Khi tạo ra một hệ thống kế toán, các doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận phải thiết lập một khuôn khổ để kiểm soát nội bộ. Quy trình kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo hệ thống hoạt động tốt và tất cả các nhân viên tham gia đều hoạt động như mong đợi. Có một chức năng kinh doanh thiết yếu như vậy cung cấp sự đảm bảo hợp lý bằng cách giảm khả năng sai lầm và bảo vệ tài sản của tổ chức. Vì tầm quan trọng của nó, các công ty làm tốt việc xem xét các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát nội bộ.
Trách nhiệm
Các công ty phải thiết lập rõ ràng trách nhiệm. Phân công trách nhiệm cụ thể cho các cá nhân đảm bảo họ hiểu phần của họ là gì trong việc duy trì kiểm soát nội bộ. Nếu một trách nhiệm kiểm soát nội bộ luôn bị bỏ qua, một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ cho thấy rõ ai không thực hiện một nhiệm vụ được giao.
Lưu trữ hồ sơ
Bộ nhớ không phải là một công cụ không thể sai lầm, đặc biệt là khi xử lý một lượng lớn thông tin hoặc giao dịch. Có quy trình lưu giữ hồ sơ chính xác sẽ cho phép các công ty có lịch sử giao dịch chính xác trong tay. Dữ liệu lịch sử như vậy cho phép công ty đề cập đến nó sau này, nếu một vấn đề được phát hiện hoặc nếu cần làm rõ.
Bảo hiểm và trái phiếu
Thật không may, ngay cả hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nhất cũng có thể không ngăn được việc mất tài sản. Bằng cách bảo đảm tài sản và liên kết nhân viên, một tổ chức có thể yên tâm rằng nó sẽ được hoàn trả cho giá trị của tài sản nếu tài sản bị đánh cắp, hoặc bị chiếm dụng.
Hồ sơ tài sản và lưu ký
Trong một hệ thống kiểm soát nội bộ, những người có quyền truy cập vật lý vào tiền mặt và các tài sản khác không phải là những người giữ các hồ sơ liên quan đến tài sản đó. Ví dụ, nếu người chịu trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ tiền mặt nhỏ lẻ là cùng một người có chìa khóa của hộp tiền mặt, thì người đó sẽ dễ dàng giúp mình lấy tiền mặt trong khi làm sai lệch hồ sơ tiền mặt. Người lưu giữ hồ sơ tài sản sẽ không thể truy cập vật lý vào tài sản mà anh ta đang theo dõi.
Trách nhiệm đối với các giao dịch liên quan
Đôi khi, một số nhiệm vụ phải được hoàn thành để hoàn thành một giao dịch. Trong trường hợp này, điều quan trọng là mỗi nhân viên khác nhau thực hiện các nhiệm vụ riêng biệt tạo nên giao dịch. Điều này đảm bảo rằng có nhiều hơn một người đã tham gia vào việc hoàn thành nhiệm vụ, làm tăng tỷ lệ cược rằng bất kỳ sai lầm hoặc hành vi gian lận nào được phát hiện.
Kiểm soát công nghệ
Báo động chống trộm, bàn phím điện tử và các tính năng bảo mật dựa trên công nghệ khác có thể giúp các tổ chức bảo vệ tài sản. Công nghệ thường có thể đi đến nơi mọi người không thể, và có thể làm việc 24 giờ một ngày mà không cần phải trả thêm tiền hoặc nghỉ. Các công ty thông minh tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ của họ với công nghệ phù hợp và hiệu quả chi phí.
Đánh giá độc lập
Các công ty phải xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ của họ thường xuyên. Điều đó nên được thực hiện bởi một cá nhân không thực hiện bất kỳ công việc nào đang được kiểm tra. Một người đánh giá độc lập có thể báo cáo khách quan về công việc đang được thực hiện trong suốt quá trình kiểm soát nội bộ và không có lý do nào để che đậy sai lầm hoặc quá lạc quan về các quy trình kiểm soát.
