Một sơ đồ quy trình công việc thể hiện trực quan sự chuyển động và chuyển giao tài nguyên, tài liệu, dữ liệu và nhiệm vụ thông qua toàn bộ quy trình làm việc cho một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định. Một sơ đồ được xây dựng thành công sẽ thể hiện quy trình làm việc chính xác một cách nhanh chóng và rõ ràng.
Cải thiện hiệu quả và tránh tắc nghẽn
Nhiều quy trình làm việc có thể phức tạp và phức tạp, vì vậy điều quan trọng là thể hiện trực quan cách thức các nhiệm vụ được hoàn thành để cải thiện sự hiểu biết và hiệu quả của nhân viên. Sơ đồ quy trình làm việc nêu rõ ai chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn, tài liệu và tài nguyên nào họ cần và lượng thời gian cần thiết ở mỗi giai đoạn. Biết vai trò của nhân viên và yêu cầu tài nguyên cho sản xuất cho phép quản lý dễ dàng xác định điểm yếu và giảm bớt tắc nghẽn. Nút cổ chai là bất kỳ khía cạnh nào của quy trình làm việc cản trở và làm chậm thời gian chu kỳ chung của quy trình.
Tăng tính trách nhiệm và truyền thông
Trực quan đại diện cho toàn bộ quy trình công việc cho phép nhân viên hiểu rõ hơn không chỉ trách nhiệm công việc của họ, mà cả các nhân viên khác Vai trò của họ, điều này làm tăng trách nhiệm. Tạo một sơ đồ quy trình làm việc chính xác, thành công làm tăng kiến thức tại nơi làm việc do yêu cầu nghiên cứu và biên soạn dữ liệu. Giao tiếp cũng được cải thiện khi nhân viên hiểu rõ hơn về quy trình làm việc.
Sử dụng hình dạng để hiển thị hoạt động
Sơ đồ quy trình làm việc sử dụng các hình dạng cụ thể tương ứng với các loại hoạt động khác nhau. Một hình bầu dục cho thấy nơi công việc bắt đầu và kết thúc. Hình chữ nhật đại diện cho một hoạt động quá trình, nhiệm vụ hoặc phân tích. Kim cương biểu thị một quá trình ra quyết định, thường dẫn đến hai hướng công việc có thể. Nếu câu trả lời cho một quyết định là có, quy trình làm việc sẽ tiếp tục trên tuyến dự định, nhưng nếu câu trả lời là không, quy trình làm việc có thể phải thực hiện một lộ trình khác để giải quyết vấn đề. Một sơ đồ với rất nhiều hình dạng kim cương có thể khó theo dõi trực quan hơn. Vòng tròn đại diện cho các kết nối từ hoạt động này sang hoạt động khác.
Thực hiện các sơ đồ quy trình làm việc
Mặc dù thiết kế sơ đồ quy trình công việc có thể là một quá trình mở rộng và tốn thời gian, nhưng việc thực hiện nó có thể khó khăn hơn. Người quản lý không thể đơn giản đăng một sơ đồ tại nơi làm việc và mong đợi nhân viên giao hàng cho nó mà không có bất kỳ hướng dẫn nào. Hầu hết các sơ đồ cần phải được kết hợp với một lý thuyết cải tiến quy trình công việc như sản xuất tinh gọn, Six Sigma hoặc quản lý chất lượng tổng thể. (Xem tài liệu tham khảo 1)
Các lựa chọn thay thế cho sơ đồ quy trình làm việc
Một số doanh nghiệp sử dụng các lựa chọn thay thế cho sơ đồ quy trình làm việc như quy trình, lập kế hoạch kinh doanh và kiểm soát dòng chảy. Một quy trình, hoặc sơ đồ quy trình, là một khái niệm rất giống với sơ đồ quy trình công việc và quy trình công việc. Một quy trình làm việc cụ thể hơn quy trình công việc, tập trung nhiều vào đầu vào và đầu ra hơn là chuyển dữ liệu, tài liệu và trách nhiệm công việc. Lập kế hoạch kinh doanh tập trung nhiều hơn vào các mục tiêu dài hạn hơn là cải thiện quy trình làm việc hiện tại. Các nhà quản lý quan tâm đến kiểm soát dòng chảy đặc biệt tìm cách cải thiện kiểm soát hàng tồn kho.
