Hầu hết các công ty hiện đại đều có phương pháp điện tử hoặc máy tính để theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Điều này không phải lúc nào cũng đúng với các doanh nghiệp nhỏ hơn và rất hiếm đối với các nhà thầu độc lập. Điều quan trọng là bạn theo dõi chính xác số giờ làm việc của nhân viên cho mục đích trả lương cũng như hồ sơ thuế. Tìm hệ thống phù hợp với bạn và gắn bó với nó một cách nhất quán trong suốt cả năm để có hồ sơ chính xác và tốt nhất.
Nghiên cứu các phương pháp theo dõi khác nhau và quyết định xem phương pháp nào phù hợp nhất với nơi làm việc của bạn. Nhiều doanh nghiệp rất nhỏ có được bằng nhật ký công việc giấy, với mỗi tuần được giữ trong một cuốn sổ bìa. Nếu bạn có một máy tính trên trang web, bạn có thể muốn sử dụng một chương trình Excel được thiết kế để ghi lại bảng lương. Chọn phương pháp dễ nhất cho mọi người sử dụng nhất quán.
Viết ra tất cả các quy tắc về giờ theo dõi và đăng chúng ở một nơi nổi bật. Bao gồm các chi tiết về những việc cần làm nếu bạn kiểm tra sớm hay muộn, cho dù bạn sẽ sử dụng thời gian quân sự hay dân sự, các quy tắc làm tròn số phút và bất kỳ quy định nào khác bạn muốn thực thi.
Giữ mục lưu giữ hồ sơ nơi mọi người có quyền truy cập vào nó. Giữ một cuốn sổ có bảng chấm công trên kệ trong văn phòng, hoặc phía trên thanh ghi chính. Cho phép mọi người truy cập vào máy tính bằng chương trình Excel hoặc vào bảng chấm công nếu họ sẽ được người quản lý chuyển đến chương trình.
Kiểm tra phương pháp theo dõi của bạn trên cơ sở hàng tuần để ghi lại tổng số giờ cho mỗi nhân viên. Tìm kiếm các lỗi trong lưu trữ hồ sơ, như nhân viên quên kiểm tra trong hoặc ngoài và thực hiện các phương pháp để sửa các vấn đề này.
