Biên bản họp của nhà thờ cung cấp hồ sơ chính thức, pháp lý về các hành động của hội đồng quản trị hoặc ủy ban. Chúng quan trọng trong nội bộ cho tính chính xác lịch sử và cũng được sử dụng bởi các bên ngoài; ví dụ, bằng cách cho các tổ chức cho vay để thiết lập rằng nhà thờ đã phê duyệt một dự án xây dựng trước khi phát hành một khoản vay cho nó. Kiểm toán viên và IRS cũng xem xét biên bản như bằng chứng cho thấy một số giao dịch tài chính được ủy quyền. Trong hầu hết các tổ chức, thư ký hoặc thư ký ghi âm mất vài phút.
Nội dung
Mặc dù nội dung cụ thể khác nhau tùy theo ủy ban, nói chung, biên bản cho tất cả các tổ chức của nhà thờ bao gồm:
- Các phần của cuộc họp, như thời gian, ngày tháng, địa điểm, người tham dự và người chủ trì.
- Cho dù cuộc họp được lên lịch thường xuyên hay một cuộc họp đặc biệt và, nếu đặc biệt, ai đã gọi cuộc họp và vì mục đích gì - đính kèm một bản sao của thông báo cuộc họp.
- Ra lệnh ghi lại những gì xảy ra tại cuộc họp.
- Tiếp nhận và thời gian.
- Chữ ký của thư ký và, một khi biên bản được phê duyệt, nhân viên chủ trì.
Một trong những khía cạnh thách thức nhất của việc sử dụng phút là xác định mức độ chi tiết cần ghi. Ủy ban lịch sử Mennonite Brethren đề nghị ghi lại những điểm chính của các cuộc thảo luận dẫn đến quyết định, cũng như các lựa chọn thay thế được xem xét và tóm tắt lý do tại sao ủy ban chọn một phương án thay thế cho những người khác. Hội đồng Tin Lành về Trách nhiệm Tài chính cho thấy hội đồng quản trị thiết lập một chính sách về các chi tiết phù hợp bất kể thư ký riêng lẻ. Nó gợi ý bao gồm đủ chi tiết để cho thấy rằng bảng là thận trọng, nhưng không đến nỗi những phút đọc như một cuốn tiểu thuyết.
Lấy phút
Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy lấy một bản sao của chương trình nghị sự. Khi cuộc họp diễn ra, ghi chú chi tiết liên quan đến chi tiết cuộc họp, báo cáo của hội đồng, thảo luận và hành động khi hội đồng tiến hành thông qua từng mục của chương trình nghị sự. Ghi lại các chuyển động, nghị quyết và quyết định nguyên văn, nhưng tóm tắt các cuộc thảo luận. Hãy chắc chắn bao gồm tên của mỗi người thực hiện một chuyển động hoặc người khởi xướng hành động, và bất kỳ xung đột lợi ích đã nêu. Khi cuộc họp kết thúc, hãy phiên âm và cô đọng các ghi chú của bạn để bao gồm các chi tiết phù hợp và đặt chúng ở định dạng phù hợp, bắt đầu với các chi tiết cuộc họp, sau đó tiến hành theo thứ tự chương trình nghị sự.
Bảo quản phút
Khi bạn đã hoàn thành bản thảo biên bản, hãy lưu hành tài liệu cho các thành viên. Biên bản bạn đã viết cho cuộc họp này sẽ được phê duyệt, có hoặc không có sửa chữa, tại cuộc họp tiếp theo. Khi biên bản được phê duyệt, hãy chuẩn bị một bản sao cuối cùng, sau đó ký vào tài liệu và yêu cầu nhân viên chủ trì ký tên. Lưu trữ các phút theo thời gian trong một cuốn sách nhỏ phút, cùng với chương trình họp. Cuốn sách rời đó cũng nên có một bảng nội dung và các bản sao của quy định và hiến pháp của nhà thờ. Tại một số điểm, có lẽ hàng năm, phút có thể bị ràng buộc chuyên nghiệp.
