Được ban hành vào năm 1993, Đạo luật nghỉ phép y tế gia đình bảo vệ công việc của một số nhân viên phải nghỉ phép không lương để chăm sóc trẻ sơ sinh hoặc con nuôi hoặc cho một thành viên gia đình bị bệnh nặng. FMLA cũng bảo vệ công việc của những nhân viên bị ốm nặng hoặc bị thương và phải nghỉ việc để phục hồi. Bản chất y tế của hầu hết các yêu cầu FMLA kích hoạt các vấn đề riêng tư và bảo mật mà nhà tuyển dụng cần lưu ý.
Truyền thông thông tin y tế
Một số thông tin y tế không thể được giữ bí mật hoàn toàn. Chẳng hạn, để nghỉ phép FMLA được chấp thuận, chủ lao động phải xem xét đề nghị của bác sĩ dựa trên tình trạng sức khỏe nghiêm trọng. Bộ Lao động khuyến nghị sử dụng một hình thức tiêu chuẩn cho các khuyến nghị của bác sĩ về FMLA. Mẫu đơn cho phép bác sĩ cung cấp chi tiết về tình trạng này, bao gồm cả thời gian nghỉ phép cần thiết. Mẫu này có sẵn trực tuyến từ trang web của Bộ Lao động.
Truy cập thông tin y tế
Truy cập vào hồ sơ y tế được điều chỉnh bởi Đạo luật trách nhiệm và thông tin y tế. Đạo luật quy định chặt chẽ những người có quyền truy cập vào thông tin y tế từ đó có thể xác định danh tính của cá nhân. HIPAA được cân bằng để cung cấp thông tin cho nhân viên y tế để cho phép họ thực hiện công việc của mình và trong các trường hợp khác, chẳng hạn như các yêu cầu FMLA. Tuy nhiên, hành động yêu cầu quyền truy cập vào hồ sơ y tế bị hạn chế nghiêm trọng. Là chủ lao động tuân theo FMLA, bạn phải giới hạn quyền truy cập vào các hồ sơ y tế này chỉ dành cho những nhân viên được chỉ định, những người hoàn toàn phải có quyền truy cập vì lý do kinh doanh thực sự.
Lưu trữ thông tin y tế
Là chủ nhân, bạn phải bảo vệ thông tin y tế của nhân viên khỏi những người không được chỉ định truy cập. Tất cả hồ sơ y tế nên được lưu trữ riêng biệt từ các tập tin nhân sự. Các tệp y tế liên quan đến các yêu cầu FMLA nên được giữ trong các tủ tệp bị khóa mà chỉ những nhân viên được chỉ định mới có quyền truy cập. Khi fax và sao chép thông tin y tế của nhân viên, các giao thức nên được thiết lập và tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo quyền riêng tư của nhân viên. Ví dụ: nếu một biểu mẫu dữ liệu y tế vô tình bị bỏ lại trong một máy photocopy và sau đó được nhìn thấy bởi những người không được ủy quyền, thì công ty của bạn phải chịu trách nhiệm cho việc vi phạm quyền riêng tư, chứ không phải nhân viên sai lầm.
Quan tâm của nhà tuyển dụng
Thông thường trong các tình huống FMLA, người sử dụng lao động cần truy cập vào một số hồ sơ y tế của nhân viên của họ. HIPAA quy định cho nhân viên chỉ được ủy quyền bằng văn bản cho người sử dụng lao động chỉ được truy cập những hồ sơ phù hợp với điều kiện nghỉ phép FMLA, mà không cần ủy quyền để truy cập tất cả các hồ sơ y tế. Chủ lao động có thể yêu cầu ý kiến thứ hai dựa trên khuyến nghị của bác sĩ về FMLA và cũng có thể liên hệ trực tiếp với bác sĩ và thảo luận về tình trạng này. Các cuộc thảo luận như vậy cũng phải được ủy quyền của nhân viên. Nhân viên tìm kiếm FMLA phải cung cấp tài liệu đầy đủ và do đó nhiều khả năng sẽ cấp các ủy quyền này.
