Một hệ thống thông tin quản lý (MIS) là tập hợp các kiểm soát nội bộ hỗ trợ ban lãnh đạo công ty điều hành doanh nghiệp hàng ngày. MIS không chỉ là một hệ thống thông tin máy tính thu thập thông tin, mà là một công cụ ra quyết định tổng thể được sử dụng bởi ban quản lý.
Hệ thống thông tin
Tất cả các doanh nghiệp ngày nay sử dụng một số hình thức của một hệ thống thông tin công nghệ trong công ty của họ. Sử dụng một hệ thống tự động để ghi lại và xử lý các giao dịch kinh doanh là điều cần thiết để điều hành một công ty có lợi nhuận và đáp ứng với những biến động của thị trường. Tuy nhiên, hệ thống thông tin là tốt nhất cho việc thu thập và báo cáo thông tin công ty; quản lý vẫn phải xem xét và sử dụng thông tin để đạt được mục tiêu của công ty.
Phương pháp quản lý
Thông tin được báo cáo bởi MIS sẽ giúp ban quản lý tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện trong công ty của họ. Làm thế nào thông tin này được sử dụng để điều chỉnh hoạt động kinh doanh phụ thuộc vào phong cách quản lý được sử dụng trong một doanh nghiệp. Sử dụng một phong cách quản lý phi tập trung cho phép sửa lỗi được thực hiện bởi người quản lý tuyến đầu; điều này cho phép rất nhiều quyền tự chủ trong các vị trí quản lý. Phong cách quản lý tập trung dựa vào các nhà quản lý cấp cao nhất để điều chỉnh hoạt động kinh doanh.
Quản lý nguồn tài nguyên
Báo cáo MIS giúp doanh nghiệp hiểu họ sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp tốt như thế nào. Các cơ sở sản xuất, quản lý tài sản và lao động là những ví dụ về các nguồn lực phải được xem xét bởi ban quản lý. Sử dụng tài nguyên không hiệu quả có thể làm tăng chi phí và hạn chế sự tăng trưởng của một công ty, tạo ra tỷ suất lợi nhuận thấp hơn và giảm doanh thu.
Quy trình quyết định
Tất cả các công ty sử dụng một số hình thức của quy trình quyết định khi xem xét thông tin được thu thập từ MIS của họ. Mỗi mẩu thông tin được xem xét và sử dụng để quyết định xem nên tăng hay giảm hoạt động, thị trường mới được tìm thấy cho sản phẩm hoặc tỷ suất lợi nhuận tăng. Quá trình quyết định bao gồm tất cả các bộ phận của quản lý công ty, tìm cách tạo ra quyết định sáng suốt nhất có thể liên quan đến thông tin được báo cáo hàng đầu.
Giao tiếp
Truyền thông thích hợp hỗ trợ sự thành công của các quyết định quản lý dựa trên thông tin từ MIS. Truyền thông cho phép quản lý cấp cao nhất thảo luận về thông tin sẽ cấp bộ phận và quản lý tuyến đầu, tạo ra luồng giao tiếp đi xuống cho các quyết định. Giao tiếp đi lên cũng rất quan trọng đối với các quyết định, cho phép nhân viên tuyến đầu có cơ hội thảo luận về thông tin MIS với quản lý cấp trên. Đường dây liên lạc mở cho phép các công ty nhận đầu vào từ tất cả các cấp nhân viên, đưa ra quyết định tốt nhất từ thông tin MIS.
