Cách viết báo cáo ngắn cho doanh nghiệp

Báo cáo tài chính cho các cổ đông, kế hoạch tiếp thị và đánh giá chất lượng là tất cả các ví dụ về báo cáo được viết cho các doanh nghiệp. Một báo cáo ngắn cũng giống như bất kỳ báo cáo khác nhưng có ít trang hơn. Nó nên nêu các mục tiêu báo cáo quan trọng, tóm tắt thông tin cơ bản, xem xét các lựa chọn thay thế và đề xuất một cách chuyển tiếp. Hãy coi báo cáo như một dự án - lập kế hoạch cho nó, sau đó viết nó theo một phong cách rõ ràng và đơn giản. Ngắn là tốt, bởi vì nhiều khả năng là các bên bận rộn hoặc không quan tâm nhưng các bên quan trọng sẽ đọc nó.

Lập kế hoạch

Gặp gỡ cấp trên để làm rõ các yêu cầu, bởi vì họ sẽ xác định định dạng và nội dung báo cáo. Ví dụ, một báo cáo đánh giá dự án sẽ không được cấu trúc giống như một kế hoạch tiếp thị hoặc báo cáo tài chính.

Nghiên cứu tài liệu cơ bản, bao gồm các tài liệu được cung cấp cho bạn khi bạn được chỉ định bài tập viết và tài liệu mà bạn thu thập độc lập với Internet, thư viện và từ các cuộc họp và trò chuyện với các bên liên quan (như quản lý đơn vị kinh doanh, nhà cung cấp và khách hàng).

Chuẩn bị mẫu báo cáo, bao gồm một bản tóm tắt điều hành, giới thiệu, các phần cho các giải pháp thay thế và đề xuất, đề xuất và kết luận.

Nội dung

Viết phần giới thiệu. Thông thường không dài hơn một đoạn, phần giới thiệu cần nêu rõ mục tiêu của báo cáo và xác định các vấn đề chính. Nó nên là một hướng dẫn cho phần còn lại của báo cáo nhưng không nên tóm tắt nó. Ví dụ, dòng đầu tiên có thể là: "Mục tiêu của báo cáo này là kiểm tra các giải pháp cho các vấn đề chất lượng đang diễn ra tại cơ sở sản xuất của chúng tôi", sau đó là tóm tắt các vấn đề chính.

Lắp ráp cơ thể của báo cáo. Trong ví dụ về cơ sở sản xuất, các phần có thể bao gồm các chi tiết kỹ thuật, danh sách các giải pháp thay thế cùng với phân tích lợi ích chi phí cho từng loại và các khuyến nghị. Một kế hoạch kinh doanh sẽ có một bộ các phần khác nhau, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, phân tích cạnh tranh và dự đoán tài chính. Dù định dạng là gì, các phần nên theo thứ tự hợp lý để người đọc không phải lật qua lại để tìm ra nội dung.

Kết luận báo cáo bằng cách tham khảo lại các mục tiêu báo cáo. Đối với ví dụ về cơ sở sản xuất, kết luận có thể là một kế hoạch thực hiện cho giải pháp được đề xuất. Đối với một báo cáo tài chính, kết luận có thể là triển vọng kinh doanh.

Liệt kê các tài liệu tham khảo được trích dẫn trong văn bản bằng cách xác định ấn phẩm mà chúng đến từ, tiêu đề, tác giả và ngày. Liệt kê các nguồn liên quan khác trong phần thư mục hoặc tài nguyên.

Viết tóm tắt điều hành. Trong khoảng một hoặc hai đoạn, hãy tóm tắt báo cáo để một giám đốc điều hành bận rộn có thể nắm được các điểm chính và đọc lướt qua các chi tiết sau đó. Đối với một báo cáo tài chính, bản tóm tắt điều hành có thể chỉ là một bảng cho thấy xu hướng bán hàng và lợi nhuận chính.

Chuẩn bị một trang bìa với tiêu đề báo cáo, ngày tháng và các tác giả tên và liên kết. Bao gồm một bảng nội dung cho các báo cáo dài hơn 15 trang.

Địa chỉ thư truyền cho một người (người quản lý hoặc nhân viên hợp đồng), không gửi cho bộ phận. Xác định các đề xuất chính của báo cáo, cung cấp thông tin liên hệ của bạn và liệt kê các tệp đính kèm.