Các tập đoàn, tổ chức hoặc trường đại học muốn tổ chức hội nghị truyền hình thường xuyên cần phải cài đặt phần cứng phù hợp để xử lý số lượng người tham gia dự kiến mỗi lần. Khi mua hoặc cho thuê phần cứng cần thiết, bạn cũng cần bảo mật phần mềm phù hợp và giấy phép đi kèm để phần cứng hội nghị truyền hình chạy đúng. Một nhân viên công nghệ thông tin nội bộ (IT) có thể xử lý các thiết lập cần thiết. Các tổ chức không có nhân viên CNTT có thể thuê một nhà tư vấn để hỗ trợ thiết lập.
Máy chủ / Bộ xử lý
Bất kỳ thiết lập hội nghị truyền hình đáng tin cậy nào trước tiên đều cần một hoặc nhiều máy chủ hiệu suất cao, đáng tin cậy. CPU phải nhanh, lớn hơn 3 MGhz, với RAM ít nhất 1GB và giao diện Ethernet tối thiểu 100 MB, có thể chứa được 50 đến 100 người gọi. Nếu bạn sẽ có người tham gia gọi từ nhiều địa điểm như văn phòng từ xa của riêng họ, máy chủ hoặc thiết bị điện thoại của họ có thể tự xử lý kết thúc từ xa. Tuy nhiên, nếu bạn đang thiết lập khả năng hội nghị từ xa tại nhiều trang web của công ty hoặc trường đại học, bạn có thể muốn cài đặt máy chủ đáng tin cậy ở tất cả các địa điểm nơi bạn sẽ có người tham gia hội nghị. Các máy chủ này không nhất thiết phải lớn như văn phòng chính hoặc khuôn viên tổ chức hội nghị truyền hình trừ khi sẽ có số lượng lớn người tham gia tại mỗi địa điểm.
Kết nối Internet
Để chạy hoặc tham gia các cuộc hội thảo từ xa một cách hiệu quả, bạn sẽ cần kết nối Internet tốc độ cao tối thiểu 10Mb / giây cho mỗi 50 người gọi mà bạn muốn tham gia vào một cuộc gọi nhất định. Các công ty lớn, trường đại học hoặc tổ chức có thể thực hiện điều này với mạng LAN tốc độ cao của riêng họ; tuy nhiên, cách có ý thức nhất về ngân sách để thực hiện điều này đối với hầu hết các tổ chức là thuê một máy chủ để xử lý kết nối này thông qua một cơ sở sắp xếp thứ tự.
Phần cứng thoại qua IP
Bạn có thể lưu trữ các cuộc hội thảo từ xa thành công nhất thông qua kết nối thoại qua IP (VoIP), được thực hiện với hộp máy chủ VoIP. Phần cứng này có sẵn từ nhà cung cấp Internet của bạn hoặc từ doanh nghiệp cung cấp phần cứng công nghệ của bạn. Điều quan trọng là tất cả mọi người gọi vào hội nghị truyền hình đều có phần cứng VoIP riêng tại các trang web của họ. Một lần nữa, bạn sẽ cần cài đặt phần cứng và phần mềm VoIP tại tất cả các cơ sở của một công ty hoặc trường đại học nếu hội nghị từ xa đang được thiết lập cho một tổ chức đa vị trí với nhiều người tham gia tại mỗi trang web.
Linh kiện hệ thống âm thanh
Tùy thuộc vào thiết lập của teleconference của bạn, bạn có thể cần một số loại hệ thống âm thanh với loa. Nếu thực hiện hội thảo từ xa với các nhóm người ở các địa điểm khác nhau, nơi sẽ có nhiều người ở mỗi phòng, bạn sẽ cần có một hệ thống âm thanh cho từng địa điểm để tất cả người tham gia có thể nghe thấy. Một hệ thống âm thanh hiệu quả cho hội nghị từ xa sẽ bao gồm cổng MIDI với bộ tổng hợp được điều khiển MIDI, đầu vào âm thanh kỹ thuật số và analog, bộ trộn âm thanh tiếng ồn thấp (có thể điều khiển bằng phần mềm) và loa.
Tai nghe (Tùy chọn)
Đối với các cuộc hội thảo từ xa, mỗi người tham gia ở một vị trí riêng biệt trên máy tính của họ, mỗi người tham gia đóng góp cho hội nghị sẽ cần một tai nghe có micrô tích hợp và khả năng tắt tiếng để chặn tiếng ồn xung quanh cho đến khi ai đó sẵn sàng nói. Đối với những người tham gia chỉ nghe từ xa, một tai nghe tiêu chuẩn sẽ làm được.
