Nhân viên ở tất cả các cấp có thể cần phải viết các bản ghi nhớ thông báo (thường được gọi là bản ghi nhớ) như một phần công việc của họ. Viết ghi nhớ hiệu quả phản ánh tích cực về người đã viết chúng, vì đó là một dấu hiệu của việc có kỹ năng giao tiếp tốt. Bản ghi nhớ thông báo cung cấp tin tức tích cực và tiêu cực cho nhân viên trong toàn tổ chức. Thông báo thăng tiến và mở công việc thường được nhận với sự phấn khích, trong khi thay đổi chính sách và cắt giảm thông báo có thể gây ra lo lắng và căng thẳng. Phác thảo một thông điệp vững chắc giúp truyền tải thông điệp rõ ràng và theo cách tích cực.
Xác định thông điệp chính mà bạn đang cố gắng truyền tải. Phản ánh về việc tin tức sẽ được hoan nghênh hay không, và sử dụng thông tin này để quyết định cách tốt nhất để đóng khung tin nhắn được gửi. Tin nhắn tiêu cực sẽ cần thêm thông tin về lý do tại sao một cái gì đó được thực hiện, trong khi tin nhắn tích cực có thể tập trung vào tin tức được gửi mà không cần thêm thông tin cơ bản chi tiết liên quan đến lý do tại sao sự kiện diễn ra.
Tìm hiểu làm thế nào bốn thành phần cơ bản của một bản ghi nhớ. Các bản ghi nhớ tốt nhất dính vào định dạng được chấp nhận được ghi nhận trong văn bản kinh doanh. Khi làm như vậy, các nhà văn ghi nhớ vẫn trung lập trong các thông báo của họ và không tỏ ra thiên vị. Bản ghi nhớ chứa bốn phần chính: tiêu đề, mở, cơ thể và kết luận.
Tạo tiêu đề của bạn. Tiêu đề bao gồm bốn phần chính: đến, từ, ngày và chủ đề. Trường lĩnh vực: Đến bao gồm một danh sách người nhận và chức danh công việc của họ. Trường Từ Từ: Trường bao gồm tên và chức danh của người mà bản ghi nhớ đến từ. Trường Ngày: Ngày thường xuyên nhất là ngày ghi nhớ được gửi, so với ngày được soạn thảo hoặc tạo. Chủ đề của người Viking: Trường người khác nói với người nhận mục đích ghi nhớ. Các trường này tương tự như các trường thường được sử dụng trong email và mỗi trường sẽ xuất hiện như sau:
Tới: Từ: Ngày: Chủ đề:
Viết phần mở đầu của bản ghi nhớ. Đoạn mở đầu tập trung vào mục đích của giao tiếp. bao gồm mọi thông tin cơ bản cần thiết để giúp người nhận hiểu thông báo được đưa ra.
Viết phần thân của bản ghi nhớ. Cơ thể bao gồm bất kỳ và tất cả các thông tin chi tiết mà người nhận cần biết. Các chương trình khuyến mãi có thể bao gồm thông tin về công việc và trách nhiệm mới của nhân viên, cũng như khi nào họ sẽ đảm nhận vai trò mới. Thay đổi chính sách nên bao gồm thông tin về thời điểm chính sách mới sẽ có hiệu lực và tác động của nó đến nhân viên.
Viết kết luận của bản ghi nhớ. Một kết luận tốt cho nhân viên biết họ cần làm gì để chuẩn bị cho những thay đổi.
Dành một chút thời gian từ bản ghi nhớ và sau đó quay lại để chỉnh sửa với đôi mắt mới. Bản ghi nhớ được viết tốt không có lỗi ngữ pháp và cung cấp thông điệp rõ ràng.
