Trong quá trình một tháng làm việc của công ty, các kế toán viên thực hiện một số mục vào hệ thống kế toán. Một số trong các mục này xảy ra dưới dạng các mục sổ cái được gọi là mục nhật ký, được thực hiện trực tiếp vào sổ cái. Một số trong các mục này, khi được nhập trong một tháng, phải đảo ngược trong tháng tiếp theo để xóa tài khoản. Một lĩnh vực mà điều này áp dụng là tích lũy hàng tháng.
Đảo ngược mục nhập
Một mục yêu cầu đảo ngược bao gồm số tiền được nhập vào hệ thống kế toán để phân bổ chi phí kéo dài hai kỳ kế toán. Chẳng hạn, nếu một hóa đơn cho khoản thanh toán cho vay chỉ có lãi đến hạn mỗi tháng vào ngày 15, thì chỉ một nửa mục nhập áp dụng cho tháng hiện tại, trong khi nửa còn lại của mục nhập áp dụng cho tháng tiếp theo. Để phù hợp với giao dịch này, kế toán sẽ chi một nửa số tiền trong tháng hiện tại và thực hiện một mục điều chỉnh cho nửa sau của số tiền. Vào đầu tháng tiếp theo, kế toán sẽ cần phải đảo ngược mục điều chỉnh để xóa tài khoản. Ưu điểm của việc sử dụng các mục đảo ngược là nó cho phép kế toán phản ánh các chi phí trong giai đoạn chúng xảy ra.
Tích lũy
Kế toán tạo các mục cho các mục chi phí không nhận được. Chẳng hạn, nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng với giá 500 đô la, nhưng cần phải trả cho nhà cung cấp 100 đô la để hoàn thành công việc cho hóa đơn đó và không nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, bạn cần phải tích lũy cho nó. Mục đích là để đảm bảo rằng đối với doanh thu được tạo ra, các chi phí cũng được ghi lại. Trong tháng bạn đã thanh toán cho khách hàng 500 đô la, bạn sẽ tích lũy chi phí 100 đô la cho nhà cung cấp, yêu cầu một mục nhập đảo ngược trong tháng tiếp theo. Tuy nhiên, khi bạn tích lũy và đảo ngược các mục, bạn không thể quên thực hiện mục đảo ngược hoặc tài khoản chi phí của bạn sẽ bị cường điệu. Một bất lợi của việc sử dụng các mục đảo ngược là khả năng bạn sẽ quên thực hiện chúng.
Làm việc đôi
Thực hiện các mục đảo ngược đòi hỏi một hệ thống để theo dõi chúng để đảm bảo chúng hoàn thành thành công. Nếu không theo dõi các mục đảo ngược trên bảng tính, bạn sẽ thắng được những gì cần đảo ngược trong giai đoạn tiếp theo. Hệ thống kế toán yêu cầu bạn nhập các mục đảo ngược theo cách thủ công yêu cầu kế toán thực hiện công việc kép. Đối với mỗi mục được thực hiện yêu cầu đảo ngược trong giai đoạn tiếp theo, kế toán phải thực hiện hai mục, mỗi mục một kỳ. Đây có thể là một nhiệm vụ rườm rà và yêu cầu theo dõi bất kỳ lỗi nào, bởi vì số tiền được nhập trong một khoảng thời gian và được đảo ngược trong lần tiếp theo phải giống nhau đến không.
Tài khoản quá mức hoặc quá mức
Một nhược điểm khác khi sử dụng các mục đảo ngược là các lỗi có thể vượt quá hoặc vượt quá tài khoản. Mặc dù các khoản tích lũy cho phép một kế toán theo dõi đúng cách phát sinh nhưng không nhận được thu nhập hoặc chi phí, nhưng việc quên đảo ngược mục nhập có thể dẫn đến số tiền bị vượt quá hoặc thiếu trong tài khoản, bởi vì mục nhập đảo ngược sẽ không có.
Nhiều mục hơn, nhiều lỗi hơn
Sử dụng các mục đảo ngược làm tăng gấp đôi công việc của kế toán viên và cơ hội cho các lỗi tăng lên khi công việc thủ công tăng lên. Một hệ thống cung cấp khả năng đảo ngược tự động các mục tích lũy có thể là hiệu quả nhất, bởi vì mục nhập ban đầu phải được thực hiện một lần. Mặc dù kế toán vẫn sẽ xem xét các mục đảo ngược, cô ấy sẽ phải tăng gấp đôi công việc của mình.
