Tổ chức của bạn vừa tạo một chương trình mới và bạn cần cho khách hàng biết về nó. Cách dễ nhất để làm điều này là gửi cho mỗi khách hàng một lá thư thông báo cho anh ấy / cô ấy về chương trình. Để thu hút sự chú ý của khách hàng, thư của bạn phải được thu hút để anh ấy / cô ấy đọc nó và thư của bạn phải có nhiều thông tin để anh ấy / cô ấy hiểu chính xác chương trình nói về điều gì. Ngay cả khi chương trình sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng của bạn, mọi người có xu hướng miễn cưỡng đọc thư trực tiếp, vì vậy bạn phải đạt được sự cân bằng chính xác giữa thông tin và thuyết phục.
Nhập ngày và bỏ qua một dòng. Sử dụng chức năng trộn thư trên chương trình xử lý văn bản của bạn để thêm tên và địa chỉ của khách hàng hoặc bỏ qua chúng nếu bạn thích một chữ cái chung.
Bỏ qua một dòng bổ sung và gõ "Kính gửi ông / bà. (Tên khách hàng)" theo sau là dấu hai chấm hoặc gõ "Kính gửi khách hàng có giá trị" theo sau là dấu hai chấm cho lời chào chung. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mọi người có nhiều khả năng đọc các tin nhắn được gửi riêng cho họ, vì vậy nếu bạn có thể thêm tên và địa chỉ của khách hàng, bạn nên làm như vậy.
Bắt đầu bức thư với một cái gì đó sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng. Một thực tế có liên quan hoặc thống kê có thể quan tâm đến họ; ví dụ. "Bạn có biết rằng bạn có thể đảm bảo cho con bạn $ 50,00 một tháng cho chương trình mới của chúng tôi không?" Bắt đầu với một lợi ích trực tiếp như thế này sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng và khuyến khích họ đọc thêm.
Cung cấp các chi tiết chung về chương trình. Cung cấp đủ thông tin để khách hàng có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhưng không quá nhiều đến nỗi bạn sẽ áp đảo họ bằng bản in đẹp. Nói với họ nơi họ có thể có được các chi tiết; ví dụ, đặt trên chi tiết trang web của bạn và gói chào mừng, cùng với ứng dụng chương trình.
Nói với khách hàng phải làm gì nếu họ quan tâm. Cung cấp số điện thoại hoặc trang web nơi họ có thể đăng ký. Đưa ra ngày, địa điểm và thời hạn có liên quan, nếu có.
Đóng thư bằng cách gõ "Trân trọng" và bỏ qua ba khoảng trắng dòng. Gõ tên của bạn. In các chữ cái trên trang web của tổ chức của bạn và ký tên của bạn trên tên bạn đã nhập trong mỗi chữ cái. Nếu bạn không thể ký từng bản sao, hãy tạo một hình ảnh tên của bạn và chèn nó vào tài liệu để khi bạn in các chữ cái, mỗi bản sẽ có một "chữ ký".
