Sau khi ghi lại các giao dịch tài chính cả tháng, nhân viên kế toán cần thực hiện quy trình đóng để hoàn thiện hồ sơ tài chính cho tháng và chuẩn bị các tài khoản cho tháng tiếp theo. Mọi doanh nghiệp đều sử dụng tài khoản tạm thời hoặc tài khoản doanh thu và chi phí, cho phép công ty ghi lại tổng số hoạt động trong các tài khoản đó trong tháng. Mục đích của quá trình đóng là để đóng số dư trong các tài khoản đó, cho phép chúng bắt đầu với số dư bằng 0 vào tháng tới. Quá trình kết thúc chu trình kế toán bao gồm bốn bước.
Đóng doanh thu
Bước đầu tiên trong quy trình đóng bao gồm đóng tất cả các tài khoản doanh thu. Kế toán xem xét từng tài khoản doanh thu và xác định từng tài khoản với số dư. Các công ty ghi lại tất cả các giao dịch bằng cách sử dụng các khoản ghi nợ và tín dụng. Tài khoản doanh thu duy trì số dư tín dụng bình thường. Kế toán đóng các khoản thu bằng cách ghi nợ từng tài khoản cho số dư cuối kỳ. Kế toán ghi có một tài khoản gọi là Tóm tắt thu nhập cho tổng số ghi nợ được ghi cho các tài khoản doanh thu.
Đóng chi phí
Bước thứ hai trong quy trình đóng bao gồm đóng tất cả các tài khoản chi phí. Kế toán xem xét từng tài khoản chi phí và các tài khoản có số dư lớn hơn 0. Tài khoản chi tiêu duy trì số dư nợ bình thường. Kế toán đóng các chi phí bằng cách ghi có từng tài khoản cho số dư cuối kỳ. Kế toán ghi nợ một tài khoản gọi là Tóm tắt thu nhập cho tổng số tín dụng được ghi cho các tài khoản chi phí.
Tóm tắt thu nhập
Tài khoản Tóm tắt thu nhập chỉ tồn tại trong quá trình đóng với mục đích xóa sạch các tài khoản doanh thu và chi phí. Sau khi đóng các tài khoản đó, kế toán cần đóng tài khoản Tóm tắt thu nhập. Kế toán xác định số dư trong tài khoản này bằng cách xem xét hai mục đóng đầu tiên. Thu nhập ròng được báo cáo trên báo cáo thu nhập bằng với doanh thu trừ chi phí và phải bằng số dư trong tài khoản Tóm tắt thu nhập. Nếu tài khoản Tóm tắt thu nhập có số dư nợ, kế toán nên ghi có vào tài khoản này cho số dư và ghi nợ Thu nhập giữ lại. Nếu tài khoản Tóm tắt thu nhập có số dư tín dụng, kế toán nên ghi nợ tài khoản này cho số dư và tín dụng Thu nhập giữ lại.
Đóng cổ tức
Mục cuối cùng trong quá trình kết thúc xem xét cổ tức được tuyên bố trong kỳ. Cổ tức đại diện cho lợi nhuận của vốn chủ sở hữu và bắt đầu từ 0 mỗi kỳ. Cổ tức có số dư nợ bình thường. Kế toán đóng tài khoản Cổ tức bằng cách ghi có vào tài khoản Cổ tức và ghi có Thu nhập giữ lại cho số dư.
