G & A là viết tắt kế toán cho chi phí chung và hành chính. Một số chi phí kinh doanh có thể được phân bổ cho các bộ phận hoặc dự án cụ thể, ví dụ, lao động và vật tư cho một dự án sản xuất hoặc lực lượng bán hàng đang lái xe đến bộ phận bán hàng. G & A đề cập đến các chi phí có lợi cho toàn bộ công ty hơn là một bộ phận hoặc dự án. Ví dụ về chi phí hành chính bao gồm phí pháp lý, phí kế toán và bảo hiểm kinh doanh.
Chi phí chung của G & A
Chi phí hành chính trong kế toán rất giống với chi phí chung. Cả hai khái niệm đều đề cập đến các chi phí không thể được chỉ định cho các hoạt động cụ thể. Mức lương cho, một nhà vật lý làm việc về phản ứng tổng hợp lạnh, có thể được chỉ định làm chi phí cho dự án nghiên cứu đó. Tuy nhiên, người giám sát phòng thí nghiệm có thể đang quản lý nghiên cứu hợp hạch lạnh và ba hoặc bốn dự án cùng một lúc. Các tiện ích cho phòng thí nghiệm đóng góp cho tất cả các nghiên cứu khác nhau được thực hiện ở đó. Chi phí dựa trên dự án đôi khi được gọi là chi phí trực tiếp, trong đó G & A và chi phí là gián tiếp.
Trong khi mọi người sử dụng chi phí chung và G & A thay thế cho nhau, có những khác biệt. Chi phí trên không liên quan đến dự án, nhưng không liên quan đến các dự án cụ thể. Chi phí cho người giám sát phòng thí nghiệm, hoặc người quản lý giám sát hai hoặc ba dự án khác nhau, được tính là chi phí chung. Vì vậy, các tiện ích hoặc chi phí tổ chức một cuộc họp xem xét dự án cho tất cả các nhà quản lý dự án của bạn. Nếu bạn không có bất kỳ dự án nào đang được tiến hành, bạn không có bất kỳ chi phí nào.
Chi phí G & A áp dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn. Ngay cả khi công ty của bạn không có bất kỳ hợp đồng hay dự án nào, công ty vẫn sẽ chạy các hóa đơn G & A:
- Phi kê toan.
- Phí hợp pháp.
- Bảo hiểm trách nhiệm chung.
- Phí ngân hàng.
- Giấy phép doanh nghiệp.
- Đào tạo nguồn nhân lực mới.
- Văn phòng phẩm.
Tất cả các chi phí này tồn tại ngay cả khi không có công việc có thể tính hóa đơn nào được thực hiện hoặc đóng cửa bán hàng.
Chi phí hành chính trong kế toán
Kế toán của bạn phải theo dõi chi phí G & A giống như mọi thứ khác bạn chi tiền. Kế toán báo cáo G & A trong một khoảng thời gian nhất định trên báo cáo thu nhập. Báo cáo thu nhập theo dõi tiền kiếm được và chi phí phát sinh trong năm hoặc quý trước, nói. Dòng trên cùng của báo cáo báo cáo doanh thu của bạn trong năm. Dưới đây bạn báo cáo giá vốn hàng bán, rồi chi phí hành chính.
Việc hạch toán trở nên phức tạp hơn nếu bạn làm việc theo hợp đồng liên bang. Hợp đồng chính phủ yêu cầu bạn buộc tất cả các hóa đơn của bạn vào các dự án cụ thể. Nếu thanh toán của bạn bao gồm chi phí chung hoặc G & A, bạn sẽ phải phân bổ một phần chi phí đó cho dự án có liên quan.
Quản lý G & A
G & A thường là một thách thức đối với quầy đậu của công ty. Những chi phí này không đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận, vì vậy có vẻ như chúng là lực cản đối với doanh nghiệp. Điều đó làm cho họ trở thành một mục tiêu tự nhiên để cắt giảm chi phí. Vấn đề là, nhiều chi phí chung và hành chính được cố định, chẳng hạn như tiền thuê nhà, bảo hiểm và phí pháp lý. Điều đó làm cho nó khó để loại bỏ hoặc hạ thấp chúng mà không có nhiều công việc và kế hoạch. Một số công ty nhận được rất ít G & A vì chúng được phân cấp. Một doanh nghiệp có lệnh trung tâm mạnh hơn thường đòi hỏi chi tiêu G & A lớn hơn.
Cắt giảm cẩn thận G & A bằng cách làm cho các chức năng hỗ trợ và quản trị hiệu quả hơn có thể giảm chi phí và tăng giá trị của công ty. Nếu quản lý cắt giảm quá mạnh hoặc cắt tỉa các chi nhánh sai, điều đó có thể làm tổn hại đến giá trị của công ty trong thời gian dài. Nếu công ty giảm G & A một cách cẩn thận, nó có thể giải phóng tiền để sử dụng có lợi hơn như đầu tư hoặc R & D. Không một giải pháp nào hiệu quả cho tất cả mọi người; nó sẽ thay đổi theo ngành, quy mô và thế mạnh cạnh tranh của công ty.
Tuy nhiên, nói chung, tốt hơn là giảm G & A khi công ty hoạt động tốt hơn là đợi cho đến khi nó hoạt động kém. Vào thời điểm đó, ban lãnh đạo có nhiều khả năng sẽ cắt giảm G & A trong tuyệt vọng hơn là lên kế hoạch cẩn thận.
