Kiểm soát nội bộ là các chính sách được đưa ra để ngăn chặn hành vi trộm cắp và làm hỏng tài sản có giá trị của công ty. Tài sản hữu hình, chẳng hạn như bất động sản, thiết bị sản xuất, hàng tồn kho và tiền mặt, có thể là một thách thức để giữ an toàn mọi lúc, nhưng làm quen với kiểm soát nội bộ để quản lý tài sản hữu hình có thể giúp giữ an toàn cho tài sản của bạn.
Kiểm soát truy cập
Kiểm soát truy cập vào các khu vực chính của hoạt động của bạn, chẳng hạn như cơ sở lưu trữ hàng tồn kho, kho tiền và phòng thiết bị, với khóa hoặc trạm kiểm soát an ninh. Hệ thống điện tử có sẵn cho phép bạn hạn chế quyền truy cập vào các khu vực nhạy cảm đối với nhân viên được chỉ định mà không cần sử dụng các khóa truyền thống. Các hệ thống này có khả năng giữ một bản ghi mà nhân viên truy cập vào các khu vực cụ thể tại thời điểm cụ thể.
Vấn đề đoàn
Chỉ các hoạt động ủy thác liên quan đến quyền truy cập mở vào hàng tồn kho, tiền mặt và các vật có giá trị khác cho nhân viên đáng tin cậy nhất của bạn. Theo Montana.edu, các nhà quản lý không nên cho phép bất kỳ ai ký tên của người quản lý khi giao dịch với nhà cung cấp, nhà phân phối hoặc khách hàng và không cho phép bất kỳ nhân viên nào kiểm soát độc quyền, hoặc tiếp xúc với các hoạt động giao hàng hoặc xử lý tiền mặt.
Vấn đề an ninh
Một sự chú ý có kỷ luật đến từng chi tiết là rất quan trọng đối với sự an toàn của tài sản hữu hình của bạn. Khóa kỹ, cổng và bảo vệ cơ sở của bạn sau mỗi ngày làm việc, và sử dụng giám sát camera để ghi lại những kẻ xâm phạm hoặc hoạt động đáng ngờ. Gửi tiền ngân hàng thường xuyên và chỉ giữ càng nhiều tiền mặt khi cần thiết.
Đường vào
Ghi lại quyền truy cập vào các khu vực nhạy cảm bất cứ khi nào có thể. Theo siterooms.com, hồ sơ truy cập là chìa khóa để kiểm soát nội bộ hiệu quả. Giữ một hồ sơ điện tử truy cập vào các khu vực hạn chế. Yêu cầu nhân viên thu ngân đăng nhập vào máy tính tiền với một ID duy nhất và không cho phép chia sẻ máy tính tiền. Yêu cầu nhân viên đánh dấu tên viết tắt của họ vào biên lai tiền gửi ngân hàng, hình thức giao hàng, băng đăng ký tiền mặt và các tài liệu kiểm soát khác.
Kiểm toán vật lý
Thực hiện kiểm tra thường xuyên và ngẫu nhiên hàng tồn kho, thiết bị và tài khoản ngân hàng của bạn để sớm bắt kịp hoạt động đáng ngờ. Xem xét sử dụng một công ty kiểm toán bên thứ ba để đảm bảo độ tin cậy của kết quả kiểm toán.
Không cho phép nhân viên kiểm toán các lĩnh vực trách nhiệm của họ. Ví dụ: không cho phép một nhân viên chịu trách nhiệm nhận hàng giao hàng để kiểm toán hàng tồn kho nguyên liệu và không cho phép nhân viên gửi tiền ngân hàng kiểm toán báo cáo ngân hàng và hồ sơ đăng ký tiền mặt.
Minh bạch
Các khái niệm và kỹ thuật được đề cập ở trên có thể hỗ trợ phòng ngừa mất mát và thiệt hại, nhưng làm cho các chính sách kiểm soát nội bộ của bạn hoàn toàn minh bạch đối với nhân viên, khách hàng và đối tác kinh doanh có thể phục vụ để ngăn chặn sự cố xảy ra ngay từ đầu. Ví dụ, nói với nhân viên của bạn rằng quyền truy cập vào các khu vực hạn chế được ghi lại; cho khách hàng biết rằng cơ sở của bạn được giám sát bằng video giám sát; và cho nhà cung cấp của bạn biết chính sách kiểm toán nội bộ của bạn.
