Một lá thư đề xuất là một phiên bản ngắn hơn của một đề xuất toàn diện được viết dưới dạng thư. Theo văn phòng tài trợ của The College of William & Mary, nó thường được gửi đến các nhà tài trợ tư nhân chọn lọc. Nó cũng có thể được coi là một đề xuất trước cho các cơ quan tài trợ của chính phủ, thường đưa ra các yêu cầu cho thư đề xuất để đánh giá sự quan tâm và khả năng của các nhà thầu. Thư đề xuất nên thu hút sự quan tâm của khách hàng tiềm năng, bắt đầu bằng phần giới thiệu.
Xác định tổ chức của bạn. Nói ngắn gọn lý do tại sao bạn sẽ đủ điều kiện để làm việc trong dự án của khách hàng. Ví dụ: nếu thư đề xuất của bạn liên quan đến một dự án xây dựng, hãy nói về vai trò của bạn với tư cách là nhà thầu phụ trong một hoặc hai dự án gần đây. Nếu thư của bạn liên quan đến một khoản tài trợ nghiên cứu, hãy nêu chuyên môn của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang xin trợ cấp từ một cơ quan giao thông vận tải, hãy liệt kê chuyên môn của bạn trong các dự án nghiên cứu liên quan, chẳng hạn như an toàn cầu và an toàn đường cao tốc.
Bắt đầu với một thực tế thú vị hoặc thống kê. Kỹ thuật này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang xin tài trợ nghiên cứu. Tuy nhiên, nó phải có liên quan. Ví dụ: nếu thư đề xuất của bạn liên quan đến nghiên cứu sử dụng điện thoại di động, đừng trích dẫn dữ liệu thống kê về sự nóng lên toàn cầu. Sử dụng các nguồn đáng tin cậy cho dữ liệu của bạn, chẳng hạn như các trang web của chính phủ và các tạp chí được đánh giá ngang hàng.
Bắt đầu với những câu hỏi mà đề xuất của bạn sẽ trả lời. Giới thiệu là cơ hội đầu tiên và có thể là tốt nhất của bạn để thuyết phục các cơ quan tài trợ tiềm năng rằng nghiên cứu của bạn sẽ đáp ứng nhu cầu hữu hình trong cộng đồng khoa học. Nếu bạn đang gửi thư đề xuất không được yêu cầu cho một khách hàng tiềm năng của khu vực tư nhân, hãy đặt ra các câu hỏi, chẳng hạn như "Bạn có muốn chi phí mua sắm của mình giảm 10% không?" hoặc "Công ty của bạn sẽ được hưởng lợi như thế nào từ việc đào tạo theo yêu cầu 24/7?" Sau đó phác thảo làm thế nào công ty của bạn có thể sử dụng chuyên môn của mình để trả lời những câu hỏi này.
Viết ở ngôi thứ nhất Ví dụ, viết thư Công ty chúng tôi có chuyên môn trong việc thiết kế các chương trình đào tạo dựa trên web cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng tôi có thể giúp công ty của bạn đạt được đào tạo theo yêu cầu 24/7 hiệu quả về chi phí cho nhân viên và khách hàng của bạn.
Ngắn gọn. Theo trang web của Viện Công nghệ Massachusetts Viết và Nghiên cứu Nhân văn, một cuộc thảo luận lan man về các tài liệu liên quan từ xa có thể gây nhầm lẫn và gây nhàm chán cho độc giả của bạn.
