Chính sách và thủ tục kế toán không phải là một và giống nhau, mặc dù công nhân trong một văn phòng thường nhầm lẫn giữa hai điều này. Chính sách kế toán đại diện cho các hướng dẫn hoặc quy tắc xác định những gì bộ phận kế toán mong đợi trong một tình huống nhất định. Bằng cách tạo ra các chính sách, bộ phận kế toán đảm bảo rằng các quy tắc và tiêu chuẩn của công ty được duy trì và tuân thủ một cách nhất quán bởi tất cả những người bị ảnh hưởng. Quy trình thể hiện khía cạnh của phương trình bằng cách xác định các bước riêng lẻ để đảm bảo chính sách kế toán của công ty được duy trì và kiểm soát nội bộ được áp dụng.
Xác định chính sách
Khi đưa ra chính sách kế toán và sổ tay thủ tục được sử dụng bởi kế toán viên và những người khác trong công ty, trước tiên bạn phải xác định từng quy tắc hoặc hướng dẫn là một chính sách riêng mà bạn muốn mọi người tuân theo. Không trộn lẫn các chính sách với nhau, vì nó quá khó hiểu. Bộ phận kế toán tạo ra các chính sách dòng tiền, chính sách hoàn trả tiền đi lại, chính sách tiền mặt nhỏ, chính sách phải trả tài khoản hoặc chính sách thanh toán, chỉ để nêu một vài tên. Chính sách nên xác định quy tắc - được gọi là quy tắc - và bao gồm ai phải tuân thủ quy tắc đó và tại sao phải tuân thủ quy tắc này. Chính sách và thủ tục được duy trì như các tài liệu riêng biệt.
Viết tổng quan
Mỗi chính sách phải bao gồm một tổng quan hoặc tóm tắt về hướng dẫn hoặc quy tắc. Tổng quan đến đầu tiên, với thông tin chi tiết bao gồm các chi tiết cụ thể. Ví dụ, một bộ phận kế toán có thể có chính sách quỹ tiền mặt nhỏ, chi tiết số tiền sẽ được cung cấp cho tiền mặt nhỏ, loại mua mà nó chi trả và chức danh của người chịu trách nhiệm đảm bảo duy trì đúng. Chính sách này không liệt kê tên của mọi người, mà thay vào đó, chức danh hoặc chức vụ trong công ty chịu trách nhiệm về nó.
Phác thảo các thủ tục
Các thủ tục là quá trình từng bước mà các cá nhân tuân thủ chính sách của công ty.Chẳng hạn, bộ phận kế toán có thể thiết lập chính sách dòng tiền chỉ định số lượng tiền hoạt động nên có sẵn tại mọi thời điểm và những gì phải xảy ra nếu không có sẵn. Nhưng để đảm bảo chính sách được duy trì, một người nào đó trong bộ phận kế toán phải hoàn thành việc đối chiếu tài khoản ngân hàng. Quy trình đối chiếu ngân hàng có các bước chi tiết về cách thực hiện hòa giải ngân hàng để đảm bảo chính sách dòng tiền được tuân thủ. Để viết thủ tục, hãy phác thảo từng bước phải diễn ra, bao gồm cả tiêu đề của những người hoàn thành từng bước và những gì xảy ra trong các bước tiếp theo.
Đánh số các bước
Viết các thủ tục theo thứ tự các bước phải xảy ra. Ví dụ: sử dụng quy trình đối chiếu ngân hàng, bắt đầu với điều đầu tiên cần xảy ra, chẳng hạn như: báo cáo ngân hàng sẽ được đưa ra cho người quản lý kế toán. Bao gồm các bước mà người quản lý kế toán phải thực hiện trước khi chuyển công việc đối chiếu thực tế cho người khác trong kế toán. Điều này có thể bao gồm những thứ như đánh giá nhanh về sự không nhất quán kiểm tra, tên người nhận thanh toán và hơn thế nữa.
Hướng dẫn thủ tục và chính sách
Bao gồm một danh sách các chức danh trong bộ phận kế toán với các mô tả ngắn gọn về các nhiệm vụ được thực hiện bởi từng vị trí trong công ty ở phía trước của hướng dẫn thủ tục và chính sách. Điều này giúp tạo ra các kiểm soát nội bộ trong khi đảm bảo phân tách nhiệm vụ. Viết chính sách trên các trang riêng lẻ, tạo một trang mới hoặc bộ trang cho mỗi chính sách. Mỗi chính sách nhận tiêu đề và tiêu đề riêng trong mục lục để giúp mọi người dễ dàng tra cứu chúng. Sau chính sách, bao gồm tất cả các quy trình trên trang riêng của họ làm bản sao lưu. Mục lục có thể bao gồm "Chính sách dòng tiền", như một tiêu đề chính với các tiêu đề phụ và các trang riêng của chúng bao gồm "Hòa giải ngân hàng", "Hòa giải tài khoản ngân hàng chung" hoặc bất kỳ thủ tục nào khác áp dụng cho chính sách cụ thể đó.
