Tạo một kế hoạch phát triển quỹ là một nhiệm vụ thiết yếu của ban giám đốc của bất kỳ tổ chức từ thiện nào. Trách nhiệm chính để đảm bảo rằng một tổ chức từ thiện có đủ tiền để hoạt động rơi vào hội đồng quản trị. Để đáp ứng nhiệm vụ này, hội đồng quản trị phải tạo ra một kế hoạch phát triển quỹ. Bất kỳ tổ chức nào, vì lợi nhuận hoặc phi lợi nhuận, đều phải biết thu nhập của mình đến từ đâu để tồn tại. Một kế hoạch phát triển quỹ tạo ra một bản đồ về những gì tổ chức cần làm để đảm bảo sức khỏe tài chính của mình.
Chuẩn bị xây dựng kế hoạch
Tuyển dụng một ban giám đốc không chỉ có thể cung cấp cho tổ chức, mà còn sẵn sàng cung cấp. Thành viên hội đồng quản trị sẽ giúp bạn tăng tiền rất nhiều rắc rối nếu bạn là giám đốc điều hành. Họ muốn được tham gia. Họ muốn giúp xác định hướng của tổ chức của bạn. Nhiều ED không thích điều đó, đặc biệt là những người sáng lập tổ chức, nhưng nếu bạn muốn có một điểm mấu chốt lành mạnh, bạn phải có một ban mạnh. Bên cạnh đó, một ban giám đốc khỏe mạnh khiến bạn có trách nhiệm hơn với tư cách là một giám đốc.
Phát triển hoặc xem xét tuyên bố sứ mệnh của tổ chức. Đây là một tuyên bố ngắn cho biết lý do tại sao tổ chức tồn tại và những gì nó hy vọng sẽ đạt được. Dành thời gian cho việc này. Nhận trợ giúp chuyên nghiệp nếu bạn cần nó. Tuyên bố sứ mệnh đảm bảo mọi người trong tổ chức từ trên xuống dưới đều ở trên cùng một trang.
Phát triển một tuyên bố tầm nhìn. Điều này vượt ra ngoài nhiệm vụ và vạch ra những gì tổ chức hy vọng sẽ thấy xảy ra như là kết quả của những nỗ lực của nó. Nếu bạn hy vọng giảm nghèo trong cộng đồng của bạn, hãy nói như vậy. Nếu mục đích của bạn là để giữ trẻ em ra đường sau giờ học, thì tầm nhìn của bạn là một cộng đồng nơi những đứa trẻ latchkey và các băng đảng đường phố đã là quá khứ. Đây là nơi bạn mô tả những gì bạn muốn thế giới trông như thế nào vì những gì bạn làm.
Tạo một sơ đồ tổ chức và một sơ đồ mô tả tổ chức và cách thức thực hiện công việc của nó. Hãy nhìn kỹ xem tiền đến từ đâu và đi đến đâu, chương trình nào tồn tại, họ làm gì và họ được lợi gì.
Nhận một nhà tư vấn để giúp đỡ hoặc thuê một chuyên gia phát triển. Những bước tiếp theo trong việc phát triển một kế hoạch gây quỹ đòi hỏi phải có chuyên môn về cách thức gây quỹ phi lợi nhuận hoạt động. Kế hoạch phát triển là quá quan trọng đối với sự tồn tại của tổ chức của bạn để hoàn toàn cho kế hoạch nghiệp dư.
Kiểm toán phát triển
Tiến hành quét môi trường. Nhìn vào các tổ chức khác có mục tiêu tương tự, có quy mô tương tự và với các nhiệm vụ tương tự. Tìm hiểu cách họ gây quỹ và xem liệu có những cách gây quỹ tiêu chuẩn cho các tổ chức như của bạn. Nhìn vào những người quyên góp cho những nguyên nhân như của bạn và những cách họ muốn đưa ra.
Chỉ ra các nguồn thu nhập hiện tại của nhà tài trợ của bạn là gì. Những khoản tài trợ và nền tảng chính phủ nào bạn nhận được? Bất kỳ tài trợ lớn khác? Bạn nhận được gì từ các thành viên hội đồng quản trị và các nhà hảo tâm địa phương? Có bất kỳ nhà tài trợ doanh nghiệp hoặc đối tác? Bạn có gửi thư trực tiếp không?
Xác định số tiền bạn kiếm được từ các hoạt động gây quỹ hiện tại của mình như các sự kiện đặc biệt, gửi thư trực tiếp, chiến dịch hàng năm, thành viên và thư trực tiếp. Đừng quên bao gồm các hợp đồng mà tổ chức của bạn được trả tiền.
Chỉ ra mục tiêu tài trợ của bạn là gì. Bao nhiêu ngân sách hoạt động hàng năm của bạn phải được quyên góp? Bạn cần gì cho các chương trình và tòa nhà không được tài trợ bởi các nỗ lực gây quỹ hiện tại?
Hãy nhìn thực tế xem liệu hội đồng quản trị của bạn có khả năng thiết lập các mục tiêu tài chính vượt quá ngân sách cơ bản hay không. Họ có sẵn sàng làm việc không? Họ có hiểu nhu cầu tiếp thị và quảng bá trong kế hoạch ngân sách của bạn không?
Các yếu tố của kế hoạch phát triển quỹ
Xây dựng một tuyên bố trường hợp. Một tuyên bố trường hợp cho mọi người biết tại sao họ nên hỗ trợ tổ chức của bạn. Nó bao gồm một mô tả về tổ chức của bạn, lịch sử của nó, các chương trình mà nó cung cấp, người phục vụ và tại sao điều quan trọng là bạn phải ở đó để làm những gì bạn làm. Bạn sẽ cần bao gồm các phép đo chi phí so với tác động của chương trình đối với những người mà nó phục vụ. Minh họa tác động đó bằng số liệu thống kê, hình ảnh, trích dẫn từ khách hàng và sự chứng thực từ những người ủng hộ. Câu chuyện rất quan trọng để làm cho trường hợp của bạn. Mô tả những điều mới bạn muốn làm và nói về lý do tại sao những điều đó cần phải được thực hiện. Cho biết ngân sách của bạn là gì và cần những gì để tài trợ cho các chương trình và cơ sở mới. Bao gồm hình ảnh và bản vẽ để minh họa điểm của bạn và để giúp các nhà tài trợ hình dung về tương lai của tổ chức của bạn.
Viết đánh giá mô tả những công cụ gây quỹ và nhân sự mà bạn có. Phác thảo cơ sở dữ liệu của nhà tài trợ của bạn, phần mềm gây quỹ nào bạn đang sử dụng và chính sách gây quỹ nào được áp dụng. Hãy xem ai đang quyên tiền cho bạn và họ đang làm như thế nào. Tiếp theo phát triển một kế hoạch cụ thể để xác định xem cơ sở dữ liệu gây quỹ của bạn có khả năng xử lý các nhiệm vụ gây quỹ được nêu trong kế hoạch phát triển mới của bạn hay không. Xây dựng các chính sách mới đầy đủ để đáp ứng nhu cầu của kế hoạch gây quỹ mở rộng. Điều này bao gồm các chính sách liên quan đến chấp nhận quà tặng, quản lý rủi ro, ủy quyền tiếp cận triển vọng của nhà tài trợ, thời gian của các sự kiện gây quỹ, quỹ tài trợ, rượu, chơi game và công nhận nhà tài trợ. Hãy chắc chắn rằng phần mềm và tài nguyên lưu trữ hồ sơ của bạn có thể xử lý luồng thông tin mà các hoạt động này sẽ tạo ra.
Tạo một kế hoạch truyền thông và quan hệ công chúng sẽ hỗ trợ kế hoạch phát triển quỹ của bạn. Kế hoạch sẽ phác thảo những loại phương tiện truyền thông sẽ được tham gia để hỗ trợ gây quỹ và tiếp thị. Nó sẽ giải quyết thương hiệu, quảng bá, chiến lược Internet và xem xét kỹ về chi phí.
Viết kế hoạch phác thảo các loại gây quỹ mà bạn đề xuất, kết hợp và thời gian của các hoạt động, mục tiêu số tiền đô la cho mỗi hoạt động và ai chịu trách nhiệm cho từng yếu tố của hỗn hợp.
Tạo một kế hoạch nhân sự cho những nỗ lực gây quỹ của bạn. Chỉ ra những gì nhân viên trả tiền, tình nguyện viên và chuyên gia tư vấn bạn cần để thực hiện kế hoạch và chi phí hỗ trợ đầy đủ cho những người đó. Viết mô tả công việc, biểu đồ dòng chảy và biểu đồ tổ chức mô tả ai làm gì và ai báo cáo cho ai. Đừng tưởng tượng về những người nổi tiếng có thể đột nhiên tham gia vào các nỗ lực gây quỹ của bạn. Chỉ bao gồm những người bạn thực sự có thể tin tưởng để giúp đỡ.
