Cho dù bạn là một nhóm một người hay một công ty chính thức, có các quy trình và hướng dẫn văn phòng là một cách tuyệt vời để thiết lập một số quy tắc cơ bản cho doanh nghiệp của bạn. Điều này không chỉ giúp bạn thực hiện các công việc hàng ngày mà còn có thể hỗ trợ nhân viên mới của bạn khi họ bắt đầu và nhân viên thành lập của bạn khi họ cần kiểm tra các vấn đề hành chính.
Thiết lập nguyên tắc và làm cho chúng có thể truy cập
Tạo một hướng dẫn cho văn phòng thế kỷ 21 là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Hướng dẫn sử dụng văn phòng nên bao gồm các quy trình và thủ tục cho các khía cạnh quan trọng trong doanh nghiệp của bạn và nên đề cập đến bất kỳ điểm đáng chú ý nào từ luật lao động liên bang, tiểu bang và địa phương. Bao gồm thông tin về các chính sách nghỉ phép, chính sách không phân biệt đối xử và bồi thường cho người lao động.
Đây cũng là nơi bạn có thể bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty. Những điều này giúp mọi người trong doanh nghiệp luôn đi đúng hướng và làm việc hướng tới cùng một mục tiêu. Nó có thể bao gồm các hướng dẫn cho hành vi của nhân viên, quy định về trang phục, hút thuốc, giờ làm việc, trả lương, khuyến mãi và lợi ích. Làm cho sổ tay của bạn có thể truy cập được cho mọi nhân viên bằng cách cung cấp cả trực tuyến và in. Đưa một bản sao tất cả nhân viên và yêu cầu họ ký thư xác nhận nói rằng họ đã đọc hướng dẫn và hiểu chúng.
Ghi chú về công nghệ trong văn phòng thế kỷ 21
Trong một văn phòng thế kỷ 21, điều quan trọng là tích hợp công nghệ vào hướng dẫn của bạn. Bất kể ngành nghề mà bạn làm việc, công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong các thủ tục văn phòng. Nhiều thứ được thực hiện trên máy tính và điện thoại thông minh. Quyết định xem công ty của bạn có cho phép sử dụng công nghệ văn phòng vì lý do cá nhân hay không và biện pháp bảo mật của bạn là gì. Nhân viên có được phép sử dụng điện thoại trong khi họ làm việc không? Bằng cách thiết lập các quy tắc như vậy, bạn sẽ có thể xóa bỏ mọi bất đồng trước khi chúng xảy ra.
Tạo Nguyên tắc cho từng Vai trò hoặc Bộ phận
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn thiết lập quy trình cho từng bộ phận hoặc từng vai trò trong công ty. Ví dụ, nếu bạn có một bộ phận sản xuất, quy trình của họ chắc chắn sẽ khác với bộ phận bán hàng và bộ phận tiếp thị của bạn. Bằng cách viết ra các quy trình hàng ngày cho từng lĩnh vực kinh doanh của bạn, bạn sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng hơn và có thể hướng dẫn nhân viên dày dạn kinh nghiệm khi họ quên cách thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Có một nơi tham khảo cũng giúp bạn theo dõi mọi thứ trong doanh nghiệp của bạn. Một số văn phòng có nhiều tầng nhân viên có thể chọn đưa vào sơ đồ tổ chức để mọi người nhận thức được vai trò của họ trong bức tranh lớn hơn của công ty.
Giữ cho các đường truyền thông mở
Hướng dẫn của bạn có thể được cập nhật bất cứ khi nào một yếu tố quan trọng mới cần được đưa vào. Họ không cần phải được đặt trong đá. Đảm bảo bạn có thể liên lạc với nhân viên của bạn một cách thường xuyên khi bạn thêm bất cứ điều gì vào các thủ tục văn phòng hoặc hướng dẫn sử dụng văn phòng của bạn. Ngoài ra, tất cả các thực hành văn phòng của bạn nên dễ dàng truy cập. Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn biết nơi họ có thể giúp đỡ nếu họ có câu hỏi liên quan đến thời gian nghỉ phép, sử dụng điện thoại di động, bồi thường cho công nhân hoặc bất kỳ thực hành văn phòng hiện đại nào khác.
