Các bản ghi nhớ thường được gửi cho nhiều người cùng một lúc và không có nghĩa là được cá nhân hóa như một lá thư kinh doanh. Một bản ghi nhớ kinh doanh được viết để đưa ra hướng dẫn hoặc để thông báo cho khán giả. Đối tượng đó có thể là thành viên của tổ chức của bạn hoặc bên thứ ba, chẳng hạn như khách hàng. Khi viết một bản ghi nhớ khách hàng, điều quan trọng hơn nữa là duy trì sự chuyên nghiệp trong suốt bản ghi nhớ của bạn và cung cấp nhiều thông tin. Các tài liệu bổ sung, như thông tin về công ty của bạn, có thể được bao gồm trong bản ghi nhớ của khách hàng.
Tạo tiêu đề cho bản ghi nhớ khách hàng của bạn. Các loại tiêu đề là Đến, Từ, Ngày và Chủ đề. Phần To nên bao gồm tất cả các khách hàng mà bạn đã gửi bản ghi nhớ. Tên của bạn đi trong phần Từ. Ngày mà bạn đang gửi bản ghi nhớ nên được viết sau Ngày hẹn, ngày và chủ đề của bản ghi nhớ sẽ giải thích rõ ràng mục đích, chẳng hạn như thông tin bổ sung cần thiết cho dự án trang web.
Viết đoạn đầu tiên với khách hàng của bạn trong tâm trí. Đoạn đầu tiên nên là một vài câu giải thích ngắn gọn mục đích của bạn cho bản ghi nhớ. Sử dụng ví dụ về dự án trang web, bạn sẽ giải thích dự án mà bạn đang làm việc cho khách hàng, tại sao bạn cần thêm thông tin và thông tin đó là gì. Đây là một bản tóm tắt, vì vậy không có chi tiết cần phải được đưa vào.
Viết phần thân của bản ghi nhớ, thường dài một vài đoạn. Đây là nơi bạn sẽ bao gồm các chi tiết cho tài liệu tham khảo khách hàng. Ví dụ: bạn có thể nói về khía cạnh nào của dự án trang web mà bạn gặp rắc rối và thông tin cụ thể nào bạn cần từ khách hàng.
Bao gồm các bước bạn cần khách hàng thực hiện, nếu có, trong đoạn kết thúc. Các bản ghi nhớ thông tin, chẳng hạn như cập nhật ứng dụng khách về chính sách công ty mới, đã giành được phần cần. Tuy nhiên, trong ví dụ dự án trang web, bạn sẽ cần giải thích cho khách hàng về cách bạn muốn thông tin bổ sung được gửi cho bạn. Nếu không có hành động nào được yêu cầu của khách hàng, bạn có thể cung cấp thông tin liên lạc của mình trong trường hợp anh ta có thắc mắc. Don Tiết quên cảm ơn ông đã dành thời gian.
