Kiểm soát nội bộ cung cấp một hệ thống kiểm tra và số dư hoạt động để ngăn ngừa lỗi nhập dữ liệu cố ý hoặc vô ý, gian lận và trộm cắp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ phải đảm bảo rằng không một nhân viên hay nhóm nhân viên nào duy trì quá nhiều quyền kiểm soát hoặc ảnh hưởng đối với dòng tiền, dữ liệu tài chính, hàng tồn kho và các tài sản kinh doanh khác. Phân chia nhiệm vụ càng nhiều càng tốt là một trong những cách tốt nhất để bảo vệ doanh nghiệp của bạn.
Nhiệm vụ không tương thích riêng biệt
Sự phân tách hoàn toàn các nhiệm vụ phân tách các chức năng không tương thích - các nhiệm vụ hoặc hoạt động tạo cơ hội cho một hoặc nhiều nhân viên vừa cam kết và che giấu lỗi, gian lận hoặc trộm cắp. Viện Kiểm toán nội bộ xác định lưu ký tài sản, ủy quyền và phê duyệt, và ghi lại và báo cáo là ba loại chính của nhiệm vụ không tương thích. Theo IIA, trách nhiệm trong quy trình làm việc nên ngăn chặn bất kỳ một người nào có cả quyền truy cập và trách nhiệm kế toán tài sản vật chất và tài chính.
Ngăn chặn trộm cắp và gian lận
Biên chế và mua hàng là hai lĩnh vực đòi hỏi sự phân chia nhiệm vụ. Trong bộ phận biên chế, ngăn chặn nhân viên ma - ai đó được ghi trong hệ thống bảng lương nhưng không làm việc cho bạn - bằng cách đảm bảo rằng người chịu trách nhiệm thu thập và duy trì thông tin cá nhân và tài chính của nhân viên cũng không xử lý bảng lương. Bảo vệ chống lại việc mua hàng trái phép hoặc sự ưu ái của nhà cung cấp bằng cách tách biệt nhiệm vụ nhập đơn hàng và ủy quyền.
Giảm lỗi
Phân chia nhiệm vụ có thể giúp giảm các lỗi vô ý ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của bạn. Chỉ định một trưởng nhóm hoặc giám sát viên để xem xét và so sánh các giao dịch với tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như so sánh thẻ thời gian của nhân viên với báo cáo bảng lương, là một ví dụ phổ biến. Giống như lệnh nhập cảnh và ủy quyền nhiệm vụ bảo vệ chống lại các trường hợp trộm cắp và gian lận, tách biệt các nhiệm vụ này - và yêu cầu người có trách nhiệm ủy quyền kiểm tra lại tổng số - cũng có thể giảm lỗi nhập dữ liệu.
Cân nhắc doanh nghiệp nhỏ
Các doanh nghiệp nhỏ chỉ có một vài nhân viên hoặc với ngân sách tuyển dụng chặt chẽ có thể luôn luôn đạt được sự tách biệt hoàn toàn. Trong trường hợp này, kiểm soát giảm nhẹ là rất cần thiết. Mặc dù các biện pháp kiểm soát bồi thường là "thám tử" chứ không phải phòng ngừa, họ vẫn có thể đảm bảo hợp lý rằng bộ đang đáp ứng các mục tiêu giảm thiểu rủi ro. Ví dụ, xem xét các báo cáo hàng ngày và hàng tuần, thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ luân chuyển, tiến hành kiểm tra tại chỗ các giao dịch tài chính hoặc số lượng hàng tồn kho vật lý được công bố và lên lịch kiểm toán nội bộ hai năm là tất cả các biện pháp kiểm soát thám tử tốt.
