Khi bạn điều hành một cuộc họp câu lạc bộ, bạn liên lạc với tất cả các thành viên câu lạc bộ cùng một lúc, lên kế hoạch cho các hoạt động của câu lạc bộ trong tương lai và đưa ra quyết định quan trọng. Để điều hành cuộc họp hiệu quả, bạn phải được tổ chức và có kế hoạch. Người điều phối cuộc họp duy trì trật tự trong suốt cuộc họp trong khi giải quyết tất cả các chủ đề trong chương trình nghị sự của cuộc họp.
Chuẩn bị trước. Quyết định mục tiêu của bạn là gì cho cuộc họp và lập một kế hoạch hành động cụ thể để đáp ứng các mục tiêu đó. Lập danh sách các chủ đề mà bạn sẽ giải quyết và tạo các bản sao của danh sách này để phân phối cho các thành viên câu lạc bộ.
Tạo ra một bầu không khí mời. Phục vụ giải khát trước cuộc họp và chơi nhạc nhẹ khi các thành viên câu lạc bộ vào khu vực họp. Điều này sẽ tạo ra một bầu không khí khuyến khích các thành viên thư giãn và giao lưu trước khi cuộc họp bắt đầu.
Bắt đầu thời gian. Thực hiện một thông báo năm phút trước khi bạn có kế hoạch bắt đầu. Khi các thành viên câu lạc bộ tìm chỗ ngồi, phát các bản sao của chương trình họp. Điều này cho phép các thành viên câu lạc bộ xem xét chương trình nghị sự khi bạn chuẩn bị bắt đầu.
Giới thiệu thành viên câu lạc bộ mới. Các phiên phá băng là cách tốt nhất để giới thiệu thành viên mới. Cho họ biết nơi họ lớn lên, nơi họ đến trường và lý do tại sao họ quyết định tham gia câu lạc bộ của bạn.
Xem lại phút từ cuộc họp trước. Điều này nhắc nhở các thành viên câu lạc bộ về các hành động đã được thực hiện trong cuộc họp trước và giúp các thành viên mới hiểu rõ hơn về các chủ đề cuộc họp hiện tại.
Ở lại làm nhiệm vụ. Luôn luôn theo chương trình họp. Nếu ai đó muốn thảo luận về một chủ đề không có trong chương trình nghị sự của bạn, hãy viết chủ đề đó ra một tờ giấy riêng và giải quyết nó trong cuộc họp tiếp theo.
Dành thời gian cho câu hỏi và câu trả lời. Các thành viên câu lạc bộ có thể sẽ có câu hỏi, vì vậy hãy chuẩn bị để trả lời chúng. Hỏi những người có câu hỏi để giơ tay và gọi riêng từng thành viên. Đây cũng là thời điểm tốt để khuyến khích các thành viên câu lạc bộ đưa ra đề xuất cho các cuộc họp trong tương lai.
Kết thúc đúng giờ Có một thời gian kết thúc cụ thể giúp giữ cho người hướng dẫn theo dõi. Nếu các thành viên câu lạc bộ có thêm câu hỏi hoặc mối quan tâm, hãy mời họ nói chuyện với bạn sau khi cuộc họp kết thúc.
