Các doanh nghiệp tổ chức hội thảo để đào tạo hoặc trình bày thông tin cho nhân viên, khách hàng, nhà đầu tư và đối tác kinh doanh. Các nhà tổ chức sử dụng một loạt các hoạt động thuyết trình, bao gồm các bài giảng, thuyết trình chính, phiên hỏi đáp, bàn tròn, phiên đột phá, video và trình chiếu, để thu hút khán giả và đạt được mục tiêu của họ.
Mục tiêu hội thảo
Mục tiêu hội thảo xác định sự lựa chọn của các hoạt động trình bày. Trong một hội thảo đào tạo, ví dụ, người trình bày có thể muốn phát triển kiến thức hoặc hiểu biết về một chủ đề. Một bài giảng được hỗ trợ bởi các slide hoặc video và đột phá hoặc các câu hỏi và trả lời sẽ là một hoạt động thích hợp. Nếu mục tiêu là phát triển kỹ năng, người trình bày cũng nên bao gồm các cuộc biểu tình. Một hội thảo để truyền đạt thông tin quan trọng, chẳng hạn như thông báo sản phẩm mới, kết quả tài chính hoặc sáp nhập, nên bao gồm một bài thuyết trình chính, phiên thảo luận bàn tròn và câu hỏi và trả lời.
Bài giảng và bài thuyết trình
Các hoạt động trình bày cơ bản nhất là một bài nói chuyện hoặc bài giảng của một chuyên gia chủ đề. Nếu có một số người thuyết trình trong một cuộc hội thảo, một số người có thể trình bày bài phát biểu quan trọng. Keynotes là các bài thuyết trình bao gồm các chủ đề quan trọng nhất và thường được đưa ra bởi các giám đốc điều hành cấp cao hoặc các nhân vật hàng đầu trong ngành. Trong khi các bài giảng và chú thích truyền đạt thông tin, chúng là một hình thức giao tiếp một chiều và dựa vào các diễn giả có thẩm quyền để thu hút sự chú ý của khán giả.
Tài liệu hỗ trợ loa
Các slide, video và các công cụ hỗ trợ trực quan khác, chẳng hạn như biểu đồ và sơ đồ lật, giúp người thuyết trình giải thích các khái niệm phức tạp hoặc làm cho dữ liệu rõ ràng hơn. Các slide nên đơn giản và không lộn xộn để khán giả lắng nghe người trình bày, thay vì đọc thông tin trên màn hình. Tập đoàn Apple khuyên nên bỏ các video ngắn vào các bài thuyết trình dài hơn để duy trì sự chú ý của khán giả.
Phiên đột phá
Giới thiệu các phiên đột phá làm tăng sự tham gia của khán giả vào một hội thảo, giúp củng cố nội dung thuyết trình và cung cấp cho ban tổ chức phản hồi ngay lập tức về các phiên hội thảo. Các nhóm nhỏ gặp nhau ở các khu vực riêng biệt, trong hoặc ngoài phòng hội thảo chính. Họ thảo luận về nội dung của các bài thuyết trình và báo cáo quan điểm của họ với phần còn lại của khán giả. Ví dụ, một công ty giới thiệu một sản phẩm mới cho lực lượng bán hàng của mình, có thể yêu cầu đại diện bán hàng thảo luận và đề xuất các cách để giới thiệu sản phẩm cho khách hàng trong phiên đột phá.
Bàn tròn và câu hỏi và trả lời phiên
Tổ chức một phiên thảo luận bàn tròn trong một cuộc hội thảo cung cấp cho khán giả cơ hội để nghe quan điểm của các chuyên gia khác nhau thảo luận về một chủ đề quan trọng. Lý tưởng nhất, những người tham gia nên đến từ các nền tảng khác nhau hoặc giữ quan điểm đối lập để cung cấp cho khán giả một quan điểm cân bằng. Giới thiệu một phiên hỏi đáp cho phép khán giả tìm hiểu thêm về một chủ đề từ quan điểm riêng của họ. Các nhà tổ chức có thể mời các câu hỏi từ sàn sau mỗi phiên hội thảo hoặc yêu cầu khán giả cung cấp các câu hỏi trước hội thảo, với những người thuyết trình trả lời trong một phiên duy nhất. Cách tiếp cận đầu tiên giúp xây dựng hộp thoại giữa khán giả và người thuyết trình nhưng có thể gây ra vấn đề với thời gian hội thảo nếu các phiên hỏi đáp bị tràn ngập.
