Đã qua rồi cái thời mà kế toán sử dụng sổ cái sổ cái và một cây bút chì sắc nét để ghi lại các mục kế toán. Kế toán trên máy vi tính đã trở nên phổ biến ở nhiều công ty, từ các công ty Fortune 100 cho đến các doanh nghiệp solopreneur một người.
Do internet và sự sẵn có của cả hệ thống trực tuyến và máy tính để bàn, chi phí cho phần mềm kế toán đã giảm và một số nhà cung cấp thậm chí còn cung cấp các hệ thống sổ sách trực tuyến thu nhỏ miễn phí. Mặc dù các hệ thống này có thể có một số hạn chế, chẳng hạn như không thể theo dõi hàng tồn kho, nhưng chúng thường cung cấp đủ chức năng cho các doanh nghiệp nhỏ hơn hoặc dựa trên dịch vụ như tư vấn và các công ty liên quan đến dịch vụ khác.
Hệ thống kế toán trên máy vi tính là gì?
Hệ thống kế toán trên máy vi tính bao gồm phần mềm được thiết kế để theo dõi tất cả các giao dịch kế toán của công ty bạn, với mục tiêu tạo ra sản lượng tài chính cho báo cáo hàng tháng, báo cáo tài chính hàng năm, thông tin khai thuế và các cấu hình báo cáo khác được sử dụng để phân tích hoạt động, hiệu quả và lợi nhuận của công ty bạn.
Mặc dù các hệ thống phần mềm trực tuyến miễn phí hoặc chi phí thấp không cung cấp nhiều tùy chỉnh cho doanh nghiệp cụ thể của bạn, các công ty lớn hơn thường sử dụng gói phần mềm hệ thống kế toán trên máy vi tính đã được cài đặt trên máy chủ máy tính lớn của công ty và cung cấp cho nhiều người dùng.
Loại phần mềm kế toán trên máy vi tính quy mô lớn này thường đi kèm với mức độ tùy biến lớn. Các công ty có thể có phần mềm được thiết kế để chứa nhiều loại tiền tệ, các thực thể kinh doanh ở các khu vực khác nhau trên thế giới và các chi nhánh của công ty bán các bộ sản phẩm khác nhau. Ngoài ra, nó có thể được tùy chỉnh để tạo ra một loạt các báo cáo tài chính tính toán các số liệu hiệu suất chính được dành riêng cho ngành công nghiệp và các tiêu chuẩn hoạt động của công ty.
Ai sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính?
Dường như bất cứ ai trong kinh doanh đều có thể sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính ngày nay vì có nhiều giải pháp phù hợp với nhu cầu của hầu hết mọi quy mô và loại hình công ty. Ví dụ, một phần mềm kế toán rất phổ biến, Quickbooks, đã được sử dụng trong nhiều năm bởi một loạt các công ty từ nhỏ đến vừa. Công ty cung cấp cả phiên bản trực tuyến và máy tính để bàn của phần mềm và phần mềm này có thể cung cấp một lượng tùy chỉnh kha khá với mức giá khá tiết kiệm.
Thiết lập hệ thống
Công việc liên quan đến việc thiết lập một hệ thống phần mềm kế toán trên máy vi tính khác nhau tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn làm tư vấn viên không có nhân viên, bạn có thể bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến ngay lập tức để ghi lại số giờ bạn đã sử dụng, lưu trữ tất cả thông tin tên và địa chỉ của khách hàng, xuất hóa đơn và ghi lại thanh toán từ khách hàng của bạn.
Ví dụ: nếu bạn cho phép khách hàng thanh toán trong vòng 30 ngày, phần mềm kế toán ngoài luồng có sẵn tài khoản khoản phải thu, cho phép bạn ghi lại các giao dịch và sau đó xem tất cả các khoản thanh toán chưa thanh toán của bạn từ khách hàng, cùng với ngày bạn đã xuất hóa đơn để bạn có thể xem tuổi của hóa đơn chưa thanh toán.
Đối với một công ty có hoạt động phức tạp hơn, hầu hết các phần mềm cho phép bạn thiết kế biểu đồ tài khoản với mã tài khoản và danh mục duy nhất cho công ty của bạn và loại hình kinh doanh. Điều này có thể giúp giữ dữ liệu được sắp xếp khi bạn ghi lại các mục cho một số đơn vị hoặc bộ phận kinh doanh nhất định. Nó cũng sẽ cho phép bạn tạo một bộ báo cáo tài chính hoặc báo cáo để xem xét lợi nhuận của công ty bạn theo đơn vị hoặc bộ phận, tùy thuộc vào cách bạn đã thiết kế hệ thống của mình.
Kế toán tiền mặt tích lũy trong hệ thống
Bạn có thể ghi lại các giao dịch kế toán của mình trên cơ sở tiền mặt hoặc tích lũy trong hầu hết các phần mềm kế toán. Nói một cách đơn giản, sự khác biệt chính giữa hệ thống kế toán tiền mặt và dồn tích nằm ở sự hiện diện của các tài khoản phải thu và các khoản phải trả. Tiền mặt và kế toán dồn tích khác nhau dựa trên cách bạn ghi lại thời gian của các khoản thu tiền mặt từ doanh thu và tiền chi tiêu để thanh toán chi phí của bạn.
Khi bạn trả tiền cho mọi thứ hoặc được trả bằng tiền mặt, doanh số và chi phí được ghi lại theo thời gian thực. Khi bạn sử dụng kế toán dồn tích, bạn ghi lại doanh số khi bạn kiếm được chúng và chi tiêu khi bạn phải chịu chúng, ngay cả khi bạn chưa nhận được doanh thu bán hàng hoặc đã trả chi phí. Ví dụ: trong một hệ thống kế toán dồn tích, bạn sẽ thực hiện một mục nhập mỗi tháng để tích lũy tiền cho một chính sách bảo hiểm mà bạn cần phải trả vào cuối năm. Bạn sẽ ghi lại mục này trong một tài khoản tài sản được gọi là bảo hiểm trả trước. Bạn sẽ ghi lại giao dịch như thể tiền đã được sử dụng bằng cách giảm số dư tài khoản tiền mặt của công ty bạn và tương ứng tăng số dư của tài khoản bảo hiểm trả trước mỗi tháng.
Là hoàn thuế Tiền mặt hoặc cơ sở dồn tích?
Những lý do chính đáng để sử dụng phần mềm kế toán bao gồm các chức năng thu thập và báo cáo dữ liệu. Khi thời gian nộp thuế xuất hiện, phần mềm giúp bạn dễ dàng tích lũy dữ liệu doanh thu và chi phí của mình để hoàn thành chính xác và hiệu quả các công ty khai thuế liên bang và tiểu bang của bạn.
Dữ liệu kế toán mà bạn sử dụng để điền vào tờ khai thuế của bạn có thể dựa trên cơ sở tiền mặt hoặc dồn tích, tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn và phương pháp kế toán bạn đã chọn sử dụng. IRS có một số quy tắc nhất định sẽ giúp bạn quyết định xem tiền mặt hay kế toán dồn tích phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ: nếu công ty của bạn kiếm được ít hơn 1 triệu đô la doanh thu mỗi năm, bạn có thể sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt. Nếu bạn có hàng tồn kho, IRS yêu cầu bạn sử dụng kế toán cơ sở dồn tích cho phần hàng tồn kho của doanh nghiệp của bạn một cách cụ thể. Với một vài ngoại lệ, nếu doanh nghiệp của bạn là một công ty C, IRS yêu cầu bạn sử dụng kế toán cơ sở dồn tích để bạn sẽ khai thuế trên cơ sở dồn tích.
Khi công ty của bạn nộp tờ khai thuế đầu tiên, bạn sẽ chọn phương thức tích lũy hoặc tiền mặt. IRS yêu cầu bạn chọn bất kỳ phương pháp nào mang lại cái nhìn đầy đủ và chính xác nhất về thu nhập và chi phí của công ty bạn. Nó cũng yêu cầu bạn sử dụng phương pháp tương tự từ năm này sang năm khác. Mặt khác, nó trở nên rất khó khăn nếu IRS cần so sánh dữ liệu hiện tại của bạn với các số liệu lịch sử của bạn. Nếu bạn quyết định thay đổi phương pháp kế toán của mình, bạn phải sử dụng Biểu mẫu 3115 của IRS để yêu cầu sự cho phép.
Chức năng hệ thống
Phần mềm kế toán trên máy vi tính có thể là cơ sở, cung cấp các kiến thức cơ bản về sổ sách hoặc bạn có thể sử dụng giải pháp phần mềm hoàn chỉnh không chỉ cung cấp sổ sách mà còn quản lý hàng tồn kho, theo dõi phân phối, sản xuất và theo dõi tiến độ công việc, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý thời gian và dự án và nhiều hơn nữa.
Do sự phát triển phần mềm liên tục, các gói kế toán có thể thực hiện nhiều công việc giao dịch hàng ngày hơn và giải phóng bạn để thực hiện các công việc giá trị gia tăng khác trong doanh nghiệp của bạn.
Bạn phải trả tiền để suy nghĩ về cách bạn hình dung sự phát triển kinh doanh của mình và đảm bảo rằng phần mềm kế toán của bạn có khả năng mở rộng, có nghĩa là nó có thể chứa thêm tài khoản, đơn vị kinh doanh bổ sung và có thể xử lý số lượng lớn hơn các đơn vị hàng tồn kho hoặc gắn vào mã vạch của bên thứ ba hệ thống phần mềm, trong số những thứ khác. Ví dụ: nếu bạn vận hành một cửa hàng bán lẻ, bạn có thể tự động ghi lại các giao dịch máy tính tiền trong phần mềm kế toán tùy thuộc vào hệ thống bạn chọn, sử dụng máy quét mã vạch và thẻ sản phẩm được mã hóa để nhập thông tin vào hệ thống của bạn.
Phần mềm kế toán Ưu điểm
Sử dụng phần mềm kế toán cung cấp cho công ty của bạn một số lợi ích. Đầu tiên và quan trọng nhất, cấu trúc và kỷ luật của một hệ thống kế toán trên máy vi tính đảm bảo rằng công ty của bạn có thể tạo ra các báo cáo tài chính chính xác. Điều này đặc biệt quan trọng nếu công ty của bạn cần cung cấp các khoản này cho các mục đích sử dụng bên ngoài như tài chính ngân hàng hoặc nếu bạn cần trình bày báo cáo tài chính theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP).
Phần mềm kế toán có thể tiết kiệm thời gian, đặc biệt nếu bạn muốn tạo ngân sách hoặc dự báo. Bạn chỉ cần tạo một báo cáo về dữ liệu lịch sử của mình và chiếu nó về phía trước với một vài điều chỉnh để tạo ra ngân sách hoặc dự báo năm tới của bạn.
Bạn cũng có thể hợp lý hóa và thêm hiệu quả cho quy trình kế toán tổng thể của mình, đặc biệt là nếu bạn có thể đào tạo nhân viên hành chính để giúp thực hiện một số nhiệm vụ kế toán thường xuyên hơn, chẳng hạn như nhập hóa đơn vào hệ thống thanh toán của bạn.
Khi bạn tạo hóa đơn công ty, phần mềm kế toán của bạn sẽ tự động thêm số tiền vào số dư khoản phải thu của công ty bạn. Tất cả các chức năng này hoạt động cùng nhau trong cùng một phần mềm kế toán giúp giảm lỗi và giúp bạn đảm bảo rằng bạn không để bất kỳ giao dịch nào trượt qua vết nứt.
Nhược điểm phần mềm
Một vài nhược điểm tồn tại khi sử dụng các hệ thống kế toán trên máy vi tính, mặc dù chúng vẫn có ý nghĩa hơn là giữ sách của bạn bằng giấy sổ cái và bút chì. Khi bạn hiểu được những nhược điểm tiềm ẩn, bạn có thể thực hiện các bước để đảm bảo rằng những vấn đề này không trở thành vấn đề trong doanh nghiệp của bạn. Hệ thống kế toán có thể phức tạp và hơi khó khăn cho nhân viên sử dụng. Một gói kế toán barebones có thể là đúng nếu bạn hoặc nhân viên của bạn không có mong muốn hoặc yêu cầu để hiểu các sắc thái và chi tiết của kế toán.
Ví dụ, nếu bạn có một công ty được thành lập hoặc một công ty có cấu trúc phức tạp bao gồm hàng tồn kho, công việc đang thực hiện, một số thực thể kinh doanh và giao dịch giữa các công ty, ví dụ, công ty của bạn sẽ yêu cầu một hệ thống kế toán phức tạp hơn nhiều cùng với được đào tạo chuyên sâu hơn nhân viên để quản lý nó.
Bạn có thể có chi phí liên tục cho một hệ thống kế toán. Nếu bạn chọn phiên bản Quickbooks trực tuyến chẳng hạn, bạn sẽ có một khoản phí hàng tháng liên tục. Các gói phần mềm lớn hơn, đặc biệt là các gói được cài đặt trên máy chủ của công ty bạn, thường tính phí cho các giấy phép. Ví dụ: giả sử công ty của bạn có 10 người cần truy cập hệ thống kế toán của bạn. Nhà cung cấp phần mềm có thể tính phí cho bạn một lần, phí hàng năm hoặc hàng tháng cho mỗi giấy phép người dùng ngoài chi phí cơ bản cho việc mua phần mềm.
Như với bất kỳ phần mềm nào cho bất kỳ mục đích nào, các nhà phát triển liên tục cải tiến và cập nhật phần mềm để có thể phát triển với các thay đổi về điện toán hoặc thay đổi trong lĩnh vực này. Do đó, dự kiến sẽ có thời gian chết thỉnh thoảng, đặc biệt nếu bạn sử dụng phần mềm dựa trên trực tuyến và thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của bạn.
Thực hiện nghiên cứu của bạn khi lựa chọn phần mềm kế toán máy tính phù hợp cho công ty của bạn. Không có gì thú vị khi bạn làm tất cả công việc để triển khai phần mềm và tải dữ liệu của mình, chỉ sau một hoặc hai năm, phần mềm bạn chọn có quá ít tính năng và không thể đáp ứng cho doanh nghiệp đang phát triển của bạn hoặc có quá nhiều tính năng không liên quan làm cho nó phức tạp hơn nó cần phải được.
Dịch vụ khách hàng là một yếu tố quan trọng khác, vì vậy hãy chọn một công ty có thể cung cấp cho bạn, tốt nhất là hỗ trợ 24/7 và một người trực tiếp để nói chuyện thay vì chỉ là một cơ sở tri thức trực tuyến. Ngoài ra, hãy nhớ rằng nếu bạn sử dụng hệ thống kế toán dựa trên đám mây, thông tin tài chính nhạy cảm có thể bị phơi bày trước các tin tặc trực tuyến, vì vậy hãy thực hiện các bước để bảo mật dữ liệu và kết nối internet của công ty bạn.
Nâng cấp hệ thống
Nếu bạn bắt đầu kinh doanh bằng cách sử dụng phần mềm kế toán giảm giá, hoặc thậm chí là hệ thống sổ sách kế toán thủ công, đến một lúc nào đó, bạn có thể quyết định nâng cấp kế toán trên máy vi tính để đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới. Để làm cho quá trình chuyển đổi không gây đau đớn và giúp công ty của bạn thành công trong kế toán, việc này giúp thực hiện một số công việc chuẩn bị trước khi bạn thực hiện chuyển đổi sang gói phần mềm kế toán mới.
Bắt đầu bằng cách làm sạch dữ liệu lịch sử của bạn, bởi vì nếu bạn có thông tin kế toán chứa thông tin đầu vào không chính xác, bị sai lệch hoặc thông tin không đầy đủ, những lỗi này sẽ chuyển sang hệ thống mới của bạn và khiến bạn khó có được tính toàn vẹn trong sổ kế toán.
Chuyển sang hệ thống mới của bạn vào cuối năm hoặc ít nhất là vào cuối quý, để bạn có thể có một ngày giới hạn sạch sẽ. Điều này sẽ giúp bạn trong tương lai khi bạn cần nhìn lại các giao dịch lịch sử nhất định. Tiếp theo, xem qua biểu đồ tài khoản của công ty bạn để biết bất kỳ lỗi nào và thêm bất kỳ tài khoản mới nào nếu cần. Xem lại danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, danh sách nhân viên và bất kỳ danh sách nào khác có trong phần mềm kế toán của bạn có thể bao gồm các tài khoản cũ, chưa sử dụng hoặc các mục trùng lặp.
Yêu cầu kế toán của bạn kiểm toán từng tài khoản sổ cái chung trên số dư dùng thử của công ty bạn để xác minh rằng số dư tài khoản thực sự chính xác. Hệ thống mới của bạn có thể không thể cung cấp chi tiết đằng sau các giao dịch này, có nghĩa là nếu bạn chuyển tiếp số dư tài khoản có lỗi, bạn sẽ không có bất kỳ thông tin nào trong hệ thống mới để giúp giải quyết các lỗi hoặc không chính xác. Cuối cùng, hãy tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc CPA của bạn để xem liệu anh ấy có thể xem lại thiết lập hệ thống của bạn hay không và đề xuất bất kỳ sửa đổi nào có thể hợp lý hóa hoặc thêm hiệu quả cho quy trình công việc kế toán của bạn.
