Thư kinh doanh là một hình thức giao tiếp quan trọng cho dù bạn làm việc ở nước nào, nhưng Nhật Bản đã biến việc viết thư kinh doanh thành một hình thức nghệ thuật. Viết một lá thư trong thế giới kinh doanh Nhật Bản mà không thể hiện sự hiểu biết rõ ràng về giao thức văn hóa có thể vô tình làm phức tạp mối quan hệ của bạn với công ty đang bị nghi ngờ. Một lá thư được viết rõ ràng thể hiện sự nhạy cảm với các nền văn hóa khác sẽ nói lên rất nhiều về những nỗ lực của bạn và công ty của bạn.
Mở bình luận
Nhận xét mở đầu là rất quan trọng, và vượt ra ngoài các Dear Mr./Ms. Mở cửa chúng tôi sử dụng ở Mỹ. Nói chung, hình thức chào hỏi lịch sự nhất là kiểu tóc Haikei, tương đương với kiểu Dear Dear nhưng trong một khung cảnh trang trọng hơn nhiều. Tùy thuộc vào trạng thái của người bạn viết thư, nên sử dụng hậu tố -san hoặc -sama, mặc dù điều này chỉ nên được sử dụng nếu bạn có độ chính xác cao đối với người nhận. Một lời chào ít trang trọng hơn một chút là về Zen Zenryaku, (dịch ra mà không có lời bình luận mở đầu), nhưng điều này chỉ được sử dụng khi bức thư sẽ rất ngắn và được coi như một lời xin lỗi vì sự ngắn gọn.
Đóng các bình luận
Tất nhiên, đóng bình luận cũng quan trọng như bình luận mở đầu. Từ thường được ghép với Từ Haikei Điên là Từ Keigu, dịch tạm nghĩa là Tiếng Anh Trân trọng. Thay vào đó, phụ nữ đôi khi sẽ sử dụng Kash Kashiko, vì nó trang trọng hơn. Từ được ghép với từ Zen Zenryaku, là Sousou phạm.
Bài phát biểu của Keigo
Ngôn ngữ tiếng Nhật có các kết thúc khác nhau cho các từ gốc, mỗi từ phụ thuộc vào tình huống và người mà bạn đang nói. Các ngôn ngữ châu Á là duy nhất từ các đối tác phương Tây của họ trong việc sử dụng keigo, hoặc lời nói danh dự, để thể hiện sự tôn trọng đối với bên kia. Trong những trường hợp này, các kết thúc từ sẽ khác nhau, chẳng hạn như sử dụng kết thúc -desu thay vì -da thông thường hơn. Nghi thức thư kinh doanh ra lệnh rằng bạn cố gắng sử dụng hình thức cao nhất, lịch sự nhất có thể trong một tình huống nhất định để tôn trọng người nhận.
Cụm từ chứng khoán
Các cụm từ chứng khoán thường được tránh ở Mỹ, nhưng ở Nhật Bản chúng thực sự được mong đợi. Nói điều gì đó giống như Bạn thế nào? Bạn nghe có vẻ như là một ý tưởng tồi trong một lá thư kinh doanh, nhưng ngay cả khi bạn viết thư cho VP tiếp thị trong một công ty lớn, hỏi về sức khỏe hoặc gia đình của người nhận được coi là lịch sự và chu đáo cử chỉ. Chỉ cần nhớ sử dụng hình thức ngôn ngữ lịch sự mọi lúc, ngay cả khi nói về thời tiết.
Meshi
Một meshi là một danh thiếp của Nhật Bản, và một cái gì đó giống như một huy hiệu danh dự trong thế giới của người làm công ăn lương Nhật Bản. Toàn bộ nghi thức tuân theo nó liên quan đến hành động nhận thẻ bằng cả hai tay và người nhận được dự kiến sẽ giữ thẻ trên bàn mọi lúc trong cuộc họp. Trong một lá thư kinh doanh, nếu bạn chưa bao giờ gặp người nhận trước đây, thì hãy bao gồm một meshi với bức thư. Điều này là không cần thiết nếu trước đây bạn đã gặp người nhận thư.
