Có những lúc bạn và nhân viên của bạn cần một vài đô la tiền mặt để trả cho các chi phí kinh doanh nhỏ. Bạn có thể cần mua một vài đồ dùng văn phòng, trả tiền cho một chiếc bánh vào ngày sinh nhật của ai đó hoặc đơn giản là tìm một thay đổi nhỏ cho đồng hồ đỗ xe chẳng hạn. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng tiền mặt nhỏ cho việc này, theo dõi các khoản thanh toán trong một sổ tiết kiệm nhỏ. Bạn sẽ cần chỉ định một người quản lý tiền mặt nhỏ, thường là kế toán, kế toán hoặc giám sát viên khác để giám sát các hoạt động và thu thập biên lai, nếu cần thiết. Mỗi nhân viên muốn mua hàng nên thông qua người đại diện này, thay vì để hộp tiền mặt nhỏ hoặc hộp thiếc mở cho mọi nhân viên.
Mua một cuốn sổ tay cai trị - một cuốn sổ tay nhỏ, cỡ tạp chí có thể là tốt nhất vì nó có thể nằm gọn trong hộp tiền mặt nhỏ. Dán nhãn cho sổ tay với ngày bắt đầu, tên công ty và thông tin liên hệ "Nếu bị mất, liên hệ". Vẽ ba đường thẳng đứng xuống trang đầu tiên của sổ ghi chép. Dán nhãn bốn cột kết quả Ngày, Mua, Số tiền và Số dư. Bạn có thể tiếp tục điều này trong suốt sổ ghi chép khi bắt đầu sổ tiết kiệm nhỏ hoặc dựa vào người bắt đầu một trang mới để tiếp tục định dạng.
Liệt kê số dư bắt đầu trên dòng riêng của nó với ngày được ghi. Trong cột Mua hàng, đặt tên là Số dư Bắt đầu. Việc mua đầu tiên sẽ được ghi lại trên dòng thứ hai.
Đặt số tiền bắt đầu từ tiền lẻ vào hộp hoặc hộp thiếc cùng với sổ ghi chép.
Để mua hàng, hãy để nhân viên đề xuất với kế toán hoặc người quản lý những gì anh ta cần và tại sao. Kế toán hoặc quản lý có thể chấp nhận hoặc từ chối ý tưởng. Nếu được chấp nhận, nhân viên được cấp quyền truy cập vào sổ tiết kiệm nhỏ và hộp hoặc hộp thiếc.
Yêu cầu nhân viên nộp biên lai sau khi mua hàng. Giữ tất cả các hóa đơn với nhau, được buộc chặt bằng một cái kẹp giấy, trong hộp tiền mặt hoặc cuốn sách nhỏ. Hủy bỏ biên lai hàng tháng và tập tin.
Thêm tiền mặt vào quỹ tiền mặt nhỏ bằng cách rút từ tài khoản của công ty. Người giám sát tiền mặt nhỏ, như một kế toán viên hoặc người quản lý, quyết định số tiền nên giữ trong số tiền nhỏ, thường dưới 100 đô la.
Lời khuyên
-
Giữ sổ tiền mặt nhỏ và hộp hoặc hộp thiếc ở nơi an toàn, chẳng hạn như văn phòng hoặc tủ của kế toán hoặc quản lý. Đừng để nó trong một khu vực chung, chẳng hạn như phòng ăn trưa hoặc khu vực họp. Giữ tiền mua nhỏ lẻ, cho các chi phí như bưu chính, đồng hồ đậu xe hoặc nguồn cung cấp bên.
Cảnh báo
Không ghi lại các giao dịch mua lớn trong sổ tiết kiệm nhỏ. Những điều này nên được tính trong sổ quỹ tiền mặt chính.
