Có một vài luật cụ thể điều chỉnh việc xử lý tiền mặt. Các cá nhân vi phạm các quy trình xử lý tiền mặt được phân định trong hợp đồng lao động của họ có thể bị truy tố hình sự hoặc trách nhiệm dân sự. Bất kỳ doanh nghiệp có trách nhiệm nào có nhân viên của mình xử lý lượng tiền mặt đáng kể sẽ tạo ra một tài liệu giải thích chính sách xử lý tiền mặt. Nhân viên vi phạm thỏa thuận đó có thể bị chấm dứt hoặc hậu quả khác trong các tình huống nghiêm trọng hơn.
Hậu quả hình sự
Những nhân viên ăn cắp tiền mặt không thuộc về họ có thể bị đưa ra các cáo buộc hình sự liên quan đến larceny hoặc thậm chí là lừa đảo. Nếu hành vi trộm cắp được lặp đi lặp lại trong một khoảng thời gian, hình phạt có thể nghiêm trọng - nhiều năm tù. Nếu tổng số vụ trộm ít hơn giới hạn khiếu nại nhỏ đối với tiểu bang mà chúng xảy ra, đó có thể không phải là vấn đề hình sự. Nếu một nhân viên cho phép ăn cắp một lượng tiền mặt đáng kể thông qua sơ suất thô, cô ta có thể bị buộc tội đó và bị chấm dứt hợp đồng lao động.
Chính sách
Các công ty muốn đảm bảo rằng nhân viên của họ chịu trách nhiệm pháp lý đối với các lỗi mà họ mắc phải liên quan đến xử lý tiền mặt phải xây dựng các chính sách xử lý tiền mặt cụ thể. Nếu không có chính sách xử lý tiền mặt, việc đưa ra các cáo buộc pháp lý hoặc dân sự đối với một nhân viên có hành động bất cẩn hoặc ác ý trong khi xử lý các quỹ của công ty sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều.
Thủ tục liên kết
Lưu trữ hồ sơ chính xác là một trụ cột của chính sách xử lý tiền mặt hợp lý. Không có hồ sơ chính xác, không thể chứng minh những gì đã xảy ra với tài sản của công ty. Bất kỳ khoản tiền hoặc số tiền nào nên được ghi vào sổ cái hoặc bảng tính gần với thời điểm nó thực sự xảy ra. Kế toán chính xác được ủy quyền bởi luật pháp địa phương, tiểu bang và liên bang. Nếu thông tin trong sổ cái có thể được xác nhận độc lập hoặc tự động, khả năng gian lận hoặc phát hiện hành vi trộm cắp sẽ bị giảm.
Hiệu ứng
Thực hiện các thủ tục xử lý tiền mặt là tốn kém, nhưng nó làm giảm số lượng rủi ro tích lũy cho doanh nghiệp. Tiến hành kinh doanh điện tử thay vì sử dụng tiền mặt có một số chi phí - chẳng hạn như phí thẻ tín dụng - nhưng nó làm giảm nhu cầu xây dựng các chính sách xử lý tiền mặt rộng rãi và thực hiện các thủ tục giám sát. Truy tố hoặc khởi kiện các lỗi xử lý tiền mặt hiếm khi là một hoạt động có lợi cho doanh nghiệp, do đó, làm bất cứ điều gì có thể để tránh tình trạng như vậy sẽ khiến doanh nghiệp gặp rủi ro cao hơn.
Lợi ích
Giáo dục nhân viên về tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy trình xử lý tiền mặt chính xác. Giám sát nhân viên về sự hài lòng trong công việc và hồ sơ tội phạm nếu họ có liên quan đến việc xử lý tiền mặt. Nếu có thể, chỉ giao cho nhân viên có hồ sơ trách nhiệm và tính chuyên nghiệp cho các nhiệm vụ xử lý tiền mặt. Một số kinh nghiệm kế toán hoặc kiến thức cơ bản về lĩnh vực này cũng làm tăng cơ hội tuân thủ pháp luật.
