
Quy trình đóng báo cáo tài chính bao gồm một loạt các hoạt động mà công ty cam kết đóng sổ, sửa các lỗi tiềm ẩn, điều chỉnh cụ thể và lập báo cáo tài chính chính xác theo GAAP và IFRS. Nhiều nhân viên tham gia vào quá trình đóng cửa, đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng mục tiêu cuối cùng là báo cáo tài chính không có lỗi, tuân thủ luật pháp. Những chuyên gia này bao gồm kế toán, kế toán và quản lý tài chính. Họ thường làm việc dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia cao cấp, chẳng hạn như kiểm soát viên của công ty, giám đốc kế toán và giám đốc tài chính.
Đăng bài điều chỉnh
Kế toán đăng các mục điều chỉnh để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu, phù hợp với số tiền mà một công ty đã thực hiện trong một khoảng thời gian với số tiền họ đã chi tiêu. Thời gian có thể là một tháng, quý hoặc năm tài chính, nhưng quá trình đóng hàng tháng là phổ biến nhất. Điều chỉnh kế toán bao gồm các thay đổi đối với doanh thu chưa thực hiện và chi phí trả trước. Doanh thu chưa kiếm được là tiền mà một công ty nhận được trước, hứa sẽ gửi hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ vào ngày sau đó. Chi phí trả trước là tiền mặt mà doanh nghiệp trả cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ với sự hiểu rằng nhà cung cấp sẽ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong tương lai. Ví dụ, một công ty trả phí bảo hiểm cho cả năm. Doanh nghiệp ghi nhận khoản thanh toán dưới dạng chi phí trả trước, là tài sản ngắn hạn, trong bảng cân đối kế toán của công ty. Vào cuối tháng, một nhân viên kế toán phải thực hiện một mục điều chỉnh để phản ánh thực tế rằng công ty chỉ phải chịu một tháng chi phí bảo hiểm.
Sửa lỗi
Sửa lỗi là không thể thiếu cho quá trình đóng báo cáo tài chính. Nó cho phép các nhà quản lý tài chính loại bỏ những điểm không chính xác về toán học ra khỏi cơ chế đóng sách. Những lỗi này có thể đến từ việc áp dụng kém các quy tắc kế toán, không chính xác về số và thay đổi trong GAAP và IFRS.
Chuẩn bị số dư dùng thử
Sau khi đăng các mục điều chỉnh và sửa lỗi, các nhà quản lý tài chính chuẩn bị số dư dùng thử. Bước này là khúc dạo đầu cho việc chuẩn bị các báo cáo kế toán toàn diện, bởi vì thông tin số dư thử nghiệm trực tiếp chảy vào các bản tóm tắt dữ liệu cuối cùng. Số dư dùng thử cho phép một công ty kiểm tra tổng số tín dụng bằng tổng số nợ. Đó là sự phát triển của phương trình kế toán cơ bản, bắt buộc tài sản phải trả bằng nhau cộng với vốn chủ sở hữu.
Chuẩn bị báo cáo tài chính
Số dư dùng thử chính xác sẽ dọn đường cho báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác. Chúng bao gồm một báo cáo về tình hình tài chính, báo cáo lãi lỗ, báo cáo vốn chủ sở hữu của cổ đông và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
