Tài khoản ký quỹ là một tập hợp con của những gì kế toán gọi là tiền mặt hạn chế. Giả sử bạn điều hành một ngân hàng mở tài khoản ký quỹ cho người mua nhà. Họ gửi đủ tiền vào đầu năm để trang trải các khoản thanh toán thế chấp và thuế tài sản, sau đó các khoản thanh toán ra khỏi tài khoản khi đến hạn. Quy tắc kế toán nói rằng bạn coi tiền như một tài sản trên báo cáo tài chính. Tuy nhiên, bạn phải làm rõ rằng đó không phải là tiền bạn có thể chi tiêu khi bạn chọn.
Tiền mặt bị hạn chế
Ký quỹ chỉ là một loại tiền mặt hạn chế. Bất kỳ khoản tiền mặt nào được dành riêng cho một mục đích cụ thể đều đủ điều kiện. Ví dụ: nếu bạn dành doanh thu để trả cổ tức cho cổ đông hoặc thanh toán cho các trái chủ của mình, đó là tiền mặt bị hạn chế. Nếu bạn dự kiến sẽ thua kiện và dự trữ một khoản tiền mặt để trả phán quyết, đó là một ví dụ khác.
Bảng cân đối tài sản
Khi bạn lập bảng cân đối kế toán của công ty, bạn bao gồm tất cả tài sản và nợ của bạn. Cổ phần của chủ sở hữu trong công ty bằng giá trị của tài sản, trừ đi các khoản nợ. Ký quỹ được tính là một tài sản.
Giả sử rằng một người mua nhà đã gửi 15.000 đô la tiền ký quỹ tại ngân hàng của bạn trong năm nay để thực hiện thanh toán thế chấp và thuế. Vì bạn sẽ rút tiền trong năm tới cho các khoản thanh toán, tài khoản đủ điều kiện là tài sản hiện tại, một tài sản sẽ được sử dụng hết trong 12 tháng tới. Tiền mặt dự trữ mà bạn không muốn trả trong 18 tháng sẽ là một tài sản dài hạn.
Bảng cân đối kế toán không bao gồm tiền ký quỹ như một phần của tài khoản tiền mặt. Các tài khoản bị hạn chế được liệt kê trong phần riêng của tài sản. Nếu ngân hàng của bạn giữ 240.000 đô la trong tài khoản ký quỹ, thì đó là 240.000 đô la trong tài sản bị hạn chế. Kế toán của bạn sẽ giải thích trong phần chú thích hoặc tài liệu bổ sung về cách hạn chế tiền. Quy tắc kế toán không xác định chính xác những gì phải được giải thích. Chính sách thông thường là đánh vần loại hạn chế nào được áp dụng, lý do cho chúng và lượng tiền mặt bị hạn chế mà bạn nắm giữ.
Báo cáo dòng tiền
Cho đến năm 2016, các quy tắc kế toán còn chừa chỗ cho việc giải thích khi báo cáo chuyển động tiền mặt đến và từ các tài khoản bị hạn chế. Một số doanh nghiệp coi các phong trào là dòng tiền, được báo cáo trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các doanh nghiệp khác cho rằng vì tiền bị hạn chế, nó không thực sự thanh khoản và nên được liệt kê dưới dạng tài sản không dùng tiền mặt.
Các quy tắc cập nhật coi ký quỹ và các tài khoản bị hạn chế khác là tài sản tiền mặt; tiền chuyển vào hoặc ra khỏi tài khoản có thể phải đi trên báo cáo tiền mặt. Việc điều trị chính xác phụ thuộc vào các chi tiết của giao dịch. Cũng như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ giải thích các hạn chế trong phần chú thích.
