Viết một chính sách mua hàng có vẻ như lãng phí thời gian, đặc biệt là trong một công ty nhỏ. Nhưng có một chính sách chính thức mà tất cả nhân viên hiểu sẽ giúp đảm bảo rằng bạn chi tiêu tiền điều hành một cách khôn ngoan. Khi bạn phát triển, các chính sách bằng văn bản sẽ trở nên quan trọng đối với thành công của bạn. Viết chính sách mua hàng của bạn với những người sẽ sử dụng nó trong tâm trí. Nếu họ không thể hiểu chính sách, hoặc nếu quy trình quá phức tạp hoặc khó sử dụng, nhân viên sẽ trở nên thất vọng và có nhiều khả năng mắc lỗi hoặc cố tình bỏ qua chính sách để hoàn thành công việc.
Quyết định ai sẽ có thẩm quyền mua hàng thay mặt cho công ty. Đặt bất kỳ giới hạn nào đối với cơ quan mua hàng và xác định ai sẽ phê duyệt mua hàng trên các giới hạn đó.
Viết hướng dẫn lựa chọn nhà cung cấp. Xác định quy trình đấu thầu sẽ hoạt động như thế nào và phải đạt được bao nhiêu giá thầu cho mỗi cơ hội. Giải thích tất cả các tiêu chí mà người mua nên sử dụng để đánh giá hồ sơ dự thầu. Các tiêu chí có thể bao gồm giá cả, chất lượng, bảo hiểm, thời gian hoạt động của nhà cung cấp và nhiều hơn nữa.
Nêu các trường hợp mà nhân viên có thể ký hợp đồng. Phác thảo quy trình phê duyệt hợp đồng và giao thẩm quyền ký hợp đồng. Đặt giới hạn hợp đồng tối đa. Quy định tần suất các hợp đồng dịch vụ thường xuyên phải được đánh giá.
Đặt quy tắc về việc chấp nhận quà tặng và bữa ăn từ các nhà cung cấp. Một số công ty cho phép bữa ăn nhưng không phải quà tặng, trong khi các công ty khác cho phép quà tặng lên đến một giá trị đô la nhất định. Một số công ty cho phép quà tặng nhóm, nhưng không phải quà tặng cá nhân và một số nhà cung cấp cấm hoàn toàn tặng quà.
Dự thảo một cuộc xung đột của chính sách lợi ích. Một số công ty cấm nhân viên mua hàng từ các nhà cung cấp mà họ sở hữu: những người khác mở rộng sự cấm đoán đối với các công ty mà một người bạn thân hoặc thành viên gia đình sở hữu. Vẫn còn những người khác áp dụng không hạn chế như vậy.
Thiết lập các hướng dẫn bảo mật. Quy định loại thông tin nào được coi là bí mật và đặt khoảng thời gian trong đó nhân viên sở hữu thông tin này bị cấm tiết lộ thông tin đó.
Giải thích hệ thống đặt hàng của bạn. Đưa ra hướng dẫn về văn bản và phát hành đơn đặt hàng. Nếu hệ thống máy tính của bạn cho phép bạn đặt mức cổ phiếu tối thiểu và cảnh báo mua khi đạt đến các mức đó, hãy giải thích cách thực hiện việc này. Nếu doanh nghiệp của bạn lưu trữ hàng hóa bằng cách sử dụng mã vạch hoặc hệ thống máy tính khác, hãy cung cấp hướng dẫn về việc thay đổi các sản phẩm hiện có và thiết lập các sản phẩm mới.
Ghi lại chính sách mà các nhân viên khác, chẳng hạn như nhân viên tiếp nhận, sẽ sử dụng để làm cho các đại lý mua hàng nhận biết các lô hàng bị thiếu, hư hỏng hoặc không chính xác.
Lời khuyên
-
Bạn có thể muốn luật sư xem xét bất kỳ tài liệu hợp đồng nào trước khi bạn ký tên.
Chính sách in trên giấy logo.
Cảnh báo
Các công ty giao dịch công khai thường có xung đột nghiêm ngặt về chính sách lợi ích. Tham khảo luật sư nếu bạn đang viết một chính sách mua hàng cho một công ty đại chúng.
