Các chính sách là các quy tắc, nguyên tắc và hướng dẫn mà một tổ chức Quản lý của hệ thống áp dụng để đạt được các mục tiêu dài hạn của nó, theo trang web businessdirectory.com. Họ định hình tất cả các quyết định và hoạt động quan trọng. Thủ tục là các bước nhân viên tiến hành trong các hoạt động hàng ngày để đảm bảo rằng những gì họ làm phản ánh và hỗ trợ các chính sách hiện có. Khi trung thành tuân theo, các chính sách và quy trình được viết tốt sẽ thúc đẩy hiệu quả, hiệu quả và tính nhất quán trong khi duy trì triết lý của tổ chức hoặc tầm nhìn của.
Hướng dẫn từ trên xuống
Các chính sách xác định và cung cấp hướng dẫn về cách đạt được mục tiêu, chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp, theo AME Info, một trang web thông tin doanh nghiệp Trung Đông. Chính sách xác định các hoạt động chính và cung cấp một chiến lược chung cho những người ra quyết định về cách xử lý các vấn đề khi chúng phát sinh ", AME cho biết thêm. Chính sách mô tả các lựa chọn và hành vi có thể chấp nhận và không thể chấp nhận và đặt bối cảnh và ranh giới để phát triển các quy trình., chính sách không phân biệt đối xử với bất kỳ người xin việc nào trên cơ sở chủng tộc, giới tính, tuổi tác hoặc quốc gia xuất xứ giúp bộ phận nhân sự xây dựng các quy trình để đảm bảo tất cả các ứng viên đều được đối xử bình đẳng.
Công cụ quản lý
Các thủ tục giải thích nhiệm vụ công việc của nhân viên và chỉ ra phạm vi trách nhiệm của họ. Hướng dẫn này giúp giữ cho nhân viên không can thiệp lẫn nhau hoặc vượt qua mặt bằng của họ, điều này có thể dẫn đến sai lầm và hiểu lầm. Chúng cũng là bộ hướng dẫn nhân viên tuân theo để đảm bảo rằng họ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể một cách triệt để và nhất quán. Thực hiện theo một bộ quy trình được viết tốt giúp nhân viên tìm hiểu và thực hiện nhiều hoặc tất cả các khía cạnh của công việc một cách độc lập, giảm nhu cầu các nhà quản lý can thiệp thường xuyên hoặc quản lý vi mô. Một ví dụ về các thủ tục sẽ là các bước nhân viên thực hiện để sắp xếp sửa chữa máy bị hỏng. Chúng có thể bao gồm: sắp xếp để đánh giá thiệt hại của chuyên gia, có được sự chấp thuận để mua các bộ phận và lao động cần thiết, xác định một nhà cung cấp phù hợp và phối hợp thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp.
Tính nhất quán
Các chính sách và thủ tục được thiết lập đảm bảo rằng cách thức kinh doanh của tổ chức không làm lệch hướng hoặc xấu đi theo thời gian, ngay cả khi các nhà lãnh đạo chủ chốt hoặc các nhân viên khác rời đi. Chúng được thiết kế riêng cho tổ chức và công việc, không dành cho một nhân viên cụ thể. Bằng cách theo dõi họ, ngay cả nhân viên mới nhất cũng có thể tìm hiểu nhanh về cách thức hoạt động của tổ chức và lý do, điều gì mà Vĩ kỳ vọng ở bất kỳ người nào ở vị trí đó và công việc đòi hỏi gì. Nhưng các nhà quản lý nên xem xét và cập nhật các chính sách và thủ tục định kỳ để phản ánh những thay đổi có chủ ý của tổ chức, Gene Levine, một nhà tư vấn quản lý kinh doanh, nói trên trang web của Gene Levine Associates.
Trách nhiệm giải trình
Có các chính sách và thủ tục được thiết lập tốt có thể giúp một công ty bác bỏ các cáo buộc về vi phạm pháp luật hoặc quy định mà nhân viên hoặc khách hàng có thể chống lại họ, Levine chỉ ra. Họ cung cấp bằng chứng về ý định nhưng tất nhiên phải đi kèm với những nỗ lực thực sự để tuân thủ các quy tắc của liên bang, tiểu bang và địa phương. Các nhà quản lý khăng khăng và xác minh sự tuân thủ của toàn tổ chức với pháp luật và các quy định có thể giúp ngăn chặn hành động thực thi của Cục Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp, Bộ Lao động, Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng, Dịch vụ Doanh thu Nội bộ hoặc các sở y tế địa phương. Điều này cũng có thể giúp ngăn chặn các vụ kiện pháp luật.
