Quản lý danh mục dự án là một quá trình mà các tổ chức và doanh nghiệp có thể sắp xếp, xem và phân tích các dự án hiện tại của họ. Nó thường được sử dụng để ưu tiên các dự án khác nhau; chúng thường được sắp xếp thành các loại khác nhau như tài chính, tăng trưởng và lợi ích. Danh mục đầu tư dự án cuối cùng cho phép hội đồng quản trị hoặc giám đốc quản lý có được cái nhìn rộng hơn và hiểu sâu hơn về các chủ trương hiện tại của công ty.
Tổng hợp một bản kiểm kê các dự án hiện tại của doanh nghiệp. Bao gồm mọi cam kết mà doanh nghiệp hiện có, dù nhỏ đến đâu. Cung cấp đủ thông tin mô tả cho từng dự án để có thể so sánh và quản lý chúng. Ví dụ: chi tiết chi phí tài chính dự kiến của dự án, mục tiêu dự định, lợi ích, thời gian ước tính và cách dự án hỗ trợ chiến lược chung của công ty.
Ví dụ, một công ty nhà ở có thể biên dịch một kho lưu trữ có chứa dự án sáng kiến hành vi chống đối xã hội, dự án tái tạo bất động sản và xây dựng mới. Công ty cũng có thể viết rằng dự án tái tạo bất động sản trị giá 1 triệu đô la, sẽ mất khoảng 3 năm để hoàn thành và sẽ chứa 800 gia đình mới.
Tải thông tin này bằng điện tử; điều này sẽ đảm bảo rằng dữ liệu có thể được so sánh nhanh hơn và hiệu quả hơn so với nhóm của con người. Dữ liệu điện tử cũng có thể được chuyển qua email và trao cho giám đốc công ty ngay lập tức.
Sắp xếp một cuộc họp cho công ty quản lý và giám đốc bộ phận (nhóm quản lý danh mục đầu tư hoặc PMT). Những cá nhân này sẽ có kiến thức rộng nhất về doanh nghiệp và có thể đưa ra quyết định sáng suốt vì lợi ích tốt nhất của công ty. Yêu cầu họ trước cuộc họp để xem xét dữ liệu và tiếp thu thông tin để thảo luận.
Đảm bảo rằng nhóm danh mục đầu tư đồng ý về các tiêu chí ưu tiên cho một dự án. Các vấn đề như tài chính và lợi ích thường được sử dụng để xác định mức độ ưu tiên, nhưng các vấn đề khác như tiềm năng có thể được xem xét.
Gọi cho cuộc họp và ưu tiên các dự án hiện tại được thực hiện bởi công ty. Ưu tiên cho các dự án dựa trên tiềm năng tài chính, tăng trưởng và lợi ích của họ. Các dự án ưu tiên cao nhất sẽ đòi hỏi sự chú ý liên tục, trong khi các dự án ưu tiên thấp hơn khác có thể được tổ chức hoặc loại bỏ hoàn toàn khỏi chương trình nghị sự của công ty.
Đánh giá lại quản lý dự án của công ty bằng cách gọi PMT cùng nhau một cách thường xuyên. Sắp xếp các tư vấn hàng quý, hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần và thảo luận xem một số dự án nhất định cần hỗ trợ nhiều hơn (do đó nâng cao mức độ ưu tiên của họ) hoặc có thể được đưa xuống danh sách.
