Các doanh nghiệp có hàng tồn kho trong tay phải hạch toán tổn thất hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán. Mất hàng tồn kho là do những thứ như trộm cắp, hàng hóa lỗi thời và hàng hóa bị hỏng hoặc bị hư hỏng. Các doanh nghiệp được yêu cầu phải có số lượng hàng tồn kho vật lý trong tay của tất cả hàng hóa ít nhất một lần một năm và sau đó điều chỉnh hàng tồn kho dựa trên tổn thất được phát hiện.
Phương pháp kiểm kê
Các công ty có hàng tồn kho sử dụng một trong hai phương pháp phổ biến để tính toán hàng tồn kho đó: phương pháp định kỳ hoặc phương pháp vĩnh viễn. Phương pháp định kỳ ghi lại tất cả hàng tồn kho vào một tài khoản, trong đó chúng tồn tại cho đến khi số lượng hàng tồn kho vật lý được thực hiện. Khi điều này xảy ra, tài khoản hàng tồn kho được ghi có cho sự khác biệt. Phương pháp vĩnh viễn là một phương pháp máy tính ghi lại tất cả hàng tồn kho khi chúng được mua và khi chúng được bán, hàng tồn kho sẽ được ghi có vào tài khoản ngay lập tức.
Phương thức bán hàng
Các công ty sử dụng các loại phương pháp khác nhau để tính đến việc bán hàng tồn kho. Một là đầu tiên vào, ra trước, hoặc FIFO. Điều này có nghĩa là hàng tồn kho đầu tiên được mua là hàng tồn kho đầu tiên được bán. Cuối cùng, đầu tiên ra là một, hoặc LIFO, là một phương pháp khác. Phương pháp này cho biết hàng tồn kho cuối cùng được mua là hàng đầu tiên được bán. Các công ty khác sử dụng một phương pháp gọi là bình quân gia quyền, đo lường việc bán hàng hóa dựa trên chi phí trung bình của họ.
Hàng hóa lỗi thời
Khi một công ty lấy số lượng hàng tồn kho vật lý vào cuối một khoảng thời gian, nó có thể phát hiện ra hàng hóa lỗi thời hoặc lỗi thời. Khi điều này xảy ra, sự khác biệt về chi phí cần phải được ghi lại trên sổ sách để giữ cho tài khoản tồn kho càng chính xác càng tốt. Nếu một công ty có 100 mặt hàng được ghi trên sổ sách với giá 10 đô la mỗi cuốn, nhưng nó cho biết các mặt hàng đó thực sự chỉ có giá trị 6 đô la mỗi mặt hàng, một mục nhập điều chỉnh cần phải được thực hiện. Trong trường hợp này, một mục nhập $ 400 sẽ được ghi nợ vào tài khoản Giá vốn hàng bán và $ 400 sẽ được ghi có vào tài khoản Hàng tồn kho. Điều này làm giảm chi phí hàng tồn kho thể hiện trong hồ sơ sổ sách kế toán.
Hàng hóa bị hư hỏng
Thông thường, một công ty chấp nhận trả lại là hàng hóa bị hư hỏng. Những hàng hóa này đôi khi được trả lại cho nhà sản xuất, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Nếu chúng không được trả lại cho nhà sản xuất, công ty phải xóa sổ hàng hóa bị hư hỏng để chúng không nằm trong số lượng hàng tồn kho. Để làm điều này, mục nhật ký sẽ là một khoản ghi nợ vào Giá vốn hàng bán và tín dụng cho hàng tồn kho.
Trộm cắp
Cho dù kiểm soát nội bộ của công ty tốt đến đâu, hành vi trộm cắp chắc chắn sẽ xảy ra. Sự khác biệt giữa những gì hàng tồn kho được cho là và những gì nó được tính toán thường là do trộm cắp của nhân viên và khách hàng. Tài khoản hàng tồn kho cần phải được điều chỉnh vì điều này. Khi hành vi trộm cắp được phát hiện trong quá trình kiểm kê vật lý, doanh nghiệp phải ghi nợ vào tài khoản Giá vốn hàng bán và ghi có vào tài khoản Hàng tồn kho.
