Khi bắt đầu một tổ chức mới, xây dựng một nhóm hoặc xác định một dự án, điều quan trọng là phải biết mục đích và phạm vi dự định là gì. Tài liệu được sử dụng để làm rõ điều này được gọi là tài liệu điều lệ.
Tài liệu điều lệ là gì?
Một điều lệ là một tài liệu chính thức giống như một lộ trình cho những gì một tổ chức, nhóm hoặc dự án dự định sẽ đạt được và hoàn thành. Nó bao gồm những người tham gia, mục tiêu là gì, ai có thẩm quyền và hơn ai và ai và nếu có một vòng đời cho nhóm hoặc dự án khi nó hoàn thành.
Một bài tập lịch sử
Văn bản điều lệ đã tồn tại từ thời trung cổ. Magna Carta, xuất hiện từ năm 1215, đã làm rõ vai trò của Vua Anh trong khi thiết lập quyền cho các nam tước, chủ sở hữu tài sản khác và Giáo hội.
Trong suốt lịch sử, các điều lệ đã được coi là tài liệu phân định các quyền của tổ chức và dự án, cũng như những gì cần phải hoàn thành. Từ các công ty được điều lệ có các quyền lực hoàng gia khi họ bắt đầu khám phá thế giới mới thông qua các tài liệu chỉ ra các quyền thuộc địa, các điều lệ của ngày hôm qua tương tự như khuôn khổ của các tài liệu tổ chức ngày nay.
Điều lệ dự án là gì?
Một điều lệ dự án không chỉ xác định tham vọng và người chơi trong một dự án; nó bảo vệ nhóm khỏi phạm vi sợ hãi của creep creep mà thấy nhiều dự án trở nên ngang ngược.
Một điều lệ được soạn thảo trước kế hoạch dự án; nó chi tiết các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Nó cũng bao gồm nền tảng dự án, giải thích mục đích của nó và những gì nó cần phải hoàn thành. Điều lệ phác thảo phạm vi của dự án và nêu rõ các công việc giao hàng là gì, các nhiệm vụ mà nhóm chịu trách nhiệm và các công việc mà nhóm dự kiến sẽ không thực hiện. Điều thứ hai là rất quan trọng trong việc ngăn chặn phạm vi của creep leo có thể dẫn đến các trách nhiệm ngày càng mở rộng, cuối cùng có thể đe dọa đến thời hạn.
Điều lệ cũng nên ra lệnh cho lãnh đạo, các bên liên quan và các thành viên trong nhóm. Nó sẽ phác thảo các ngày quan trọng trong dự án và ngân sách, cùng với các rủi ro và giả định, cũng như các phụ thuộc và ràng buộc. Nó phải làm rõ cấp độ thẩm quyền của người quản lý dự án, bao gồm cả việc họ có thể thuê hay sa thải nhân viên hay không. Cuối cùng, cần thiết lập một kế hoạch trò chơi giao tiếp, bao gồm các tham số về mức độ phản hồi được mong đợi trên các truy vấn.
Một điều lệ dự án dự định sẽ được ký kết bởi các bên liên quan và quản lý chính. Nó sẽ làm giảm thông tin sai lệch và cung cấp một ánh sáng hướng dẫn mạnh mẽ cho cuộc sống của dự án. Đây cũng được coi là một cách để 'bán' một dự án cho ban quản lý phê duyệt.
Viết một điều lệ nhóm tốt
Giống như một điều lệ dự án, một điều lệ nhóm nên hoàn thành những điều tương tự cho bất kỳ nhóm nào. Các thành phần của nó tương tự nhưng được áp dụng cho nhóm chứ không phải là một dự án.
Nó sẽ giải thích lý do tại sao nhóm được tạo ra và loại dự án nào sẽ dẫn đầu trong khi phác thảo các mục tiêu cho nhóm Tương lai và làm rõ các tham số để đo lường thành công của nhóm.
Điều lệ sẽ nêu rõ vai trò - người phụ trách, quyền hạn của họ, thành viên của nhóm là ai, tất cả những kỹ năng nào họ mang đến cho bàn và cách sử dụng những kỹ năng đó tốt nhất. Tài liệu này sẽ khám phá ngân sách được phân bổ cho nhóm cũng như các tài nguyên theo ý của họ. Ngoài ra, nó thiết lập cách thức kiểm toán và đánh giá nội bộ sẽ được thực hiện để tiến hành các dự án nhóm, cùng với việc thực hiện các đánh giá nhóm và tần suất thực hiện. Phương pháp truyền thông và kỳ vọng cũng nên được vạch ra.
Một điều lệ nhóm tốt sẽ giúp giữ thông tin sai lệch ở mức tối thiểu và giữ cho một nhóm tập trung vào các mục tiêu của nó.
Điều lệ như lực lượng hướng dẫn
Tài liệu điều lệ làm rõ các cấu trúc quyền lực, thiết lập các kế hoạch truyền thông và phục vụ như một hướng dẫn sơ bộ về ngân sách và phân bổ. Tất cả điều này có thể được coi là vấn đề cản trở trước khi chúng bắt đầu. Nhưng điều lệ giúp bảo vệ các dự án và đội bằng cách đưa ra các hướng dẫn và nguyện vọng rõ ràng cũng như các hạn chế về kỳ vọng và vai trò. Một văn bản điều lệ được viết tốt sẽ cung cấp và bảo vệ phạm vi cho các nhóm, dự án và tổ chức.
