Đánh giá tổ chức có thể bao gồm phân tích các chức năng kinh doanh của bạn, cơ cấu nhân viên, quy trình hoạt động hoặc kết hợp cả hai. Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, đánh giá tổ chức hiệu quả bao gồm kiểm tra cấu trúc và hiệu suất của các bộ phận hoặc khu vực chức năng của bạn và xem xét các nhân viên trong từng khu vực.
Kiểm tra cấu trúc chức năng của doanh nghiệp
Để bắt đầu đánh giá tổ chức của bạn, hãy xác định loại cấu trúc tổ chức bạn có. Nhiều doanh nghiệp nhỏ bắt đầu với một cấu trúc phẳng, bao gồm chủ sở hữu và một số nhân viên chủ chốt làm việc cùng nhau để quản lý các hoạt động sản xuất, tiếp thị, bán hàng, tài chính và nhân sự của công ty. Không có người quản lý, với chủ sở hữu đưa ra tất cả hoặc hầu hết các quyết định quan trọng. Cấu trúc này không có các lớp nhân viên, chẳng hạn như giám đốc, quản lý và điều phối viên. Một cấu trúc chức năng phân chia tổ chức của bạn theo nhiệm vụ, chẳng hạn như kế toán, nhân sự, sản xuất, tiếp thị và bán hàng. Các công ty có cấu trúc này tạo ra các phòng ban với các nhà quản lý tận tâm và hệ thống phân cấp nhân viên. Để giám sát các bộ phận này và người quản lý của họ, các doanh nghiệp có thể tạo ra một C-Suite, phòng bao gồm một đội ngũ quản lý với một giám đốc điều hành, giám đốc điều hành và giám đốc tài chính. Các công ty lớn hơn có các cấu trúc phức tạp hơn, bao gồm các tổ chức ma trận và phân chia, để quản lý nhiều nhân viên, phòng ban, bộ phận và thậm chí các công ty khác nhau hoạt động dưới một chiếc ô của công ty.
Kiểm tra sơ đồ tổ chức của bạn
Khi bạn đã xác định loại cấu trúc tổ chức bạn có, hãy xem sơ đồ tổ chức của bạn, đó là sơ đồ vị trí nhân viên của bạn cho biết ai làm việc ở đâu, ai làm việc cho ai và cực totem cực của doanh nghiệp của bạn. So sánh biểu đồ tổ chức của bạn với cấu trúc tổ chức của bạn để xác định xem vị trí của bạn có phù hợp với các chức năng khác nhau mà bạn cần thực hiện hay không. Ví dụ: Nhân viên bán hàng của bạn có báo cáo cho người quản lý tiếp thị hoặc ngược lại không, và điều này tạo ra lợi ích / vấn đề gì? Người quản lý sản xuất của bạn giám sát người quản lý phân phối của bạn hay họ làm việc độc lập?
Phân tích quy trình và thủ tục
Bây giờ bạn đã kiểm tra các khu vực chức năng và nhân viên của mình trong đó, hãy đánh giá các quy trình và quy trình mà doanh nghiệp của bạn sử dụng để đưa sản phẩm và dịch vụ từ ý tưởng đến giao hàng.Kiểm tra không chỉ các quy trình mà mỗi bộ phận sử dụng để thực hiện công việc của mình, mà còn cả sự tương tác giữa các bộ phận. Ví dụ: bạn có một hệ thống liền mạch cho nhân viên bán hàng nhập đơn hàng, bộ phận kế toán của bạn sau đó chạy kiểm tra tín dụng và phê duyệt khách hàng mới, điền vào kho và đơn đặt hàng vận chuyển và bộ phận kế toán của bạn gửi hóa đơn?
Xem lại tài chính
Nếu bạn không có ngân sách chính, hãy tạo một ngân sách để xác định tác động của hoạt động đối với hoạt động kinh doanh của bạn. Ngân sách chính là một công cụ tài chính tích hợp ngân sách hàng năm, sổ tổng hợp, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và báo cáo các khoản phải thu. Liệt kê các lĩnh vực chi phí chính của bạn, chẳng hạn như lao động, vật liệu, quản trị hoặc tiếp thị. Xác định xem bạn có thể giảm chúng thông qua cơ cấu tổ chức hoặc tổ chức nhân viên được cải thiện hay các quy trình và thủ tục tốt hơn. Xếp hạng các nguồn doanh thu và trung tâm lợi nhuận của bạn và xác định xem các thay đổi về tổ chức hoặc nhân sự có thể cải thiện hiệu suất của bạn trong các lĩnh vực này hay không.
Kiến nghị
Sau khi bạn đã phân tích cấu trúc kinh doanh, biểu đồ tổ chức, quy trình và quy trình, liệt kê các khu vực để cải thiện và đưa ra đề xuất. Gặp gỡ với từng trưởng bộ phận riêng để xem xét kết quả của bạn. Sử dụng người quản lý Phản hồi, tổ chức một cuộc họp nhóm của người quản lý để thảo luận về phát hiện của bạn và yêu cầu đầu vào của họ. Nói với họ các mục tiêu của bạn, chẳng hạn như giảm chi phí sản xuất hoặc chi phí sản xuất, giảm lãng phí, tăng doanh thu hoặc giảm thời gian vận chuyển, trả lại hoặc khiếu nại của khách hàng. Sử dụng phản hồi của nhóm Nhóm để tạo báo cáo và đề xuất cuối cùng của bạn.
