Hệ thống bảng lương cung cấp phương tiện cần thiết cho người sử dụng lao động để xử lý bảng lương của mình. Miễn là hệ thống bảng lương thỏa mãn nhu cầu về mức lương của người sử dụng lao động, thì hệ thống này có thể sử dụng bất kỳ hệ thống nào họ muốn.
Hướng dẫn sử dụng
Một hệ thống bảng lương thủ công nên được chọn sau khi cân nhắc cẩn thận. Hệ thống này yêu cầu người trả lương phải xử lý toàn bộ bảng lương bằng tay; tăng khả năng xảy ra lỗi. Nhà tuyển dụng chỉ nên đi với một hệ thống bảng lương thủ công nếu họ có ít nhân viên. Ưu điểm của hệ thống này là nó không tốn kém để thực hiện.
Người sử dụng lao động có thể mua bảng chấm công tiêu chuẩn từ một cửa hàng văn phòng phẩm và có nhân viên hoàn thành chúng. Người sử dụng lao động có thể thực hiện các tính toán tiền lương và thuế trên một máy tính, viết tay bảng lương / cuống phiếu lương hoặc sử dụng một máy đánh chữ và giữ dữ liệu bảng lương sao chép cứng trong các hộp lưu trữ. Tuy nhiên, việc cố gắng sử dụng hệ thống này nếu một người không am hiểu về luật biên chế hoặc nếu bảng lương quá lớn, có thể dẫn đến việc trả lương và xử lý thuế không chính xác.
Máy vi tính trong nhà
Hệ thống máy tính trong nhà là một giải pháp thay thế khả thi nếu chủ lao động muốn loại bỏ việc xử lý bảng lương thủ công. Hệ thống này liên quan đến việc sử dụng phần mềm tính lương, chẳng hạn như Z-Pay, Ultipro và QuickBooks, có thể lưu trữ dữ liệu bảng lương để tuân thủ lưu giữ hồ sơ. Nó tính toán tiền lương và các khoản khấu trừ dựa trên dữ liệu nhập vào. Chẳng hạn, người trả lương sẽ nhập trạng thái nộp đơn nhân viên, trạng thái làm việc và các khoản phụ cấp vào phần mềm bảng lương. Phần mềm tính lương có các bảng giữ liên bang và tiểu bang được mã hóa cứng trong hệ thống và thực hiện các tính toán.
Hệ thống này yêu cầu nhân viên đầu tư và bảo trì phần mềm tính lương. Tùy thuộc vào độ phức tạp của phần mềm, nhân viên biên chế có thể yêu cầu đào tạo mở rộng. Nếu bảng lương nhỏ, một người có biên chế duy nhất có thể xử lý việc xử lý bảng lương. Nhưng nếu biên chế lớn, với hàng ngàn nhân viên, một người sử dụng lao động sẽ cần phải thuê một nhân viên biên chế đầy đủ, có thể bao gồm thư ký / trợ lý biên chế, chuyên viên biên chế, giám sát tiền lương và quản lý tiền lương. Hệ thống này có thể chứng minh đắt tiền cho các nhà tuyển dụng.
Thuê ngoài
Thuê ngoài biên chế cho một nhà cung cấp dịch vụ trả lương thường là một sự thay thế hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho người sử dụng lao động. Dịch vụ trả lương có các chuyên gia về tiền lương xử lý khách hàng Bảng lương của họ, bao gồm thanh toán tiền gửi trực tiếp, séc trực tiếp và xử lý W-2. Người sử dụng lao động phải trả một khoản phí cố định cho dịch vụ này, loại bỏ sự cần thiết phải trả lương và lợi ích cho nhân viên tại chỗ. Hơn nữa, nhà tuyển dụng không phải đối phó với các trục trặc phần mềm biên chế. Cuối cùng, bảng lương thuê ngoài cho phép người sử dụng lao động có thời gian tập trung vào các nhiệm vụ khác.
Nhiều nhà cung cấp dịch vụ trả lương cung cấp các giải pháp trả lương trực tuyến, cho phép nhà tuyển dụng truy cập vào dữ liệu bảng lương của nhân viên và đăng ký bảng lương trực tuyến. Hơn nữa, dịch vụ trả lương thường cung cấp cho khách hàng các phương thức truyền giờ lương khác nhau cho mỗi kỳ thanh toán, chẳng hạn như qua fax, qua email hoặc trực tuyến.
Nhược điểm của việc thuê ngoài là khi nhân viên có mối quan tâm về tiền lương, có thể không có trợ giúp ngay lập tức. Hơn nữa, khi một dịch vụ trả lương gây ra một số lỗi thuế biên chế nhất định, IRS sẽ phạt người sử dụng lao động, chứ không phải dịch vụ trả lương. Do đó, một số nhà tuyển dụng thuê một quản trị viên biên chế tại chỗ, người làm việc như một liên lạc viên cho dịch vụ trả lương và sử dụng lao động.
