Trong các giao dịch kinh doanh, có thể có những lúc phát sinh vấn đề không thể giải quyết dễ dàng bằng các cuộc gọi điện thoại. Các vấn đề có thể phát sinh từ chất lượng hàng hóa nhận được, giao hàng trễ, dịch vụ kém, phạt thanh toán trễ hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trong khung thời gian cần thiết. Bạn cần đặt mối quan tâm của bạn bằng văn bản.
Xem lại đơn đặt hàng và thỏa thuận về các điều khoản có vấn đề về hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn không hài lòng. Nếu bạn đã thực hiện các cuộc gọi điện thoại, hãy gửi thư nêu rõ các vấn đề của bạn và những gì nhà cung cấp đã trả lời.
Viết một lá thư cho nhà cung cấp phác thảo mối quan tâm của bạn. Giữ các bản sao của tất cả các chữ cái bạn gửi cho nhà cung cấp. Sau mỗi lần liên hệ, hãy gửi cho nhà cung cấp một email xác nhận nêu rõ các vấn đề được giải quyết thỏa đáng và bất kỳ vấn đề nổi bật nào. Đây có thể là một lưu ý ngắn nhưng giữ cho nó tôn trọng và chuyên nghiệp.
Nếu bạn chưa nhận được sự hài lòng hoàn toàn, bạn cần phải mã hóa các khiếu nại của mình trong thư không hài lòng chính thức hơn cho nhà cung cấp. Các mục quan trọng cần có trong thư là: các điều khoản của thỏa thuận, ngày giao hàng hoặc ngày thực hiện, các vấn đề gặp phải và bản sao của các email bạn đã gửi liên quan đến các vấn đề.
Mặc dù một vụ kiện luôn có thể giải quyết vấn đề với nhà cung cấp, đây nên là biện pháp cuối cùng. Các vụ kiện rất tốn kém và mất thời gian. Nếu một vụ kiện là hoàn toàn cần thiết, thư khiếu nại của nhà cung cấp sẽ là một tài sản lớn cho trường hợp của bạn.
Lời khuyên
-
Giữ giọng điệu chuyên nghiệp và không sử dụng lời châm biếm hoặc đe dọa. Mục tiêu là để giải quyết các vấn đề không làm trầm trọng chúng.
