Báo cáo ngắn là một công cụ hiệu quả để giao tiếp với một tổng giám đốc, người thường là một giám đốc điều hành bận rộn. Chúng có thể được sử dụng để báo cáo về tiến độ của dự án, dự báo tài chính hàng tuần hoặc hàng tháng hoặc báo cáo về hoạt động sản xuất. Không giống như các báo cáo toàn diện đòi hỏi nghiên cứu sâu rộng và chi tiết, các báo cáo ngắn chỉ yêu cầu thông tin cơ bản nhưng quan trọng nhất. Viết một báo cáo ngắn theo một phong cách viết báo cáo tương tự, ngoại trừ việc tóm tắt, nền tảng, nội dung, kết luận hoặc khuyến nghị là ngắn gọn.
Thu thập dữ liệu phù hợp với dự án mà bạn đang báo cáo. Làm điều này bằng cách sử dụng dữ liệu có sẵn, chẳng hạn như báo cáo tài chính, báo cáo khả thi và khảo sát đã được thực hiện. Sử dụng tài liệu tham khảo có liên quan, chẳng hạn như sách hoặc thông tin từ các bên thứ ba được thông báo, chẳng hạn như các chuyên gia trong ngành làm dữ liệu cho báo cáo của bạn.
Nhập ngày, tên của tổng giám đốc mà bạn đang gửi báo cáo, tên của bạn, chữ ký của bạn và chủ đề của báo cáo ở góc trên cùng bên trái của tờ giấy.
Tóm tắt nội dung của báo cáo một cách ngắn gọn bằng cách chỉ ra vấn đề, những phát hiện, tiến trình cho đến nay hoặc một đề xuất để giải quyết vấn đề. Chỉ ra chính xác những gì bạn dự đoán sẽ là lợi ích của dự án.
Mô tả nền tảng bằng cách viết một lịch sử ngắn của dự án hoặc nhiệm vụ kinh doanh đang diễn ra mà bạn đang báo cáo. Bao gồm tên của những người liên quan đến nhiệm vụ hoặc dự án, chẳng hạn như thành viên nhóm dự án, giảng viên hoặc lãnh đạo phòng ban. Cung cấp giải thích thêm về những gì nhiệm vụ hoặc dự án là về.
Viết phần thân hoặc nội dung của báo cáo bằng cách bao gồm các phát hiện và dữ liệu được thu thập trong Bước 1. Cung cấp một phân tích ngắn gọn về các phát hiện và nêu ý nghĩa của chúng đối với toàn bộ dự án và doanh nghiệp. Kết hợp các biểu đồ, bảng câu hỏi, khảo sát và tài liệu tham khảo vào báo cáo để hỗ trợ phân tích của bạn.
Rút ra kết luận bằng cách nêu ngắn gọn tình trạng của một dự án hoặc nhiệm vụ. Chỉ cung cấp đề xuất nếu tổng giám đốc đã yêu cầu điều này. Đưa ra khoảng hai khuyến nghị ngắn gọn và quan trọng nhất tóm tắt tất cả các khuyến nghị khác mà bạn sẽ liệt kê trong một báo cáo dài hơn.
Lời khuyên
-
Mặc dù ngắn, báo cáo không nên để lại cho người đọc những câu hỏi chưa được trả lời. Cung cấp tất cả các thông tin cần thiết bằng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác.
