Một cuộc họp động lực đúng lúc và được thiết kế chu đáo có thể cung cấp cho nhân viên sự thúc đẩy họ cần để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh. Các cuộc họp tạo động lực có thể giúp thúc đẩy nhân viên đáp ứng các mục tiêu bán hàng mới được thiết lập hoặc phục hồi sau một quý chậm. Trước khi đi sâu vào kế hoạch cuộc họp, hãy xác định ngân sách cho nó. Nếu bạn không chắc chắn bạn có thể chi bao nhiêu, hãy hỏi đại diện kế toán để báo cáo cập nhật về ngân sách bộ phận của bạn cho các cuộc họp và sự kiện.
Hãy chu đáo
Xem xét môi trường làm việc và nhu cầu của nhân viên khi lên lịch cho cuộc họp tạo động lực. Nếu nhân viên trả lời một số ông chủ, hãy nói chuyện với các trưởng bộ phận khác để đảm bảo cuộc họp sẽ không can thiệp vào các nhiệm vụ khác. Tránh sắp xếp các cuộc họp động lực khi nhân viên có khối lượng công việc cực kỳ nặng. Cố gắng không lên kế hoạch cho họ vào các buổi chiều thứ Sáu, khi nhân viên bị phân tâm vào cuối tuần, hoặc sáng thứ Hai, khi nhân viên vẫn đang ổn định công việc. Nếu bạn cần phải sắp xếp cuộc họp trong thời gian bận rộn, hãy lên kế hoạch để duy trì cuộc họp ngắn và đi vào điểm chính. Để đảm bảo phòng họp không được đặt gấp đôi khi bạn cần, hãy thông báo cho bộ phận hành chính của công ty hoặc đặt qua hệ thống lập lịch.
Cung câp thưc ăn
Câu ngạn ngữ cũ "nếu bạn cho chúng ăn, chúng sẽ đến" đặc biệt đúng với các chức năng làm việc. Cung cấp thực phẩm truyền đạt cho nhân viên rằng cuộc họp là quan trọng và họ có giá trị. Điều này khuyến khích họ tham dự và tăng khoảng chú ý của họ. Bạn vẫn có thể cung cấp thực phẩm ngay cả khi bạn không có ngân sách lớn. Nhân viên sẽ mong đợi một mức chênh lệch lớn hơn vào giờ ăn, vì vậy đừng lên lịch gần với bữa trưa và bữa tối nếu bạn không đủ khả năng để tổ chức một bữa ăn đầy đủ. Thay vào đó, cung cấp bánh rán và cà phê cho một cuộc họp buổi sáng hoặc đồ ăn nhẹ ngon vào buổi chiều.
Làm bài tập về nhà đi
Nội dung động lực cụ thể cho cuộc họp của bạn sẽ phụ thuộc vào chủ đề và bối cảnh kinh doanh. Bất kể tình huống nào, một nghiên cứu nhỏ có thể tạo ra ảnh hưởng lớn đến cuộc họp của bạn. Đọc qua các báo cáo tiến độ của công ty và các tài liệu phản hồi để khám phá nơi nhân viên nản lòng, vật lộn hoặc thiếu động lực. Ghi lại một phác thảo của cuộc họp và tất cả các điểm bạn muốn giải quyết. Sắp xếp các điểm thành ba khái niệm chính, sẽ giúp nhân viên dễ tiêu hóa và ghi nhớ hơn. Ví dụ, ba khái niệm có thể là "chúng ta đã ở đâu, chúng ta đang ở đâu và chúng ta cần đi đâu".
Nói lời chân thành
Trên hết, hãy thẳng thắn, trung thực và chân thành với nhân viên của bạn. Tránh các bài phát biểu hoa mỹ và các chiến thuật tình cảm có thể đi ra như không trung thực. Thay vào đó, hãy trao quyền cho nhân viên của bạn bằng cách nhắc nhở họ về tất cả những gì họ đã đạt được. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các slide power point làm nổi bật những thành tựu và cải tiến quan trọng nhất mà một nhóm đã đạt được trong giai đoạn tài chính vừa qua để giúp thúc đẩy họ tiếp tục cải thiện. Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu của bộ phận hoặc của công ty. Vào cuối cuộc họp, hãy thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với công việc của họ và truyền đạt niềm tin thực sự của bạn rằng họ có thể đạt được hoặc vượt quá mục tiêu công việc.
