Tạo một kế hoạch làm việc rất quan trọng vì nó cho phép nhân viên có cơ hội chỉ cho người quản lý cách anh ta dự định hoàn thành những điều đang được yêu cầu. Một kế hoạch làm việc có thể giúp một nhân viên thể hiện giá trị của mình bởi vì nó định lượng và đưa vào lời nói những điều mà một nhân viên làm điều đó có thể không được chú ý. Kế hoạch làm việc chung đôi khi được tạo ra liên quan đến công việc chung của một người. Tuy nhiên, kế hoạch làm việc thường hiệu quả nhất khi chúng được chia nhỏ để thảo luận cụ thể về công việc liên quan đến các dự án nhỏ hơn. Kế hoạch làm việc càng cụ thể thì càng hiệu quả. Khi tạo kế hoạch làm việc, có một vài điều gần như luôn luôn được đưa vào.
Mở một tài liệu mới trong phần mềm xử lý văn bản, chẳng hạn như Microsoft Word. Tạo một số tiêu đề trên tài liệu. Các tiêu đề nên được liệt kê là: "Các vấn đề", "Mục tiêu", "Chiến lược", "Tài nguyên", "Dòng thời gian" và "Đo lường".
Trong "Các vấn đề", mô tả các vấn đề quan trọng nhất. Một cuộc họp đánh giá nhu cầu phải đi trước việc viết ra các vấn đề chính. Trong cuộc họp này, các thành viên trong nhóm có thể đưa tất cả các vấn đề quan trọng của dự án ra ánh sáng. Các vấn đề quan trọng cần đạt được sự cân bằng bằng cách thảo luận về nhu cầu của tất cả các bên liên quan.
Trong "Mục tiêu", hãy thực hiện và ghi lại các mục tiêu có thể đạt được. Các mục tiêu được mô tả trong kế hoạch làm việc sẽ khiến bạn căng thẳng để đạt được chúng nhưng chúng không nên không thể đạt được. Khi thực hiện mục tiêu, hãy nhớ từ viết tắt SMART: Các mục tiêu phải cụ thể, đo lường được, chấp nhận được, thực tế và kịp thời.
Trong "Chiến lược", bao gồm thông tin về các chiến lược chính. Đây có lẽ sẽ là phần dài nhất và toàn diện nhất trong kế hoạch làm việc. Mỗi bước chính hoặc các mốc quan trọng phải được đáp ứng nên được đưa vào đây. Những trở ngại tiềm năng để thực hiện các chiến lược cũng nên được thảo luận. Giải thích làm thế nào những trở ngại sẽ được quản lý.
Trong "Tài nguyên", thảo luận về các tài nguyên cần thiết để đưa các chiến lược vào hoạt động. Nếu có cả một nhóm làm việc trong dự án, hãy đề cập đến trong kế hoạch làm việc mà các thành viên trong nhóm tham gia và trách nhiệm của họ sẽ là gì. Nếu có một sự đầu tư đáng kể vào thiết bị hoặc vật tư liên quan, hãy đề cập đến điều này là tốt.
Trong "Dòng thời gian", tạo một dòng thời gian. Bao gồm những điểm nổi bật của kế hoạch để tạo ra một dòng thời gian. Đảm bảo bao gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ngày mà các sự kiện và mục tiêu cụ thể sẽ diễn ra. Điều này sẽ cho phép bản thân bạn, các thành viên trong nhóm và quản lý có thể dễ dàng xem liệu dự án có đúng tiến độ hay không.
Trong phần "Đo lường", Bao gồm các phương pháp đo lường. Thảo luận về cách bạn sẽ xác định sự thành công của dự án. Điều này có thể bao gồm bằng chứng giai thoại. Tuy nhiên, tốt nhất là bao gồm các cách định lượng trong đó thành công sẽ được xác định. Tùy thuộc vào dự án, điều này có thể bao gồm số lượng bán hàng, nhiều cuộc gọi điện thoại đến hơn, nhiều lượt truy cập trang web hơn và các số liệu tương tự.
Lời khuyên
-
Tạo một trang bìa một trang thảo luận ngắn gọn về những điểm nổi bật của kế hoạch làm việc. Đính kèm điều này vào kế hoạch làm việc đầy đủ.
Cảnh báo
Bám sát quá nghiêm ngặt vào một kế hoạch làm việc có thể gây bất lợi Chỉ vì một kế hoạch làm việc gợi ý điều gì đó, điều này không có nghĩa là một ý tưởng tốt hơn không thể xuất hiện. Một kế hoạch làm việc nên là một tài liệu sống. Không thực hiện thay đổi có thể cản trở khả năng thành công.
