Tổ chức một cuộc họp kinh doanh thành công không chỉ liên quan đến nội dung và các thành viên của cuộc họp, mà còn liên quan đến việc sắp xếp đồ đạc. Để sắp xếp một cách hiệu quả một phòng cho một cuộc họp kinh doanh, bạn sẽ muốn xem xét chức năng của cuộc họp và tạo ra không khí và không gian làm việc phù hợp cho năng suất. Nếu phòng được sắp xếp tốt cho cuộc họp của bạn, các cộng sự sẽ có thể làm việc và hoạt động mà không bị gián đoạn hoặc mất tập trung để tận dụng triệt để thời gian họp có sẵn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Những cái bàn
-
Nhieu cai ghe
-
Phụ kiện thuyết trình
-
Quan hệ Zip
-
Băng keo
-
Đèn
-
Bảng phụ, khi cần thiết
-
Đồ ăn thức uống
Xem xét chức năng của phòng và đặt bàn cho phù hợp. Một cuộc họp kiểu thảo luận nên sử dụng kiểu bàn tròn bằng cách sắp xếp các bảng thành một vòng tròn hoặc hình bán nguyệt để mỗi người tham gia có thể nhìn thấy mọi người khác. Các bài thuyết trình có thể sử dụng một phòng họp được thiết lập với một hình chữ nhật lớn hoặc đặt các bảng nhỏ hơn thành hàng với mỗi người tham gia cùng hướng.
Sắp xếp chỗ ngồi của bạn xung quanh các bàn theo cách bố trí bàn của bạn bằng cách sử dụng những chiếc ghế thoải mái phù hợp với thời lượng của cuộc họp. Ghế nhựa cứng chỉ nên được sử dụng cho các cuộc họp ngắn (giờ hoặc ít hơn) để giữ cho nhân viên tập trung và thoải mái. Đặt hai đến ba ghế phụ ở bên cạnh phòng trong trường hợp có nhiều khách hơn dự kiến hoặc một chiếc ghế bị gãy.
Đặt bất kỳ đạo cụ nào như bục giảng, biểu đồ lật, màn hình máy chiếu hoặc áp phích trình bày ở khu vực có thể nhìn thấy rõ ở phía trước phòng để mỗi người tham gia có thể nhìn thấy nó dễ dàng. Nếu bạn sẽ sử dụng các tài liệu phát hoặc thư mục, hãy đặt chúng ở mỗi ghế dọc theo bàn hoặc đặt chúng sang một bên để phân phối sau trong cuộc họp. Don Tiết cho phép những vật dụng này làm lộn xộn không gian làm việc hoặc khiến việc di chuyển trong phòng trở nên khó khăn, chẳng hạn như xếp chúng trên sàn nhà.
Tắt chuông trên bất kỳ điện thoại nào trong phòng để tránh gián đoạn; tuy nhiên, không rút phích cắm điện thoại để cho phép các cuộc gọi đi trong trường hợp khẩn cấp. Nếu máy tính được sử dụng cho cuộc họp, hãy bó bất kỳ dây cáp nào có dây buộc để tránh bị rối với chân và băng bất kỳ dây nào xuống sàn chạy qua lối đi.
Thêm ánh sáng bổ sung ngoài ánh sáng trên cao vào phòng để làm dịu bầu không khí và làm cho các cuộc họp dài hơn ít căng thẳng hơn về mặt thị giác. Đặt đèn trên bàn bên cạnh, nơi họ giành chiến thắng trên đường hoặc chặn tầm nhìn, nhưng tránh nến, có thể phát ra ánh sáng dịu và hương thơm nhưng có thể gây nguy hiểm.
Thiết lập một khu vực dịch vụ thực phẩm nhỏ ở một góc phòng hoặc dọc theo bức tường gần cửa ra vào để cung cấp nước đóng chai, soda, cà phê hoặc thức ăn nhẹ như bánh quy, bánh brownies, hoặc khay trái cây và thịt. Nếu sử dụng thực phẩm cho các cuộc họp dài, tránh các thực phẩm nhiều đường và đảm bảo có thùng rác gần khu vực dịch vụ để giữ cho bàn sạch sẽ và gọn gàng khi hết giờ ăn.
Lời khuyên
-
Nếu bạn có tùy chọn chọn phòng họp, hãy cố gắng tìm một phòng yên tĩnh tránh xa tiếng ồn và phiền nhiễu trong khi vẫn đặt phòng họp thuận tiện cho phòng tắm trên cùng một tầng của tòa nhà.
Nếu có thể, hãy điều chỉnh bộ điều chỉnh nhiệt độ trong phòng thành một khung cảnh thoải mái để những người tham dự aren không quá nóng hoặc lạnh, khiến cho sự khó chịu và mất tập trung khi họ giành chiến thắng có thể tập trung vào nhiệm vụ trong tay.
