Khi điều hành một doanh nghiệp, bạn phải quyết định loại hệ thống kế toán nào bạn muốn sử dụng. Bạn có thể chọn giữa sử dụng hệ thống kế toán thủ công hoặc hệ thống máy tính. Trong khi các hệ thống máy tính là thuận tiện, có một số lợi thế khác biệt mà hệ thống kế toán thủ công có thể cung cấp.
Tránh dữ liệu bị hỏng
Một trong những lợi ích của việc sử dụng hệ thống kế toán thủ công là bạn biết rằng tài liệu của bạn sẽ luôn có sẵn khi bạn cần chúng. Điều này không phải lúc nào cũng đúng khi bạn sử dụng một hệ thống máy tính. Khi bạn sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính, nhiều lần dữ liệu sẽ bị hỏng và bạn sẽ không thể truy cập thông tin được nữa. Tại thời điểm đó, bạn có khả năng mất dữ liệu hàng năm mà bạn rất cần cho doanh nghiệp của mình.
Sai lầm trùng lặp
Khi sử dụng hệ thống kế toán thủ công, bạn không phải lo lắng về lỗi trùng lặp. Với một hệ thống máy tính, có khả năng bạn sẽ sao chép tệp sai và sử dụng một bộ số lỗi thời. Với một hệ thống thủ công, bạn chỉ cần có một cuốn sách có dữ liệu của bạn trong đó. Sao chép dữ liệu sẽ là một quá trình rất liên quan, không có khả năng xảy ra. Điều này giúp bạn tránh sử dụng dữ liệu sai.
Thay đổi
Một ưu điểm khác của hệ thống kế toán thủ công là chúng dễ dàng thực hiện thay đổi hơn. Khi bạn cần thay đổi một mục trên sổ cái của mình, bạn chỉ cần lấy một cục tẩy và xóa mục đó. Sau đó, bạn có thể viết mục mới vào chỗ trống. Khi bạn cần thay đổi một mục trong hệ thống kế toán trên máy vi tính, bạn có thể phải nhập mật khẩu và tìm tệp thích hợp trước khi bạn có thể thay đổi. Điều này cần thêm thời gian và có thể tạo ra vấn đề.
Khả năng tiếp cận
Một ưu điểm khác của việc sử dụng một hệ thống kế toán thủ công là nó có thể dễ dàng truy cập đối với bất kỳ ai cần thông tin. Ví dụ, chủ doanh nghiệp có thể dựa vào nhân viên kế toán của họ để xử lý phần mềm kế toán và thông tin trong đó. Nếu chủ sở hữu cần truy cập vào một số dữ liệu trong hệ thống, họ phải đợi ai đó từ bộ phận kế toán để lấy dữ liệu cho họ. Với một hệ thống thủ công, họ có thể dễ dàng tìm trong sách và tự lấy thông tin.
