Chủ lao động sử dụng Mẫu IRS W-4 của nhân viên để xác định số tiền thuế thu nhập liên bang để khấu trừ từ tiền lương của anh ta. Mẫu này cung cấp cho người sử dụng lao động tình trạng hôn nhân và số lượng người phụ thuộc mà nhân viên đang yêu cầu. Chủ lao động cũng có thể giữ lại một số tiền bổ sung, theo quy định của nhân viên. Hình thức quan trọng này thường được bao gồm trong các giấy tờ được hoàn thành bởi các nhân viên mới được thuê.
Yêu cầu
Nhà tuyển dụng được yêu cầu phải có W-4 hoàn chỉnh trong hồ sơ cho mỗi nhân viên. Hình thức này phải được hoàn thành trước khi một nhân viên bắt đầu làm việc và có hiệu quả cho thời gian trả lương đầu tiên của nhân viên. Các hình thức cũng có sẵn bằng tiếng Tây Ban Nha. Chủ nhân có thể nhận các mẫu W-4 bằng điện tử.
Hết hạn
Mẫu W-4 không hết hạn; chúng vẫn có hiệu lực cho đến khi nhân viên hoàn thành một W-4 khác. Nhân viên không bị yêu cầu khấu trừ thuế phải hoàn thành W-4 mới trước ngày 16 tháng 2 mỗi năm. Nếu nhân viên không gửi lại W-4 tiếp tục tình trạng miễn thuế của mình, người sử dụng lao động nên khấu trừ thuế thu nhập như thể anh ta độc thân không có người phụ thuộc.
Đánh giá IRS
IRS có thể yêu cầu kiểm tra các mẫu W-4 của chủ nhân. Nếu IRS gửi người đại diện đến văn phòng của chủ lao động, họ sẽ xem xét các mẫu W-4 ban đầu cho một số hoặc tất cả các nhân viên của doanh nghiệp. Ngoài ra, IRS có thể yêu cầu chủ lao động nộp bản sao giấy hoặc điện tử của mẫu W-4 cho nhân viên được chọn hoặc toàn bộ lực lượng lao động. Sau khi xem xét, IRS có thể thông báo cho người sử dụng lao động rằng một nhân viên không được quyền giữ lại mà anh ta đã yêu cầu. Thông báo được gửi bởi IRS sẽ thông báo cho người sử dụng lao động về việc giữ lại chính xác cho nhân viên đó và ngày mà người sử dụng lao động nên chuyển sang việc giữ lại đó.
Mẫu thay thế
Chủ nhân có thể sử dụng một hình thức thiết kế của riêng họ để thay thế miễn là nó chứa ngôn ngữ chính xác như Mẫu IRS W-4. Các hình thức thay thế là cần thiết để đáp ứng tất cả các yêu cầu IRS. Mẫu W-4 do nhân viên thiết kế không hợp lệ.
Có thể tải xuống các mẫu W-4 từ trang web của IRS hoặc đặt hàng qua điện thoại: (800) 829-3676. Các hình thức cũng có thể được mua với số lượng lớn từ các cửa hàng cung cấp văn phòng.
