Là một chương trình cơ sở dữ liệu, Microsoft Access có một số ứng dụng trong thế giới kinh doanh. Người quản lý có thể sử dụng Access để tạo cơ sở dữ liệu về nhân viên, cho phép họ xem xét thông tin lương, dữ liệu nhân khẩu học và số ngân sách trong nháy mắt. Các chuyên gia kế toán thường sử dụng cơ sở dữ liệu Access để theo dõi hóa đơn, xem xét các tài khoản phải thu và theo dõi tài chính của công ty. Khi thông tin cơ bản được nhập vào các bảng Access, kế toán viên có thể tạo các truy vấn và biểu mẫu tùy chỉnh giúp việc tìm kiếm thông tin cần thiết dễ dàng hơn rất nhiều.
Viết ra một danh sách các lĩnh vực bạn muốn đưa vào cơ sở dữ liệu kế toán của bạn. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, các trường đó có thể bao gồm số tiền đến hạn, tên khách hàng, ngày đáo hạn, điều khoản và trường ghi chú cho mục nhập văn bản dạng tự do.
Mở Microsoft Access và đi đến phần bảng. Chọn tùy chọn để tạo một bảng mới trong chế độ xem thiết kế. Điều này mở ra một lưới cho phép bạn nhập tên cho từng trường, cũng như mô tả nội dung của trường đó.
Nhấp vào hộp thả xuống bên cạnh "Kiểu dữ liệu" cho từng trường trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn có thể định dạng các trường của mình dưới dạng tiền tệ, số và văn bản nếu cần. Bạn cũng có thể sử dụng các trường ngày và thời gian cho những thứ như ngày đáo hạn.
Xem lại danh sách các trường trong cơ sở dữ liệu của bạn và thêm bất kỳ trường nào khác mà bạn nghĩ bạn sẽ cần. Việc xây dựng tất cả các trường bạn cần ngay từ đầu sẽ dễ dàng hơn là quay lại và thêm các trường vào cơ sở dữ liệu đã chứa hàng trăm hoặc hàng nghìn bản ghi.
Nhấp vào nút "Lưu" để lưu bảng của bạn. Nhập tên cho bảng và nhấp vào "OK."
Đi đến phần biểu mẫu của cửa sổ Access và chọn tùy chọn trình hướng dẫn biểu mẫu. Sử dụng trình hướng dẫn biểu mẫu để tạo một biểu mẫu nhập dữ liệu đơn giản dựa trên các trường trong bảng của bạn. Sau đó, bạn có thể sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu đó để thêm thông tin vào bảng. Khi bạn nhập vào biểu mẫu nhập dữ liệu, thông tin sẽ tự động được chuyển đến bảng Access bên dưới.
Di chuyển đến phần truy vấn và bắt đầu xây dựng các truy vấn sẽ làm cho cơ sở dữ liệu kế toán của bạn hữu ích hơn. Sử dụng trình hướng dẫn truy vấn để tạo truy vấn ban đầu và lưu nó, sau đó nhấp chuột phải vào truy vấn và chọn "Dạng xem thiết kế" để thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc đặt tiêu chí nào. Chẳng hạn, bạn có thể tạo truy vấn ngày đáo hạn và nhập "Giữa Nhập ngày bắt đầu và Nhập ngày kết thúc." Điều này nhắc người dùng nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc khi chạy truy vấn. Loại truy vấn đó có thể rất hữu ích để xem xét các hóa đơn quá hạn và theo dõi các tài khoản phải thu.
