Viết một kế hoạch hoặc quy trình quản lý dự án chi tiết liên quan đến việc ghi lại các bước và nhiệm vụ cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ. Kế hoạch hành động của bạn nên mô tả dự án hoàn chỉnh với tất cả các giai đoạn, bắt đầu bằng việc bắt đầu và tiếp tục thông qua giám sát, thực hiện, kiểm soát và đóng cửa, khuyến nghị Viện Quản lý Dự án. Bao gồm một cái nhìn tổng quan và chi tiết về phạm vi, lịch trình, chi phí và chất lượng. Bạn cũng nên liệt kê các thành viên trong nhóm dự án, chiến lược truyền thông, rủi ro, quy trình mua hàng và kỹ thuật để quản lý thay đổi.
Sử dụng một mẫu
Mặc dù bạn có thể tạo định dạng của riêng mình, nhưng thường dễ dàng hơn để bắt đầu với một thiết kế hiện có. Tải xuống một mẫu từ một trang web như Microsoft Office, PM Docs hoặc PM Links. Sử dụng một mẫu đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả các chủ đề cần thiết và duy trì tính nhất quán với từng dự án. Ngoài ra, một mẫu nhắc nhở bạn xác định những người sẽ phê duyệt kế hoạch của bạn, phân bổ tài trợ và cung cấp tài nguyên.
Các tuyên bố tổng quan được sử dụng để mô tả tình hình. Ví dụ, liệt kê các điều kiện kinh doanh đã kích hoạt nhu cầu cho dự án. Điều này có thể bao gồm phản hồi của khách hàng, kế hoạch của đối thủ cạnh tranh hoặc yêu cầu của nhà đầu tư. Tạo các phần cho phạm vi, lịch trình và ngân sách. Các phần này cung cấp chi tiết cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ bạn dự định tạo, các mốc dự án, số lượng người bạn cần để làm việc trong dự án và các ràng buộc ngân sách. Tạo một phần mô tả quy trình quản lý chất lượng của bạn và bao gồm chiến lược đảm bảo chất lượng và các sáng kiến kiểm soát chất lượng. Bằng cách ghi lại quá trình bạn dự định thực hiện, bạn đang nói với tất cả các thành viên trong nhóm những gì họ cần làm để hoàn thành các mục tiêu và mục tiêu của dự án.
Chi tiết
Liệt kê các thành viên trong nhóm dự án, vai trò và trách nhiệm của họ và các cam kết về thời gian trong các phần hỗ trợ. Ngoài ra, mô tả chiến lược truyền thông sẽ được tuân theo, chẳng hạn như hoàn thành báo cáo trạng thái hàng tuần và chạy các cuộc họp hàng tháng. Ví dụ: bạn có thể bao gồm một bảng cho biết những gì bạn muốn mỗi thành viên trong nhóm làm việc. Bao gồm các nhiệm vụ trong cột đầu tiên và ghi lại trạng thái trong cột thứ hai, chẳng hạn như không bắt đầu, đang tiến hành, đã hoàn thành hoặc bị trì hoãn. Thêm không gian cho một nhận xét bổ sung trong cột thứ ba.
Quá trình
Cuối cùng, mô tả các kế hoạch để xử lý bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào, chẳng hạn như sự chậm trễ của nhà cung cấp hoặc các yêu cầu bổ sung của các bên liên quan. Xác định các quy trình mua hàng và liệt kê các kỹ thuật để quản lý thay đổi, bao gồm cả những người được phê duyệt các điều chỉnh cho kế hoạch.
Sự chấp thuận
Khi kế hoạch của bạn kết thúc, hãy xem lại chi tiết với nhóm dự án. Kết hợp phản hồi của họ trước khi phân phối nó cho các bên liên quan của bạn để phê duyệt. Sau khi kế hoạch được phê duyệt, hãy bắt đầu thực hiện theo các bước. Thông báo cho các thành viên trong nhóm về tiến trình, tuân theo quy trình trong chiến lược truyền thông của bạn. Khi công việc tiếp tục, hãy đánh giá nỗ lực của bạn để bạn có thể kết hợp các kỹ thuật bạn học được vào dự án tiếp theo.
