Bốn thành phần truyền thông là mã hóa, giải mã, phương tiện truyền dẫn và phản hồi. Người gửi tin nhắn liên lạc cá nhân hoặc doanh nghiệp mã hóa và truyền nó qua một hoặc nhiều phương tiện truyền thông đến người nhận, người giải mã nó và trả lời bằng cách cung cấp phản hồi. Trong kinh doanh, truyền thông hiệu quả được thực hiện các giao dịch, cho phép các nhà quản lý thúc đẩy nhân viên của họ và giúp các công ty tương tác với các bên liên quan. Truyền thông kém có thể dẫn đến tinh thần thấp, mất năng suất và thiếu niềm tin.
Mã hóa
Thành phần giao tiếp đầu tiên là mã hóa, đó là dịch các ý tưởng và khái niệm thành các biểu tượng và cử chỉ. Người gửi bắt đầu bằng cách quyết định tin nhắn được truyền đi. Ý tưởng tốt thường bị mất nếu quá trình mã hóa bị phá hỏng. Ví dụ, các cuộc hội thoại được trộn lẫn với các sự kiện không liên quan và logic phức tạp có thể khiến cho không thể có một cuộc đối thoại rõ ràng và hữu ích về các sự kiện, theo giáo sư John P. Kotter của Đại học Kinh doanh Harvard Lorne A. Whitehead. Các chiến lược truyền thông lừa đảo, chẳng hạn như sợ hãi, có thể tạo ra sự lo lắng về những rủi ro tưởng tượng cũng có thể khiến mọi người chống lại một ý tưởng tốt. Tác giả kinh doanh Theodore Kinni đã viết trong Harvard Business School Kiến thức làm việc rằng sức mạnh của truyền thông có thể được tối đa hóa bằng cách giải thích các sự kiện và không chỉ đọc chúng, và bằng cách sử dụng cảm xúc và biểu tượng để khuếch đại thông điệp và kết nối ngay lập tức với nhân viên.
Trung bình
Thông điệp được mã hóa được truyền qua một phương tiện hoặc kênh. Hai loại kênh kinh doanh cơ bản là bằng miệng và bằng văn bản. Truyền thông miệng có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc sử dụng các công nghệ dựa trên Internet như hội nghị truyền hình ảo và webcast. Giao tiếp bằng văn bản bao gồm các báo cáo và ghi nhớ trên phương tiện truyền thông trên giấy truyền thống hoặc trên phương tiện điện tử. Các kênh truyền miệng nhanh hơn vì người gửi và người nhận có thể sử dụng tín hiệu bằng lời và không lời để truyền thông điệp và cung cấp phản hồi gần như ngay lập tức. Đây là lý do tại sao các giám đốc điều hành đi khắp nơi trên thế giới để kết thúc các giao dịch kinh doanh vì việc thiết lập liên lạc và niềm tin cá nhân có thể khó khăn khi sử dụng email và các cuộc họp ảo.
Giải mã
Giải mã là công việc của người nhận tin nhắn. Nó liên quan đến việc giải thích các thông điệp bằng lời nói và phi ngôn ngữ được gửi bởi người gửi. Để giao tiếp kinh doanh thành công, các quá trình mã hóa và giải mã phải được đồng bộ hóa. Điều này đòi hỏi sự tin tưởng giữa người nhận và người gửi. Sự khác biệt về văn hóa thường đóng một phần trong việc xây dựng sự tin tưởng này, đặc biệt là trong việc giải thích các giao tiếp phi ngôn ngữ. Ví dụ, chỉ bằng một ngón tay là chấp nhận được ở Bắc Mỹ nhưng được coi là thô lỗ ở nhiều nơi ở Châu Á.
Phản hồi
Phản hồi là bước cuối cùng trong quy trình giao tiếp trong đó người nhận trả lời tin nhắn của người gửi. Tín hiệu này có thể bằng lời nói - ví dụ: "Có, tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời" - hoặc không lời, chẳng hạn như một tiếng thở dài hoặc một khoảng dừng dài để biểu thị sự bất đồng. Phản hồi cho phép người gửi thực hiện hành động khắc phục bằng cách truyền lại hoặc phát lại thông điệp bị hiểu lầm. Tuy nhiên, phản hồi nên được cung cấp nhanh chóng vì sự chậm trễ có thể giết chết ý tưởng kinh doanh và dẫn đến mất cơ hội kinh doanh.
