Không có gì lạ khi chủ doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ trả tiền cho khách hàng. Ví dụ: nếu bạn là nhà thiết kế web và dự án mà bạn đang làm việc tốn nhiều thời gian và công sức hơn bạn nghĩ, bạn có thể muốn tính phí nhiều hơn. Trong trường hợp này, việc phát hành một bản ghi nhớ hoặc ghi nợ cho khách hàng của bạn là điều hợp lý. Tài liệu này được sử dụng rộng rãi trên tất cả các ngành để thanh toán gia tăng, giao dịch ngân hàng và hơn thế nữa.
Lời khuyên
-
Bản ghi nhớ ghi nợ, hoặc bản ghi nhớ ghi nợ, là một hình thức do người bán phát hành để thông báo cho khách hàng rằng họ chưa được lập hóa đơn hoặc tính phí đủ. Nó có vai trò quản lý số dư do một hóa đơn cụ thể và sửa các lỗi thanh toán.
Bản ghi nhớ ghi nợ là gì?
Giả sử bạn sở hữu một đại lý tiếp thị kỹ thuật số và một trong những khách hàng của bạn yêu cầu các dịch vụ bổ sung sau khi đặt hàng.Bạn có thể phát hành một bản ghi nhớ ghi nợ hoặc một hóa đơn mới bao gồm các dịch vụ này. Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, cần phải ghi lại ghi nhớ ghi nợ vào bảng sao kê hàng tháng các khoản phải thu tồn đọng.
Các ngân hàng phát hành các bản ghi nhớ ghi nợ để thông báo cho khách hàng về các khoản phí cho các khoản thanh toán cho vay, lãi suất, phí kiểm tra bị trả lại, ghi nợ DDA và phí tín dụng, v.v. Tài liệu này cũng có thể được sử dụng để tính phí hoa hồng hoặc bù đắp số dư tín dụng còn lại trong tài khoản khách hàng. Hãy nghĩ về nó như một hóa đơn không chính thức.
Ghi nợ so với ghi nhớ tín dụng
Là chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là bạn hiểu sự khác biệt giữa ghi nhớ ghi nợ và tín dụng. Loại thứ hai được sử dụng để giảm số tiền mà người mua nợ nhà cung cấp. Người mua ghi lại mức giảm này trong số dư tài khoản phải trả của họ, trong khi các nhà cung cấp ghi lại vào số dư khoản phải thu của họ.
Nói chung, các công ty phát hành một bản ghi nhớ tín dụng khi lệ phí tính cho khách hàng quá cao. Ví dụ: một nhà máy có thể phát hành hóa đơn 2.000 đô la cho 200 đơn vị hàng hóa trong đó mỗi đơn vị có giá 10 đô la. Người mua thông báo cho nhà máy rằng năm đơn vị bị lỗi. Trong trường hợp này, nhà máy có thể phát hành một bản ghi nhớ tín dụng là $ 50 và ghi lại giao dịch vào các khoản phải thu.
Số tiền được chỉ định trong bản ghi nhớ tín dụng có thể được hoàn trả cho người mua hoặc áp dụng cho việc mua hàng. Giống như một bản ghi nhớ ghi nợ, tài liệu này thường dành cho một hóa đơn trước đó. Cả hai tài liệu đều có vai trò sửa lỗi hóa đơn và lỗi hóa đơn.
Tạo một bản ghi nợ
Một bản ghi nhớ ghi nợ tương đối đơn giản để tạo. Đầu tiên, hãy xác định số tiền khách hàng của bạn nợ. Tiếp theo, chọn một định dạng, chẳng hạn như phiếu thanh toán hoặc thư viết. Bao gồm các thông tin sau trong ghi nợ:
- Tên khách hàng và thông tin doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp và chi tiết liên lạc của bạn
- Số đăng ký thuế của công ty bạn
- Số tham chiếu khách hàng (tùy chọn)
- Số hóa đơn và ngày
- Mô tả ngắn gọn về hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua
- Số tiền người mua nợ
- Điều khoản thanh toán, bao gồm mọi khoản phí trễ hạn có thể áp dụng
Nêu lý do bạn phát hành một bản ghi nhớ ghi nợ. Mô tả những gì nợ và tại sao. Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp. Nếu ghi chú ghi nợ có liên quan đến hóa đơn trước đó, hãy bao gồm số của nó trong ghi chú của bạn. Tùy thuộc vào sở thích của bạn, bạn có thể sử dụng chương trình bảng tính, trình xử lý văn bản, phần mềm thanh toán hoặc mẫu ghi chú ghi nợ. Nhiều trang web, chẳng hạn như Smartsheet, Template.net và Biztree, cung cấp các mẫu miễn phí có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Tất cả bạn cần làm là điền, tải xuống và in biểu mẫu.
Khi bạn đã hoàn tất, hãy gửi bản ghi nhớ ghi nợ cho khách hàng của bạn. Nếu họ không thanh toán đúng hạn, hãy tạo và gửi một ghi chú ghi nợ khác. Cân nhắc sử dụng một chương trình phần mềm như QuickBooks để lưu hồ sơ chính xác về ghi nhớ ghi nợ và tín dụng, hóa đơn và các tài liệu tài chính khác.
