Việc thực hiện thành công các chính sách và thủ tục mới phụ thuộc vào việc xem xét cẩn thận các vấn đề hiện tại và xây dựng các hành động rõ ràng để giải quyết chúng. Các nhà hoạch định và quản lý chính sách phải liên lạc rõ ràng với tất cả những người bị ảnh hưởng, bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức và sử dụng nhiều con đường để truyền đạt các chính sách và thủ tục mới.
Giao tiếp hiệu quả
Xem xét ai sẽ bị ảnh hưởng bởi các chính sách và thủ tục mới, không chỉ nhìn vào nhân sự trong tổ chức của bạn mà cả dân số bên ngoài cũng bị ảnh hưởng bởi các biện pháp mới. Biết tất cả các bên sẽ bị ảnh hưởng giúp xác định phương tiện mà bạn giao tiếp. Các nhà lãnh đạo tổ chức thường cho rằng các thủ tục mới sẽ chỉ ảnh hưởng đến một tổ chức thực hành và bỏ qua việc xem xét các hậu quả lớn hơn.
Chỉ định một nhân viên nắm vững văn bản kỹ thuật và truyền thông để thông báo các chính sách / thủ tục mới. Chọn một người như vậy để xử lý việc truyền đạt các biện pháp mới đảm bảo rằng tất cả các cấp của tổ chức, bất kể kiến thức kỹ thuật hoặc chuyên môn, sẽ hiểu các chính sách và quy trình mới.
Thông báo các chính sách và thủ tục mới, sử dụng nhiều con đường truyền thông để tiếp cận tất cả các đối tượng dự định. Cách tiếp cận một kích cỡ phù hợp với tất cả không hoạt động. Tổ chức có thể thông báo cho khách hàng và các đối tượng khác bằng thư, e-mail và quảng cáo. Ghi nhớ, các cuộc họp nhân viên, tờ rơi và sách hướng dẫn có thể được sử dụng để thông báo cho nhân viên. Truyền thông tới các nhân viên không chỉ nêu rõ các biện pháp mới đang được thực hiện mà còn thông báo bất kỳ chương trình đào tạo mới nào và giải thích các quy trình mới sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động hiện tại như thế nào. Quản lý cũng nên cung cấp cho nhân viên thông tin về nơi nhận câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào họ có về các chính sách và thủ tục mới.
